Warum man bei der CMS-Einführung nicht mit dem Terminologiemanagement warten sollte

Endlich ist das langersehnte Content Management System (CMS) zur Unterstützung der Technischen Redaktion da. Ab sofort werden Prozesse effizienter, Kosten sinken und die Qualität wird gesteigert. Dann kann es ja schon losgehen, oder? Doch ein kleines und feines Detail fehlt noch: das richtige Terminologiemanagment! Die CMS-Einführung ist der ideale Zeitpunkt auch damit zu starten.

Terminologie im Content Management System

Einer der großen Vorteile eines CMS ist die Möglichkeit, modular strukturierten Content zu verwalten und an verschiedenen Stellen wiederzuverwenden. Die wertvollen Inhalte liegen somit nicht mehr in einzelnen Dokumenten in den Untiefen verschiedener Ordnerverzeichnisse verborgen. Um nun ein Informationsprodukt zu erstellen, müssen die Bausteine wieder in eine bestimmte Struktur gebracht werden. Dazu müssen sie natürlich auch zusammenpassen. Nicht nur inhaltlich, sondern auch einheitlich in Bezug auf Stil und Terminologie.

Die angestrebte Einheitlichkeit wird in der Praxis dadurch erschwert, dass oft mehrere Personen im CMS arbeiten. Noch dazu soll der Content im CMS so lange wie möglich und in verschiedenen Kontexten gültig sein und unverändert wiederverwendet werden können. Dies gilt auch für die jeweiligen Übersetzungen der Textinhalte.

In das frisch erworbene CMS werden Bestandsdaten migriert und neue Inhalte direkt im System erstellt. Bei einer wachsenden Menge an Content, hübsch verpackt in vielen einzelnen Informationsbausteinen, ist es quasi unmöglich den Überblick über eine einheitlich verwendete Terminologie zu behalten. Folgende Probleme sind hier nahezu vorprogrammiert:

Fehlende Verständlichkeit & Qualitätsverlust

Synonyme und unklare Terminologie führen in der Technischen Dokumentation zu Inkonsistenz, Interpretationsspielraum und Missverständnissen („Ist in der Bedienungsanleitung auf einmal von zwei verschiedenen Funktionen die Rede?“). Deswegen werden Synonyme in technischen Texten als Problem gesehen, die das Ziel der Konsistenz als Voraussetzung für verständliche Kommunikation gefährden. Das Problem multipliziert sich in den Übersetzungen, in denen zusätzlichen zu den Synonymen in der Quellsprache weitere Synonyme in der Fremdsprache hinzukommen. Kurz gesagt verlieren Texte durch fehlendes Terminologiemanagement an Verständlichkeit und Qualität.

Ineffiziente Prozesse

Durch die fehlende Verständlichkeit treten vermehrt Rückfragen an Kollegen oder Dienstleister auf, wodurch der Prozessablauf verzögert wird. Wenn im CMS Bausteine mit fehlerhafter oder unklarer Terminologie enthalten sind, bedarf es zusätzlicher Korrekturschleifen – und somit auch weiterer Zeit- und Budgetressourcen.

Eine weitere Konsequenz ist die Verzögerung der Markteinführung von z. B. Produkten, weil die notwendigen finalen Dokumente nicht rechtzeitig geliefert werden können. Für die Übersetzungen und die nötige Terminologierecherche bleibt nun noch weniger Zeit. So ist es einem Unternehmen schon passiert, dass auf dem Lieferschein eine andere Produktbezeichnung als auf der Oberfläche der Maschine verwendet wurde. Die Folge: die Maschine durfte nicht in China eingeführt werden und musste drei Wochen lang im Hafen warten. Dadurch entstehen Mehrkosten. Nicht zuletzt bestehen Haftungsrisiken bei fehlerhaft ausgelieferten Dokumentationen.

Wie bewältigen Sie CMS-Einführung und Terminolgiemanagement gleichzeitig?

