Immer mehr Anleitungen in immer kürzerer Zeit in immer mehr Sprachen? Wer vor dieser Herausforderung steht, kommt um gutes Contentmanagement und Modularisierung nicht drumherum. Doch was bedeutet eigentlich diese Modularisierung in der Technischen Dokumentation? Wir schauen uns einmal die Grundlagen des Konzepts an, die strukturelle und sprachliche Perspektive und vor allem die Herausforderungen, die es bereithält.
Was ist Modularisierung?
Per definitionem bedeutet Modularisierung, etwas Großes in kleine Bausteine aufzuspalten. Das Große ist in unserem Fall unser Content, der in kleinen Stücken in ein Contentmanagement-System wandert und hier verwaltet wird. Daher ist auch oft von „Component-Contentmanagement-Systemen“ die Rede. SCHEMA ST4 ist ein Beispiel für ein solches CCMS.
Der Inhalt, das große Ganze wie z. B. eine Anleitung, entsteht also nicht als lineares Dokument, sondern wird aus einzelnen Abschnitten zusammengesetzt. Der Vorteil: Sie können diese Bausteine auch in anderen Anleitungen wiederverwenden, was insgesamt zu einer Zeitersparnis und Kostenreduktion führt. Außerdem werden die Dokumente auch zueinander konsistenter. Es wird also eine einzige Inhaltsquelle verwendet, um mehrere Ausgaben an unterschiedlichen Stellen oder auch in unterschiedlichen Formaten zu erstellen (Single-Source-Prinzip).
Redakteurinnen oder Redakteure profitieren davon, dass Änderungen an einem Modul automatisch in die Wiederverwendungen übertragen werden. Die Überarbeitung an unterschiedlichen Stellen in unterschiedlichen Dokumenten entfällt.
Ein gutes Beispiel für den Einsatz von Modulen sind Warnhinweise, die im CCMS nur einmal angelegt und bei inhaltlicher Übereinstimmung an verschiedenen Stellen wiederverwendet werden können.
Modularisierung ist auch ein erster Schritt in Richtung Automatisierung in der Technischen Dokumentation.
Strukturelle Perspektive
Die Art der Information und die Größe eines Moduls können sehr unterschiedlich sein. Vom Listenelement bis zu ganzen Kapiteln ist alles möglich. Haben Sie z. B. in Ihren Anleitungen Kapitel, die in allen Dokumenten auftauchen (Einleitungen, Entsorgungshinweise, Garantiebestimmungen), so bietet sich dieses Kapitel als eigenes Modul an. Eine weitere Aufteilung in kleinere Bausteine ist in diesem Fall nicht sinnvoll. An anderer Stelle bieten sich dagegen wesentlich kleinere Module an.
Doch wie den Überblick behalten? Hier kommen die Metadaten ins Spiel: Zusatzinformationen, die Module klassifizieren und beschreiben. So kann in einem Metadatum festgelegt werden, für welche Zielgruppe die Information wichtig ist, für welches Produkt es gilt, für welche Variante oder für welches Ausgabeformat. Diese Metadaten verwendet das CMS, um die relevanten Informationen für ein bestimmtes Dokument herauszufiltern.
Sprachliche Aspekte der Modularisierung
Im Zuge der Modularisierung kommt irgendwann der Punkt, an dem es um konkrete Formulierungen geht. Auf sprachlicher Ebene sind viele Formulierungsmuster möglich, z. B. bei Handlungsschritten:
- „Netzstecker ziehen“,
- „Der Netzstecker muss gezogen werden“ oder
- „Ziehen Sie den Netzstecker“.
Hier muss sich die Technische Redaktion für eine Variante entscheiden und Schreibregeln festlegen, z. B. in einem Redaktionsleitfaden. Nur konsequent umgesetzte, konsistente Strukturen und Inhalte ermöglichen die Modularisierung des Contents. Standardisierung und Modularisierung bedingen sich also zum Teil gegenseitig. Sie sind Voraussetzung für eine hohe Qualität des Contents sowie Zeit- und Kosteneffizienz in Redaktions- und Übersetzungsprozessen.
Gerade bei der Übersetzung der Dokumentation in mehrere Zielsprachen zeigt sich der Nutzen der Modularisierung schnell, denn Übersetzungen erfolgen natürlich auch auf Modul-Ebene. Einmal übersetzt, ist das Modul auch in anderen Sprachen wiederverwendbar.
Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Modularisierung?
Die Preisfrage schlechthin bei der Modularisierung ist: Welchen Grad der Modularisierung setze ich an?
Eine Antwort für alle Fälle gibt es hier nicht. Die Modulgröße wird durch verschiedene Faktoren bestimmt und richtet sich nach Ihrem Informationsmodell und -konzept im CMS.
Grundsätzlich gilt: Je feingranularer die Modularisierung, desto vielseitiger sind Module und somit der Content einsetzbar, aber desto anspruchsvoller wird das Contentmanagement. Dabei besteht die Gefahr, dass die Modularisierung ohne sinnvollen Einsatzzweck zu detailliert wird und Mehraufwände mit sich bringt, gewünschte Effekte aber ausbleiben. Eine gute Auffindbarkeit mindert das Problem, aber letzten Endes bedeuten mehr Module einen steigenden Verwaltungsaufwand, aber einen sinkenden Erstellungs- und Publikationsaufwand.
Vielleicht haben auch Sie schon Erfahrungen mit der Modularisierung von Inhalten gemacht. Wo waren denn Ihre größten Herausforderungen?
