Layout und Multimedia – Weitere Stolperfallen beim Umgang mit elektronischen Texten

Vor kurzem hatten wir Ihnen hier eine Übersicht der häufigsten Problemfälle bei der Dokumentmigration mit Blick auf Zeichencodierung und Textauszeichnungen zusammengestellt. In diesem Beitrag setzen wir diese kleine Reihe zu Stolperfallen beim Umgang mit digitalen Texten fort und machen Sie mit wichtigen Aspekten aus den Migrationsbereichen Layout, mediale und interaktive Elemente bekannt.

Bilder

Bilder sind eine Wissenschaft für sich. Leider sind erfahrungsgemäß die wenigsten firm in dieser Wissenschaft, so dass man während der Migration bei Bildern fest mit Problemen rechnen kann.

Ein sehr häufiger Fehler bei der Übernahme von Bildern aus dem Printkontext ins Web: Im Textverarbeitungs- oder Layout-Programm kleinskalierte Bilder werden 1:1 übernommen. Anschließend wundert man sich über die Ladezeiten dieser „Bildchen“ – dass diese in Wirklichkeit eine Postergrößen-Auflösung von 3000 x 2000 Pixeln haben, ist bei der Übernahme wohl niemandem aufgefallen …

Der Umgang mit Farbprofilen und Bildformaten will ebenfalls gelernt sein. Ein Beispiel: Für die Printfassung des zu migrierenden Dokuments wurden tatsächlich CMYK-Grafiken erstellt, z. B. im TIFF-Format. Nun, wo wir die Grafiken schon einmal haben, verwenden wir sie doch auch online! Aber wieso werden sie denn nicht angezeigt? Merke: Print- und Web-Grafiken haben ihre eigenen Anforderungen und Formate!

Warum erscheint diese Zeichnung aus dem Quelldokument nicht nach der Migration? Warum fehlen bei dem Bild die Beschriftungen? Der Grund kann sein, dass Zeichnung oder Beschriftungen im Ausgangsformat (z. B. Word) mit den programmeigenen Mitteln (Formen, Textkästen) erstellt wurden, entweder komplett oder als Ergänzungen über Bitmap-Grafiken gemalt. Im Zielformat sind diese Word-Formen unbekannt und werden auch nicht dargestellt.

Analog zu diesen Beiträgen über die Tücken von elektronischen Texten finden Sie in unserem Blog auch einen zweiteiligen Blogartikel über die Tücken von Grafikformaten:

Grafikformate und ihre Tücken – Teil 1: Grundlagen

Tabellen

Manche Tabellen, die man so sieht, haben eine bessere Gliederung als das Inhaltsverzeichnis des Dokuments – mit Kopfzeile, Zwischenüberschrifts- oder Zusammenfassungszeilen und weiteren Unterüberschriften, jeweils schön mit farbigem Hintergrund und auffälligen Tabellenrahmen. Und dann wollen Sie solch eine Tabelle aus einem InDesign-Dokument in Ihr Content-Management-System übernehmen, und was passiert? Das CMS kennt für Tabellen nur eine Kopfzeile und keine weiteren Zwischenüberschriften und Layoutelemente. Da hilft nichts – wieder ist Ihr Grips gefragt, wie der inhaltliche Zusammenhang der Tabelle auch unter den neuen Bedingungen erhalten bleiben und dargestellt werden kann.

Natürlich gibt es – es wäre ja zu schön – unterschiedliche Tabellenmodelle, wie das CALS- und das HTML-Modell. Simple Tabellen können zwar gut vom einen ins andere Modell überführt werden, aber Vorsicht bei etwas komplexeren Konstruktionen etwa mit verbundenen Zellen!

Ihre Tabellen sollen auch online oder in der mobilen App funktionieren, der Input stammt aber aus dem Printkontext (Word, InDesign …)? Gut möglich, dass die Laufweite der Tabellen zwar für das Drucklayout auf Millimeterbruchteile genau eingerichtet ist – für die Ansicht auf dem Smartphone oder Tablet bringt Ihnen das jedoch gar nichts. Zentimeter und Millimeter passen sich nicht responsiv an die verfügbare Bildschirmgröße an. Hier sind Prozentwerte das Mittel der Wahl.

