iiRDS im Alltag einer technischen Redaktion

Wir haben in diesem Blog mittlerweile mehrfach über den Branchenstandard iiRDS geschrieben. Aber wie fühlt es sich im Alltag einer Technischen Redaktion an, damit zu arbeiten? Dieser Frage möchten wir diesmal nachgehen.

Wenn Ihre Redaktion iiRDS einsetzt oder plant einzusetzen, tut sie das wahrscheinlich nicht ohne Grund: Normalerweise steht dahinter der Wille oder die Notwendigkeit, Inhalte digital verwertbar zu publizieren, sei es in einem Content Delivery Portal, als Input einer KI oder für andere automatisierte Abläufe. Der Standard iiRDS kommt spätestens dann ins Spiel, wenn Ihre Inhalte mit Content anderer Quellen zusammengeführt werden sollen, um etwa eine Gesamt-Dokumentation einer aus Komponenten vieler Hersteller bestehenden Maschine oder Fertigungsanlage zusammenzufügen. Das funktioniert aber nur, wenn Ihre Inhalte modular aufgebaut und geeignet klassifiziert sind. Schauen wir uns dazu zwei Szenarios an:

Klassifiziert und modular

Ist ihr Content bereits modular und klassifiziert? In diesem Fall wird sich mit iiRDS für Sie wahrscheinlich wenig ändern. Wenn Sie es bereits gewohnt sind, in Ihrem Redaktionssystem Inhalte Topic-basiert zu erfassen und Ihre Dokumente, Topics und Fragmente mit Metainformation zu versehen, dann wird die wesentliche Änderung in der täglichen Arbeit darin bestehen, dass Sie bei der Produktion nun „iiRDS“ als Publikationsformat auswählen. In diesem Szenario liegt die Aufgabe, Ihre Metainformation auf die Strukturen und Vorgaben von iiRDS abzubilden, also bei Ihrem Publikations-Mechanismus.

Wie das für die Publikation verwendete Paketformat von iiRDS im Detail aussieht, ist für Sie als Redakteur:in dabei kaum relevant. Sie müssen sich ebenso wenig mit dem Aufbau eines iiRDS-Pakets, mit dem Metadatenformat RDF oder HTML5 als Inhaltsformat beschäftigen, wie Sie die technischen Innereien einer PDF-Datei kennen müssen, um „klassisch“ eine PDF-Anleitung zu publizieren.

Woher kommen aber diese Pakete? Einige Hersteller von Redaktionssystemen bieten für iiRDS bereits fertige Produktionswege an, andere werden der vermutlich steigenden Nachfrage folgen. Seit Kurzem steht beispielsweise auch ein Plug-in für das DITA Open Toolkit zur Verfügung. Kurz gesagt: Es ist nicht Ihre Aufgabe, korrekte iiRDS-Pakete zu schnüren.

Da iiRDS keine Mindestanforderungen definiert, welche Metadaten Sie ihrem Content mitgeben, zwingt er Ihnen auch keinen zusätzlichen Erfassungsaufwand für Daten auf, die Sie gar nicht verwenden. Welche Metainformation Sie erfassen, ergibt sich hauptsächlich aus dem Anspruch, dass Ihr Content in einer standardisierten Umgebung zwischen vielen anderen Informationen identifizierbar und über Zuordnungen auffindbar sein soll, aber diese Anforderung besteht unabhängig vom Standard und ist im Idealfall durch Ihre vorhandene Klassifikation bereits abgedeckt.

Auferstanden aus Kapiteln

Kommen wir zu Szenario 2: keine Klassifikation, keine Modularisierung. Stehen Sie noch vor der Aufgabe, Ihren Content zu „digitalisieren“, d.h. Ihre Dokument-orientierten Inhalte in Topics umzuschreiben und dafür ein Klassifikationsmodell aufzubauen, sollte Ihnen das Datenmodell von iiRDS dabei als Richtschnur dienen.

Der Standard gibt an einigen, dafür geeigneten Stellen Wertebereiche vor, die sich vollständig oder nach Bedarf übernehmen lassen. Beispiele hierfür sind die Dokumentart (Montageanleitung, Teilekatalog …) oder der Produktlebenszyklus (Betrieb, Störung, Entsorgung …).

Für andere Attribute wie das dokumentierte Produkt oder die angesprochene Zielgruppe lässt der Standard offen, welche Werte Sie für sinnvoll erachten. An diesen Stellen sollten Sie von den geplanten Use Cases ausgehen und nach Möglichkeit auf vorhandene Standards wie ECLASS zurückgreifen.

Aber dies soll ja ein Beitrag über den Redaktionsalltag im Hinblick auf das Arbeiten mit iiRDS sein. Deshalb soll an dieser Stelle nur die Botschaft stehen, dass ein schlüssiges und konsequent durchgezogenes (!) Klassifizierungskonzept – das sich vorzugsweise bereits am Standard orientiert – eine notwendige Grundvoraussetzung für die alltägliche digitale Weiterverwertung Ihrer Inhalte darstellt. Erst dann wird Ihnen iiRDS im Alltag begegnen und wir sind wieder bei Szenario 1.

Fazit

Wenn Sie Ihren Content also bereits konsequent modularisieren und klassifizieren, dann wird der Einsatz von iiRDS nicht viel Änderungen mit sich bringen. Wenn Sie das bisher nicht tun, stehen Ihnen einige Schritte zur Digitalisierung in jedem Fall bevor. Der Branchenstandard iiRDS wird Ihnen dann auf diesem Weg auf alle Fälle eine Stütze sein, die Sie nutzen sollten.