Terminologiemanagement für verständliche und eindeutige Texte

Beginnen wir mit einem praktischen Beispiel für das Terminologiemanagement: Werfen Sie mal einen kurzen Blick auf die folgenden drei Sätze. Von wie vielen Ventilen ist hier die Rede?

• Ein Überdruckventil begrenzt den maximal zulässigen Hydraulikdruck.
• Das Sicherheitsventil sichert das System gegen zu hohen Druck ab.
• Bei uns finden Sie eine große Auswahl an Druckbegrenzungsventilen.

Die Antwort lautet: von einem Ventil! Überdruckventil, Sicherheitsventil, Druckbegrenzungsventil – all dies sind Bezeichnungen für dasselbe Produkt. Und so wie beim DBV (auch das ist eine übliche Bezeichnung für das Druckbegrenzungsventil) sieht es branchenübergreifend aus: Es hat sich eine Vielzahl an Fachbegriffen, umgangssprachlichen Benennungen, Abkürzungen usw. herausgebildet. Schon Experten haben darüber kaum noch einen Überblick, geschweige denn die Kunden. Letztere wollen eigentlich nur, dass etwas gut verständlich ist und unkompliziert funktioniert.

Um im Bezeichnungswirrwarr aufzuräumen oder es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, ist Eindeutigkeit gefragt: Ein Ding muss immer mit derselben Benennung versehen werden. Welches die richtige Benennung ist, das wird beim Terminologiemanagement geklärt und mit einem Terminologiemanagement-System festgehalten und sichergestellt.

Was beim Terminologiemanagement außerdem noch wichtig ist und welche Vorteile sich zusätzlich daraus ergeben, das wollen wir uns im Folgenden genauer anschauen.

Vorteile des Terminologiemanagements

Terminologiemanagement bezeichnet den Prozess, erwünschte – aber auch unerwünschte – Ausdrücke zu ermitteln und festzulegen, voneinander abzugrenzen und zu definieren, sowie zu verwalten und zur Verfügung zu stellen. Aber warum sollte man sich diese Mühe machen? Einen Grund dafür haben wir gerade schon gesehen: Eine einheitliche Bezeichnung für gleiche Dinge oder Sachverhalte sorgt für höhere Verständlichkeit und Genauigkeit Ihrer Texte und Dokumente. Konsistenz in der Formulierung schafft auch eine bessere Übersichtlichkeit für die Leser und Kunden.

Darüber hinaus ergeben sich daraus weitere Effekte, sozusagen „Kollateral-Nutzen“, der aber auch ausschlaggebende Effekte haben kann:

• Weil durch die eindeutigen Benennungen Missverständnisse und Verwechslungen verhindert werden, verringert sich der Zeitaufwand für die Klärung von Nachfragen im Support.
• Bei der Übersetzung Ihrer Texte verursacht jede abweichende Bezeichnung, jede Variante und jedes Synonym neue Kosten. Die konsequente Verwendung von einheitlichen Ausdrücken, die im Translation-Memory-System gespeichert sind, senkt diese Kosten.
• Auch die Erstellung und Bearbeitung von Texten verläuft schneller und reibungsloser. Wenn alle dieselbe Terminologie benutzen, können Sie sicher sein, dass es bei einer Textänderung oder Überarbeitung nicht zu einem Bruch in der Formulierungsweise kommt.
• Wiedererkennbare Formulierungen im Katalog, in der Broschüre, auf der Homepage – ein prägnantes und einheitliches sprachliches Erscheinungsbild ist heutzutage Teil eines professionellen Auftretens und der Corporate Identity.

Was spielt eine Rolle?

Für ein konsistentes, professionelles Erscheinungsbild sind Fachwörter nur ein relevanter Bereich. Eine ganze Reihe von weiteren Ausdrücken spielen hier eine Rolle:

• Bauteil- und Komponentenbezeichnungen
• Produktnamen und Produktserienbezeichnungen
• Abkürzungen
• bevorzugte Ausdrücke aus einer Menge von Synonymen
• unternehmensspezifische Ausdrücke („Corporate Wording“) u.a.m.

Und nicht nur die Ausdrücke an sich sind wichtig, auch eine einheitliche Schreibweise wirkt sich aus. So macht es etwa bei der Übersetzung einen Unterschied, ob im Text Überdruckventil oder Überdruck-Ventil steht, denn für das Translation-Memory-System sind das unterschiedliche Wörter, die jeweils gesondert übersetzt werden müssen und damit wieder Kosten verursachen. In der Terminologieverwaltung legen Sie eine verbindliche Schreibweise fest.

Wie bekommen Sie die Terminologie in den Griff?

Die gute Nachricht ist, dass es für das Terminologiemanagement ausgereifte Systeme gibt, die Sie hierbei unterstützen und alle genannten Bereiche abdecken. Diese firmieren auch unter Bezeichnungen wie Terminologiedatenbank oder Controlled Language Checker. Zu ihren wesentlichen Charakteristika gehören meist die folgenden Funktionalitäten und Eigenschaften:

• Sie lassen sich in bestehende Office-Software oder Redaktionssysteme einbinden und überprüfen auf Knopfdruck Ihre Texte auf Übereinstimmung mit der festgelegten Terminologie.
• Häufig bieten sie auch die Möglichkeit der automatisierten Termextraktion, d. h. sie analysieren Ihre Texte und schlagen Ihnen Ausdrücke vor, die wahrscheinlich für die Terminologie relevant sind.
• Sie verwalten und erkennen „erlaubte“ und „verbotene“ Ausdrücke, aber auch „bevorzugte“ und lediglich „tolerierte“ Ausdrücke.
• Definitionen und Hinweise zur Verwendung können als Hilfestellungen hinterlegt werden.
• Bei Client-Server-Lösungen erfolgt die Speicherung und Verwaltung der Daten zentral; Zugriff darauf ist von jedem Client-Arbeitsplatz aus möglich, so dass alle auf dieselben Daten zugreifen.

Konsequent umgesetztes Terminologiemanagement führt zu einer effizienteren Textgestaltung und zu eindeutigen Formulierungen, auf die sich alle verlassen können.

Wenn das für Sie interessant klingt, wenden Sie sich einfach an uns! Wir beraten Sie gerne hinsichtlich der Auswahl und Einführung einer entsprechenden Software.