Umbrüche

Ihre Textverarbeitungs- oder Layout-Software stellt Ihnen Möglichkeiten für bedingte oder unbedingte Zeilenumbrüche zur Verfügung? Schön! Solange Sie Ihren Text nur in dieser einen Software bearbeiten und ausgeben. Soll der Text auch in einem anderen Kontext funktionieren, kann es zu Problemen kommen: Beispielsweise werden im HTML-Output bedingte Umbrüche aus Word nicht ausgewertet. Harte Zeilenumbrüche sind oft auf ein konkretes Layout, auf einen bestimmten Erfassungs- bzw. Ausgabekontext abgestimmt. In einem anderen Kontext ist ein Zeilenumbruch an der entsprechenden Stelle evtl. fehl am Platz.

Alle, die mit gedruckten Büchern, Lehrbüchern, Fachbüchern aufgewachsen sind, sind an Seitenzahlen und Verweise auf Seitenzahlen gewohnt. In digitalen Medien sind Seitenzahlen (mit Ausnahme der PDF) schwierig bis sinnlos. In Word gibt es (auch wenn es besser geworden ist) immer noch Unterschiede bei der Darstellung auf unterschiedlichen Rechnern, abhängig von der verwendeten Version und installierten Schriften. Im eBook hängen die Seitenumbrüche, und damit die Seitenzahl, von der eingestellten Schriftart und -größe ab. Von der Idee von Seitenzahlen und nicht-dynamischen Verweisen auf Seitenzahlen muss man sich daher verabschieden.

Verweise

Im HTML-Dokument macht es aus den gerade genannten Gründen auch keinen Sinn, den Verweis auf „Seite 12“ des Word-Dokuments zu übernehmen. Auch wenn beispielsweise in Word Textmarken als Linkziele bzw. auch für die Linktexte eingesetzt werden, ist Vorsicht geboten: Die Linktexte könnten inhaltlich vielleicht sogar sinnvoll auch in einem Format wie HTML übernommen werden – wenn sie denn auch bei der Migration ins Zielformat übertragen werden. Fehlen die entsprechenden Informationen im Zielformat, läuft der Verweis auf allen Ebenen ins Leere. Gerade bei großen Migrationsprojekten mit vielen Verweisen ist dieses Thema unbedingt zu berücksichtigen.

Weitere Punkte, die bei Verweisen/ Links zu beachten sind:

• Soll und kann der Linktext je nach Ausgabeformat automatisch formuliert werden, z. B. mit Seitenzahl in der PDF, aber nur mit Kapitelbezeichnung in HTML? Muss der Satz, in dem der Link verwendet wird, dafür bestimmte Voraussetzungen im Satzbau erfüllen? Sind diese Voraussetzungen bereits erfüllt?
• Sollen Links im neuen Fenster oder im selben Fenster geöffnet werden?

Automatismen

Im Textverarbeitungs- oder Layoutprogramm verlassen wir uns inzwischen gerne auf Automatismen und Funktionalitäten, die uns die manuelle Arbeit abnehmen. Leider können gerade solche Komponenten aber beim Formatwechsel ebenfalls verloren gehen:

• automatische Silbentrennung
• verwendete Dokumentvariablen, z. B. für den Dokumenttitel, die Angabe zur Revision, die Produktbezeichnung, …
• generierte Verzeichnisse: Inhaltsverzeichnis, Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse u.a.m.
• Felder und Feldberechnungen
• eine Suchfunktion über alle Seiten, die beispielsweise im PDF-Reader oder CHM-Viewer mit dabei ist – wenn das Zielformat HTML ist, bietet der Browser aber nicht automatisch eine gleiche Funktionalität
• Verweistexte, die automatisch aus dem Ziel generiert werden.