Systemeinführung und Systemwechsel – aber wie?

Wenn ich mit Interessent:innen oder Kund:innen über die Einführung eines Content-Management-Systems (CMS) spreche, dann haben wir uns in der Regel bereits Gedanken darüber gemacht und teilweise auch schon konkret über den Ablauf einer Systemeinführung gesprochen oder sogar schon Vorarbeiten umgesetzt. Aber oft höre ich auch die Frage: „Was kommt denn da auf uns zu, wenn wir ein Redaktionssystem einführen oder wechseln?“ Nun … eine allgemeingültige Antwort gibt es darauf leider nicht.

Die Qual der Wahl

Eine der ersten Entscheidungen ist sicher die des Systems an sich. Wer sich auf die Suche macht, stößt auf eine Vielzahl an möglichen Redaktionssystemen. Viele davon sind super. Einige dagegen passen nicht ganz so gut zu den Anforderungen.

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Wenn es keine Vorlieben für ein bestimmtes System gibt, dann hilft jedes Redaktionssystem weiter. Denn am Ende des Tages geht es um strukturierten Content und das eint alle Systeme. Mit welchem CMS man dieses Ziel erreicht, ist sicher auch eine Geschmacksfrage. Wir bei doctima sind als Quanos-Goldpartner große Fans von SCHEMA ST4 und empfehlen das auch oft, arbeiten in einigen Kundenprojekten aber genauso mit anderen Systemen.

Den Anwender nicht vergessen

Neben der Systementscheidung ist die wesentliche Frage: WER arbeitet WIE im System?

Die meisten Redaktionssysteme stellen verschiedene Clients zur Verfügung. Diese unterscheiden sich im Funktionsumfang und sind damit zugeschnitten auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Tätigkeitsbereiche der verschiedenen Anwender:innen. Diese Bedürfnisse müssen unbedingt vor der Anschaffung evaluiert werden, sonst gibt es am Ende böse Überraschungen.

Vorprojekt vor der Systementscheidung / -einführung

Meine klare Empfehlung daher: Machen Sie sich in einem Vorprojekt genaue Gedanken über Ihre Prozesse:

• Welcher Standort soll mit dem CMS arbeiten?
• Welche Abteilung wird es nutzen? Nur die Technische Redaktion oder auch andere?
• Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden das CMS anwenden?
• Welche Rechte brauchen die einzelnen Anwender:innen: Content erstellen, Qualität sichern oder eventuell nur publizieren?

Dann kommt man der Kernfrage entschieden näher: Welches System und welche Clients passen am besten? Bei der Auswahl ist die Unterstützung von erfahrenen Dienstleistern auf jeden Fall hilfreich.

Im Zuge der Vorüberlegungen kann man auch schon andere Begebenheiten evaluieren, wie zum Beispiel:

• Welcher Content muss denn in das CMS migriert werden?
• Wie priorisiere ich diesen?
• Welche Granularität an Strukturierung und Modularisierung benötige ich?(schließlich gibt es nicht DEN strukturierten Content; das ist nach Unternehmen, Produkten und Zielgruppen unterschiedlich)
• Wo werden Content und Nutzungsinformationen wiederverwendet?
• Welche Medien und Kanäle spielen dabei eine Rolle?

Somit entwickelt man schon mal ein geplantes Vorgehen, eine Art Mini-Pflichtenheft/-Lastenheft. Darin sind grob definiert:

• die Ziele und Meilensteine
• die Rahmenbedingungen
• die Durchführung
• die Arbeit mit dem System

Und dann geht man an die Umsetzung mit Systemimplementierung, Systemkonfiguration, Daten-/Content-Migration, Schulungen, Definition von Prozessen, Integration in den Arbeitsalltag usw.

Wichtige Erfahrungswerte für ein erfolgreiches Projekt

Hier noch ein paar Tipps für eine erfolgreiche Systemeinführung aus unseren Erfahrungen als Dienstleister:

• Benennung einer Projektleitung / eines Projektleitungsteams, die / das zielorientiert ist und auch eine gewisse Entscheidungsgewalt hat.
• Bei den Anwenderschulungen (und auch schon vorher) zeigt die Erfahrung, dass es sehr, sehr wichtig ist, die Anwender:innen für Software und Prozesse zu begeistern.
• Bei den Prozessen ist zu klären, an welche etablierten Prozesse sich die Software anpasst, welche Prozesse sich an die Software anpassen müssen und was ganz neu ist.
• Lieber agiles Vorgehen mit Zielen, Meilensteinen und Rahmenbedingungen als ein detailliert geplantes Pflichten- und Lastenheft. Während der Umsetzung kommen immer wieder neue Wünsche und Aspekte dazu, die sonst keinen Platz finden.
• Welche Kennzahlen lassen sich erheben, um ein positives Fazit im Vorher-Nachher-Vergleich ziehen zu können?
• Anwender-Feedback nicht blind einarbeiten, sondern zuvor sehr sorgfältig bewerten.

Vor welcher Entscheidung oder Herausforderung bezüglich eines Content-Management-Systems stehen Sie gerade? Kommentieren Sie oder schreiben Sie mir: benjamin.rauschenberger@doctima.de