Die zu erwartenden Probleme zeigen, dass Terminologiemanagement ein notwendiger Bestandteil in Redaktionsprozessen mit einem CMS ist. Daher sollte dieser Aspekt so früh wie möglich seinen Platz in der Vorbereitung auf die CMS-Einführung einnehmen. Wenn Sie bei der Arbeit im CMS Terminologie verwalten und die richtige Verwendung prüfen wollen, bieten sich folgende Lösungen an:

a)    Die schlanke Lösung: Verwendung CMS-eigener Features

Die meisten CMS, die in der Technischen Dokumentation verwendet werden, bieten eine Komponente zur Vereinheitlichung der Terminologie und des Stils auf Satzebene – bei SCHEMA ST4 ist das die Autorenunterstützung. Im Texteditor leistet sie schreibsynchron Folgendes:

• Prüfung der eingepflegten Terminologie direkt beim Schreiben im Texteditor
• Farbige Hervorhebung verbotener Benennungen plus Anzeige der bevorzugten Benennung als Korrekturvorschlag
• Vorschlag ähnlicher oder identischer Sätze aus dem Satzspeicher zur Wiederverwendung

Diese schlanke Lösung lässt sich auch einfach erweitern: Unser selbst entwickeltes Tool doctima ContentRuleset erweitert diese Funktionen. Neben der Prüfung von Stil, Grammatik und Typografie können so auch strukturelle Fehler in ST4 vermieden werden, die der Technischen Redaktion unterlaufen können.

b)   Die umfassende Lösung: Erweiterung der CMS-Funktionen durch ein Sprachprüfungstool

Auf die bereits angesprochenen Funktionen lässt sich aber noch mal ein i-Tüpfelchen setzen – und zwar mithilfe eines externen, angebundenen Sprachprüfungstools. Wir selbst verwenden hier gerne das Produkt unseres Partnerunternehmens Congree. Das System ist nicht ohne Grund in der Königsklasse unter den Sprachprüfungstools. Hier einmal die Höhepunkte der zahlreichen Vorteile:

• Terminologiekomponente
  Neben der Terminologierecherche und -prüfung ist die Termkandidatenerkennung ein besonderes Schmankerl. Dabei werden neue Fachausdrücke als potenzielle Termkandidaten automatisch erkannt und können extrahiert werden.
• Regelbasierte Sprachprüfung auf Grammatik und Stil
  Congree prüft durch die Integration Ihres internen Redaktionsleitfadens oder der tekom-Leitlinie den Stil Ihrer Corporate Language. Dabei sind auch individuelle Regelsätze möglich. Nicht zuletzt werden durch die Sprachprüfung die Sätze im Satzspeicher selbst qualitätsgesichert.
• API-Schnittstellen
  Durch zahlreiche Schnittstellenanbindungen zu anderen Systemen überprüft Congree nicht nur im CMS, sondern auch in anderen Texteditoren. So kümmert sich das Tool u.a. um die Rechtschreibung Ihrer E-Mails in Outlook, Ihrer Präsentation in PowerPoint oder Ihrer Inhalte direkt auf der Website. Ein weiteres Plus: Congree lässt sich mit Ihrem Terminologieverwaltungssystem verknüpfen.

Fazit: CMS-Einführung und Terminologiemanagement

Terminologiemanagement unterstützt Ihre CMS-Einführung und ist bei Integration ab Beginn die Lösung für vermeidbare Probleme wie fehlerhafte oder synonyme Benennungen und terminologische Inkonsistenz. Terminologie muss direkt im Quellsystem korrekt verwendet werden, damit sich die Probleme nicht in angebundenen Systemen oder in Übersetzungen potenzieren.

Zur Terminologieverwaltung können zunächst die CMS-Bordmittel eingesetzt werden, um so eine solide Basis zu schaffen. Wer noch einen Schritt weitergehen will, kann in überschaubarem Aufwand auf die „große“ Lösung CMS mit einem angebundenen Sprachprüfungstool aufrüsten und so vom Zusammenspiel der CMS-Vorteile und der erweiterten Terminologie- und Sprachprüffunktionen z. B. von Congree profitieren.