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Immer wieder stoßen Technische Redaktionen auf Unverständnis, wenn sie ein eigenes CMS für Ihre Arbeit fordern. Ist nicht bereits im Marketing ein Web-CMS im Einsatz, das die Dokumentationsabteilung einfach mitnutzen könnte? Kann sie nicht – und in diesem Beitrag erklären wir, warum Ihre Redaktion das nicht tun sollte.
Was ist eigentlich ein CMS?
Ein CMS bzw. Contentmanagement-System dient – wie der Name schon sagt – dazu, Inhalte zu sammeln und zu verwalten. Außerdem – das sagt der Name streng genommen nicht so – dient das CMS auch dazu, Inhalte zu veröffentlichen. Gemeinsam haben alle Contentmanagement-Systeme, dass sie Inhalte eher im großen Ganzen verwalten als auf der Ebene der einzelnen Webseite oder eines einzelnen Dokuments. Oft teilen Contentmanagement-Systeme deshalb Inhalte in Einheiten auf, die sich an mehreren Stellen verwenden lassen, z. B. eine Box mit einem Veranstaltungshinweis.
Contentmanagement-Systeme kommen vor allem dort zum Einsatz, wo es um große Informationsmengen geht. Ein Internetauftritt mit fünf Unterseiten und seltenen Änderungen braucht (im Prinzip) kein CMS. Wahrscheinlich wird diese Webseite aber trotzdem mit einem CMS verwaltet werden; allerdings nur deshalb, weil das CMS durch den Provider ohnehin bereitgestellt wird.
Spannend wird es für Contentmanagement-Systeme also immer dann, wenn der Informationsumfang groß ist oder wenn die Aktualisierungsfrequenz hoch ist oder wenn eine hohe Medienvielfalt (also z. B. Grafiken, Videos, Klangdateien) bewältigt werden soll. Auch die Möglichkeit, Abläufe zu automatisieren, ist ein großes Plus für Contentmanagement-Systeme.
Und was ist ein CCMS?
Das bisher Gesagte trifft auf Contentmanagement-Systeme für das Web ebenso zu wie für Component Contentmanagement-Systeme (CCMS), die Werkzeuge in der Technischen Redaktion. Doch worin unterscheiden sie sich dann voneinander? So seltsam das im ersten Moment klingen mag: hauptsächlich in der Komplexität der Aufgaben.
Technische Redaktionen bewältigen Contentmengen, vor denen die meisten Webredaktionen in die Knie gehen würden. Ein modernes Industrieunternehmen kommt schnell auf einen Dokumentationsbestand von mehreren zehntausend Seiten. Hinzu kommen Übersetzungen, Datenblätter, interne Dokumentationen und noch vieles mehr. Außerdem werden die Inhalte der Dokumentation oft auf mehrfachen medialen Wegen ausgeliefert: klassisch als gedrucktes Handbuch, als PDF, als Webseite, als Informationen auf dem Maschinendisplay, als Instruktionsvideo, als Augmented-Reality-Anwendung und und und …
Für diese Anforderungen haben CCMS eine eigene Lösung gefunden. Inhalte werden stets modular und layoutunabhängig bereitgehalten. Eine Contenteinheit in einem CCMS „weiß“ nicht, wo sie später einmal verwendet werden wird. Sie kann gleichermaßen als Absatz in einem Text vorkommen, wie als Tooltipp in einer Software-Oberfläche oder auch als Untertitel in einem Video. Sie hat deshalb auch kein „Aussehen“, sondern beschränkt sich auf Informationen ohne weiteres Layout.
Wie eine Contenteinheit jeweils verwendet wird, entscheiden Technische Redakteur:innen fallweise, indem sie verschiedene Einheiten zu sogenannten Produktionen zusammenfassen und dabei bestimmen, welche Funktion diese Contenteinheiten jeweils haben. Erst mit dem Generieren der Produktion wird dem Content auch ein Layout zugewiesen.
Dieses Layout entsteht dann automatisch und jeweils bezogen auf die Produktion. „Layout“ ist dabei übrigens sehr weit zu verstehen. Es kann ein bestimmtes Druckformat sein, aber ebenso eine mobile Web-Anwendung oder eine Powerpoint-Präsentation. Jede mediale Ausgabe des Contents ist letzten Endes also ein eigenes Layout.
Gibt es noch mehr Unterschiede zwischen einem Web-CMS und einem CCMS ?
Natürlich ist das längst nicht alles, was ein CCMS kann. Wichtig ist insbesondere die Übersetzungsunterstützung, die die Übersetzungskosten oft um 30-50 Prozent senkt. Wichtig ist auch die Möglichkeit, für den Content Taxonomien und Metadaten zu verwalten, was ein zentraler Baustein für die Digitalisierungsstrategie der Unternehmen ist. Und ebenfalls wichtig ist die terminologische Unterstützung in den Schreibumgebungen, die für einheitliche Benennungen sorgt und verhindert, dass z. B. veraltete Produktbezeichnungen bei den Kunden auftauchen.
Insgesamt sind CCMS also Profiwerkzeuge für die komplexe Anforderung, Dokumentation in einem modernen Industrie- oder Software-Unternehmen zu erstellen. Sie haben eine Leistungsfähigkeit, die ein Web-CMS nicht bieten kann (und auch nicht bieten muss, weil hier ganz andere Anforderungen an den Content gestellt werden).
Mit CMS ist es in diesem Sinne so ähnlich wie mit Grafikprogrammen: Auch wenn Photoshop ein hochprofessionelles Tool für Grafik-Designer ist, wird niemand erwarten, dass Entwickler es für ihre Konstruktionszeichnungen verwenden. Dafür gibt es CAD-Software, deren Funktionalität sich zwar in einigen Teilen mit Photoshop überschneidet, die aber für völlig andere Bedürfnisse ausgerichtet ist.
Also: Auch wenn beides CMS heißt, ist es beileibe nicht dasselbe. Gönnen Sie Ihrer Technischen Redaktion mit einem CCMS das Werkzeug, das sie braucht. Damit sie so produktiv wird, wie sie es nur sein kann.
