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Etwa die Hälfte der Technischen Redaktionen verwendet ein Contentmanagement-System (CMS), die andere Hälfte behilft sich jedoch noch immer ohne Redaktionssystem. In unserem Beitrag zeigen wir, welche Argumente für ein CMS sprechen und was das Ganze mit Industrie 4.0 und Digitalisierung zu tun hat.
Update 2024: Heute nutzen laut tekom-Studie zur Digitalisierung schon etwa Dreiviertel aller Redaktionen ein CCMS.
1. Inhalte wiederverwenden
Ob Sicherheitshinweis, Standard-Installation oder Pflegeanleitung – viele Textteile kommen in identischer Form in mehreren Anleitungen vor. Wäre es da nicht wunderbar, wenn diese „Content-Zwillinge“ automatisch in der neuen Anleitung landen würden? Mit einem Contentmanagement-System ist Copy-and-paste Vergangenheit.
2. Standards einhalten
Wenn mehrere Kollegen am selben Dokument arbeiten, lässt es sich fast nicht verhindern, dass es zu unterschiedlichen Textstrukturen, Formulierungen und Grafiken kommt. In einem CMS halten Sie die wichtigsten Inhalte zentral bereit; Layout wird automatisch zugewiesen und Textstrukturen lassen sich bei der Produktion Dokumenten prüfen. Die Arbeitsumgebung sorgt so ganz im Nebenbei für einheitliche Dokumente. Und wer Formulierungen noch gezielter prüfen will, integriert Tools zur sprachlichen Qualitätssicherung in sein CMS z. B. Controlled Language Checker.
3. Datenaustausch automatisieren
In jedem Unternehmen liegen Daten in den unterschiedlichsten Plattformen und Formaten vor. Meist bedeutet es für Technische Redakteur:innen lästige Handarbeit z. B. Produktdaten aus dem Produktinformationsmanagement (PIM) in die Anleitungen zu integrieren oder Datenblätter in den Webshop zu landen. Durch Import- und Export-Schnittstellen spart man sich mit einem CMS so manche Handarbeit und legt gleichzeitig die Basis für Industrie 4.0, denn ohne automatisierten Content-Fluss stehen digitalisierte Unternehmen still.
4. Medienvielfalt bedienen
Die Zeiten des gedruckten Handbuchs sind längst nicht vorbei – leider. Denn neben Printerzeugnissen erwarten Nutzer heute eine Vielzahl digitaler Angebote, sei es im Web, mobil oder Anlagenpanel. Die Schulungsabteilung hätte die Inhalte der Technischen Dokumentation am liebsten gleich als Powerpoint. Und das Marketing wünscht sich eine enge Anbindung an das Web-CMS. Kein Problem mit dem richtigen CMS, denn Inhalte werden dort medienunabhängig gehalten und erst vor dem Export bestimmt die Redaktion, welche Medien sie bedienen möchte.
5. Übersetzungskosten reduzieren
Übersetzungskosten können schnell ein Mehrfaches der Erstellungskosten für Technische Dokumentation annehmen. Wäre es da nicht schön, wenn wenigstens immer klar wäre, welche Textteile einer Dokumentation bereits übersetzt sind, weil sich seit der Vorgängerversion keine Änderungen ergeben haben? Ein CMS leistet genau das, und zwar auf Bausteinebene, d. h. in Einheiten, die deutlich kleiner sind als das typische Unterkapitel einer Anleitung.
Zusätzlich verwaltet das CMS die Sprachvarianten Ihrer Bilder (und anderer Ressourcen). Dadurch ist immer klar, wo z. B.: noch Screenshots der koreanischen Oberfläche gemacht werden müssen. Und wer es noch effizienter benötigt, integriert in sein CMS ein TMS, also ein Translation Memory System.
6. Zusammenarbeit verbessern
Welcher Stand eines Textes ist freigegeben? Wer muss fachlich gegenlesen? Ab wann ist eine Content-Einheit veraltet und wird sie dann noch in Legacy-Produkten benötigt? Content hat oft ähnlich komplexe Prozesse nötig wie das Produkt selbst. Ein CMS hilft hier den Überblick zu bewahren. Durch Metadaten lassen sich die unterschiedlichsten Aspekte einer Content-Einheit markieren und steuern. Viele Contentmanagement-Systeme liefern auch gleich ein Workflow-Modul und Auswertungsmöglichkeiten für Ihre Kennzahlen mit. Die Arbeit geht dadurch gleich doppelt so leicht von der Hand.
Und was soll eigentlich das (C) in (C)CMS?
Das „C“ steht für „Component“. Es zeigt, dass der Content in einzelnen, frei kombinierbaren Komponenten gehalten wird und dadurch frei kombinierbar und wiederverwendbar ist. Das unterscheidet Redaktionssysteme in der Technischen Dokumentation zum Beispiel von Web-CMS wie Typo3 oder WordPress. Denn nur mit einem CCMS realisieren Sie die Vorteile, die wir in diesem Post angesprochen haben.
Überlegen auch Sie, ob ein CCMS das Richtige für Sie sein könnte? Sprechen Sie mit uns, wir beraten Sie gerne.
