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Ohne Redaktionsleitfaden wird es schwierig: Schwierig, feste redaktionelle Arbeitsabläufe zu etablieren. Schwierig, standardisierten Content zu erzeugen oder zu managen. Schwierig, Konsistenz und Qualität zu sichern. In Beratungsprojekten merken wir immer wieder, dass es bei diesen Dingen hakt, wenn sie nicht schriftlich festgehalten und vorgegeben werden. Wir merken aber auch, dass sich viele Redaktionen die Frage stellen, wie man einen Redaktionsleitfaden denn nun schreibt. Das schauen wir uns jetzt einmal an.
Was ist ein Redaktionsleitfaden?
Zweck eines Redaktionsleitfadens ist es, einheitliche und qualitativ hochwertige Dokumentation zu gewährleisten, indem er als zentrale Quelle alle dafür relevanten Informationen bereitstellt.
Der Redaktionsleitfaden dient dabei als Regelwerk. Er hält z. B. Prozesse und Abläufe, Ansprechpersonen und redaktionelle oder gestalterische Vorgaben fest. Genauso kann auch der Umgang mit dem Redaktionssystem beschrieben sein. Antworten auf wiederkehrende Fragen können final dort festgehalten werden und sind ab diesem Zeitpunkt für alle Beteiligten verbindlich.
Entscheidend für den Leitfaden sind dabei die Qualitätsziele eines Unternehmens an seine Dokumentation. Jedes Unternehmen muss eigene Ziele abstecken, hat eigene Strukturen und Ressourcen. Diese Faktoren beeinflussen Aufbau und relevante Inhalte des Redaktionsleitfadens. Den einen mustergültigen Leitfaden für alle Redaktionen gibt es also leider nicht. Wichtigstes gemeinsames Erkennungsmerkmal ist schlichtweg, dass der Redaktionsleitfaden funktioniert: Er muss genutzt werden und zur korrekten Dokumentation anleiten.
Was steht in einem Redaktionsleitfaden?
Sind die Ziele definiert, gilt es, den Redaktionsleitfaden so zu gestalten, dass er als Guide zur Erfüllung dieser Ziele dient. Die Inhalte lassen sich dabei unterschiedlichen Zwecken zuordnen.
Um Organisation und Kommunikation zu regeln, kann der Redaktionsleitfaden etwa das Ablagesystem von Dateien festhalten oder beschreiben, wie einzelne Schritte im Redaktionsprozess aussehen. Wer ist wofür zuständig? Welche Informationsquellen gibt es? Wie müssen Sie das Arbeitsmaterial handhaben? Welche Zusatzsoftware muss eingesetzt werden und wie wird sie bedient?
Natürlich bedeutet das nicht, dass jeder einzelne Infobaustein bis ins Detail im Redaktionsleitfaden erklärt werden muss. Sie können auch auf weitere Quellen für das redaktionelle Projektmanagement verweisen. Im Leitfaden laufen aber alle Fäden zusammen, sodass der Redaktionsprozess vollständig für jeden nachvollziehbar ist.
Neben solchen organisatorischen Regelungen geht es im Redaktionsleitfaden auch ans Eingemachte: Sie dokumentieren hier auf inhaltlicher Ebene das Wissen, das die Qualität Ihres Contents sichert. Angefangen bei Vorgaben zur Standardisierung über Modularisierung bis zur Klassifizierung Ihrer Daten können Sie hier festhalten, wie der Content erstellt, verwaltet und ausgespielt werden soll.
Neben der Anleitung zur professionellen Dokumentation gewährleisten Sie damit auch eine sichere Basis für die Digitalisierung Ihrer Redaktion. Auf Standardisierungsebene arbeitet Ihre Redaktion so beispielsweise mit einheitlicher Firmenterminologie, berücksichtigt Regeln für übersetzungsgerechtes Schreiben und produziert Dokumentation, die auch hinsichtlich Struktur und Layout konsistent sind. Um richtig zu modularisieren, halten Sie im Redaktionsleitfaden fest, wann welche Bausteine benötigt werden und wie diese zu einer Dokumentation zusammengefügt werden sollen. Dazu benötigen Sie Vorgaben zur Klassifizierung der Daten, sei es durch Benennung von Bausteinen, die Wahl des Informationstyps oder das bewusste Setzen von Metadaten.
Wie fange ich mit einem Redaktionsleitfaden an?
Analysieren Sie zunächst den Ist-Zustand:
- Welches Wissen haben wir bereits in der Redaktion?
- Gibt es bereits einen ersten Entwurf?
- Was wollen wir vereinheitlichen?
Das bringt Sie automatisch zum nächsten Schritt: Einfach loslegen. Ein Redaktionsleitfaden muss nicht perfekt sein. Er ist vielmehr ein dynamisches Projekt, das stetig in Arbeit ist und Pflege benötigt, um aktuell gehalten zu werden.
Also keine falsche Scheu, fertigen Sie einen ersten Entwurf an, in dem Sie das vorhandene Wissen festhalten. Mit ein wenig Zeit und regelmäßiger Zuwendung entwickelt er sich dann zu dem Werkzeug, das Ihre Redaktion benötigt. Seien Sie dabei nur so detailliert wie nötig. Mikromanagement ist im Redaktionsleitfaden nicht notwendig.
Nutzen Sie die Gelegenheit, um eingefahrene Arbeitsweisen zu hinterfragen. Oft können Prozesse vereinfacht oder verschlankt werden. Und nicht zu vergessen: Informieren Sie Ihre Redaktion über Updates am Redaktionsleitfaden, damit Sie den Aufwand nicht umsonst betreiben. Wer vom Redaktionsleitfaden nichts mitbekommt, kann natürlich auch nicht davon profitieren.
Manchmal hilft auch der professionelle Blick von außen: Dienstleister, die schon viele Technische Redaktionen begleitet haben, können Sie nicht nur bei der Pflege des Leitfadens unterstützen, sondern vor allem einen neutralen Blick auf Ihre Redaktionsprozesse werfen. Wir helfen Ihnen gerne als Sparringspartner einen verständlichen und leicht nutzbaren Redaktionsleitfaden zu erstellen, mit dem Sie die Grundlage für erfolgreiche Technische Dokumentation legen.