Tipps für Ihre Zulieferdokumentation

Zulieferdokumentation und der richtige Umgang damit – ein Thema, das viele fertigende Unternehmen beschäftigt und nicht selten vor Herausforderungen stellt. Was sollte unbedingt vermieden werden? Worauf sollten Sie achten? Hier haben wir ein paar Tipps und wissenswerte Fakten zum Management einer Zulieferdokumentation gesammelt.

Sicherheitsrelevante Informationen: Verfügbar und druckbar

Wenn Sie unseren letzten Blogbeitrag über Zulieferdokumentation gelesen haben, kennen Sie bereits die verschiedenen Möglichkeiten für deren Auslieferung. Eine davon: Die Zulieferdokumentation liegt gar nicht vor, es wird lediglich darauf verwiesen und Anwendende müssen selbst danach recherchieren. Nun wissen wir seit dem Erscheinen der neuen Maschinenverordnung 2023/1230 aber auch, dass wir Sicherheitsinformationen für Verbraucherprodukte nach wie vor in Papierform zur Verfügung stellen müssen.

Es genügt also nicht, wenn die Hersteller solcher Produkte in der eigenen Doku einfach auf die sicherheitsrelevante Zulieferdokumentation verweisen. Was schon vorher ein rechtlicher Graubereich war, ist für Verbraucherprodukte erst recht keine Option mehr. Stattdessen muss die Dokumentation des Zulieferers vorliegen und druckbar sein. Für Hersteller heißt das: Immer auf die Dokumentation Ihrer Zulieferteile bestehen – am besten auf vertraglicher Basis und in allen nötigen Sprachen.

Zulieferdokumentation inhaltlich bearbeiten: Besser nicht

Manchmal reicht es allerdings nicht, die Zulieferdokumentation nur weiterzureichen. Folgendes Szenario: Die Beschaffenheit Ihres Produkts wirkt sich auf die Wartung eines Zulieferteils aus. Was also tun? Sobald Sie Informationen an der Zulieferdokumentation verändern, übernehmen Sie die Haftung dafür. Bedenken Sie auch, dass beispielsweise durch eine Überarbeitung des Wartungsplans eine erneute Übersetzung notwendig wird – auch dafür ist dann nicht mehr der Zulieferer verantwortlich, sondern Sie selbst.

Idealerweise ist das Prozessmanagement so gestaltet, dass nachträgliche Änderungen gar nicht erst nötig sind. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, hängt das beste Vorgehen natürlich von Ihrem individuellen Umgang mit der Zulieferdokumentation ab. Es könnte dann geschickter sein, die Spezifikation des Wartungsplans in die eigene Doku zu integrieren und nur an den notwendigen Stellen auf die Zulieferdokumentation zu verweisen. So vermeiden Sie aufwendige Bearbeitungsschleifen an der Zulieferdoku.

Sauber trennen: Die halbe Miete

Eine strikte Trennung zwischen der eigenen Dokumentation und der des Zulieferers gilt es auch bei der Arbeit mit bestimmten Tools zu beachten: Immer, wenn Sie Fremddaten in Ihr CMS oder TMS bringen, müssen diese eindeutig als solche erkennbar sein, damit die Qualität Ihrer Datenbank nicht leidet. Zum Beispiel besteht sonst die Gefahr, in der Terminologie unsauber zu werden und Inkonsistenzen und Missverständnisse zu produzieren. Aus kleinen Unterschieden können bei mangelnder Pflege schnell Probleme entstehen, die sich mit jeder Übersetzung in verschiedene Zielsprachen noch vervielfachen. Achten Sie bei der Ablage und der Kennzeichnung der Fremdinhalte darauf, dass sie auf den ersten Blick von Ihren eigenen Daten zu unterscheiden sind. Wenn Sie die Inhalte dann noch entsprechend klassifizieren, haben Sie bereits viel gewonnen und können Ihren eigenen Content immer explizit von der Zulieferdokumentation trennen.

Trügerische Verführung: Handarbeit

Bestimmte Tools, wie das Quanos-CCMS SCHEMA ST4, können Sie bei der Verwaltung und Einbindung einer Zulieferdokumentation unterstützen. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden: Überlegen Sie, wie Sie welche Dokumente für Ihre Kunden, Monteure oder Servicetechniker zur Verfügung stellen möchten. Je nachdem, welche Anforderungen sich daraus ergeben, können Sie die Auswahl auf passende Angebote einschränken. Wägen Sie dann die Kosten und Aufwandsersparnis Ihrer Optionen ab.

Wovon Sie hingegen besser die Finger lassen sollten: Informationen über Zukaufteile händisch weiterzuverarbeiten. Es kann zunächst einfacher und günstiger erscheinen, hier und da die Produktbezeichnung zu ändern und ein paar Links auszutauschen. Spätestens wenn die Zulieferdoku ein Update erhält, werden Sie jedoch merken: die geänderten Stellen zu identifizieren und alle relevanten Informationen erneut manuell in die eigene CI zu überführen, bedeutet wochenlange Handarbeit und ist ein Fass ohne Boden. Damit lässt sich weder Zeit noch Geld sparen. Besser ist es, die Nerven Ihrer Redaktion zu schonen und die Zulieferdokumentation smart zu verwalten und auszuliefern.

Experten-Lösungen: Eine Überlegung wert

Mit dem richtigen Tool ist das kein Hexenwerk. Wenn Sie bei der Suche nach einem passenden Werkzeug unter den gängigen Standard-Tools nicht finden, was Sie wirklich brauchen, kann auch eine maßgeschneiderte Lösung eine Überlegung wert sein. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel „Zulieferdokumentation: Content Delivery mit einfachen Mitteln“.

Die Zukunft dürfte spannende Möglichkeiten für das Management von Zulieferdokumentation bereithalten. Ich denke da an die Weiterentwicklung des intelligent information Request and Delivery Standards (iiRDS), der Content-Delivery vereinfachen und Doku-Inhalte besser nutzbar machen wird. Damit soll auch Zulieferdokumentation intelligent, medien- und systemunabhängig ausgeliefert werden. Ein paar wenige Marktführer haben den iiRDS bereits auf dem Schirm, für die meisten Unternehmen ist das aber noch Wunschdenken. Wenn Sie sich für die Kombination iiRDS und SCHEMA ST4 interessieren, kann ich Ihnen unser Webinar „Standard meets Redaktionssystem“ empfehlen.

Was wünschen Sie sich im Umgang mit Ihrer Zulieferdokumentation? Was beschäftigt Sie besonders? Wir freuen uns auf Ihre Fragen und Anregungen!

Foto: Midjourney