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Wenn Sie unseren Artikel „Zulieferdokumentation – und nun?“ gelesen haben, wissen Sie, dass es viele Möglichkeiten gibt, Zulieferdokumente in die eigene Dokumentation einzubinden. Wenn Lösung 1 (Das absolute Minimum) und 4 (Mach’s bloß nicht) für Sie nicht infrage kommen und Lösung 2 (Quick and easy) auch nicht passt, stehen Sie vor Lösung 3: Die goldene Mitte, also Unterlagen pro Komponente zusammenzutragen und den Anwendenden zur Verfügung zu stellen.
Johannes Dreikorn hat schon beschrieben, dass auch bei diesem Weg nicht zwangsläufig teure Spezialsoftware notwendig ist. Auch mit einfachen Hilfsmittel können Sie hier einiges an Zeit- und Kostenersparnis erreichen. Aber wie kommen wir dahin, ohne viel manuelle Arbeit reinzustecken? Viele Daten, viele Dokumente sind vorhanden, Ziel ist ein geringer Aufwand und ein relativ homogener Output – Sie ahnen, worauf das hinausläuft: Automation! Und damit stellt sich die nächste Frage:
Was kann automatisiert werden?
Kurze Antwort: Grundlegend alles, was einer Regel folgt. Selbst bei einem sehr individuellen Arbeitsprozess gibt es meist wiederkehrende Schritte und mögen sie auf den ersten Blick noch so klein sein, wie z. B. Verzeichnisse anzulegen.
Stellen wir uns eine Maschine vor, die aus mehreren Hundert Komponenten besteht. Wenn Sie pro Komponente eine Doku in ein Unterverzeichnis ablegen wollen, heißt das auch mehrere Hundert Verzeichnisse mit korrektem Namen anzulegen. Wie viel Zeit brauchen Sie dafür? Und wie viele Fehler machen Sie dabei wahrscheinlich?
Diese wiederkehrenden Schritte gilt es, als Erstes zu identifizieren und mit möglichst einfachen Mitteln gezielt zu automatisieren.
Wie kann eine solche Automatisierung aussehen?
Wir haben für Kunden schon maßgeschneiderte, skriptgestützte Lösungen für den Umgang mit ihrer Zulieferdoku entwickelt: von der automatischen Benennung von Dateien und Erstellung von Verzeichnissen bis zu einer Bedienumgebung, in der Anwender:innen bestimmte Bauteile finden und zur entsprechenden Doku in besagtem Verzeichnis geleitet werden. Diese Lösung möchte ich Ihnen hier kurz skizzieren.
Von der Komponentenliste zur Ordnerstrukutur
Ausgangspunkt ist eine Komponentenliste als Excel-Datei, die von der Konstruktion für eine Maschine XYZ zur Verfügung gestellt wird. Diese Komponentenliste kann aus einer Spezialsoftware exportiert werden oder muss für die jeweilige Maschinenvariante manuell angelegt werden. Sie beinhaltet zeilenweise die notwendigen Informationen aller verbauten Komponenten wie Name, ID etc.
Im ersten Schritt automatisiert das Tool die Ordnererstellung. Für jede Komponente wird ein einzelner Ordner angelegt, der nach einer festgelegten Konvention benannt wird. Die Ordnerstruktur baut sich dabei immer gleich auf: Maschine > Untergewerk (z. B. Hardware, Regelungstechnik etc.) > Komponente.
Gleichzeitig wird aus den vorhandenen Daten eine neue Übersichtstabelle erstellt, die pro Komponente Hyperlinks zum jeweiligen Verzeichnis enthält (siehe unten).
Befüllung der Ordner mit notwendigen Dokumenten
Die Befüllung der Ordner kann in einer idealen Welt sicherlich auch teilweise automatisiert werden, realistisch ist das eher nicht. Zu unterschiedlich sind die Zugänge und die Informationen der Hersteller. Während Zulieferer A die Doku öffentlich auf der Website zur Verfügung stellt, muss bei Zulieferer B gezielt angefragt werden. C denkt sich noch besonders kreative Bezeichnungen aus usw. In diesem Schritt ist also viel Recherche und Handarbeit angesagt.
Planen Sie auch Zeit ein, den Bestand vor der Auslieferung auf Aktualisierungen zu prüfen, denn Sie werden nicht zwangsläufig über Updates an der Dokumentation von Komponente Nr. 198 informiert. Das passiert leider nur in der idealen Welt.
Bereitstellung der Dokumentation
Neben dem Dokumentverzeichnis und der Übersichtstabelle erzeugt das Tool auch eine HTML-Ausgabe der Verzeichnisstruktur mit Links zu den einzelnen Dokumenten.
Dem Endkunden, der Maschine XYZ kauft, können Sie also die Zulieferdokumentation als Dokumentenverzeichnis plus Übersicht zur lokalen Nutzung zur Verfügung stellen oder – die etwas komfortablere Content Delivery-Variante – in einer Cloud bereitstellen, auf die über eine Webübersicht zugegriffen werden kann. So ist der Zugriff auf die Informationen für jede Komponente sicher und auch schnell möglich.
Pragmatisch, praktisch, gut
Sie sehen, auch mit einfachen Mitteln können Sie Zeit und Kosten bei der Bereitstellung der Zulieferdokumentation einsparen, ohne große Abstriche beim Komfort für die Endkunden machen zu müssen. Für viele Unternehmen reicht so eine Lösung völlig aus. Komplexe Spezialsoftware wäre dagegen eher der berühmte Schuss mit Kanonen auf Spatzen.
Aber natürlich lassen sich bei so einer Lösung nicht alle Schritte perfekt automatisieren. Entsprechende Budgets für manuelle Arbeiten müssen also doch bereitstehen.
Denken Sie hier auch an die QS, denn wo Dinge manuell erfasst oder sortiert werden, passieren auch leicht Fehler. So können Benennungen in der Komponentenliste Tippfehler enthalten oder die Liste war nicht vollständig oder für einen anderen Kunden gilt eine, vom Standard abweichende, Verzeichnisbenennung. Je nach Ausgangsbedingungen können Automatisierungsschritte eventuell noch verfeinert werden, um diese potenziellen Fehlerquellen zu reduzieren.
Und wenn die Anforderungen oder der Aufwand mit so einer pragmatischen Lösung doch zu hoch sind, dann steht der Weg in Richtung einer Spezialsoftware immer offen.
Sind Sie sich unsicher, wie Sie mit Ihren Zulieferdokumenten am besten umgehen sollen? Melden Sie sich einfach bei uns und wir überlegen uns gemeinsam, welche Lösung für Sie am besten ist.
