Stand der Technik für Nutzungsinformationen: Die neue Edition der IEC 82079-1

Die neue Norm für Nutzungsinformationen IEC/IEEE 82079-1, die seit Mitte Mai vorliegt, hat für uns Technische Redakteure einiges zu bieten. Ein Blick in die Norm lohnt sich!

Schon allein der Titel „Preparation of information for use (instructions for use) of products“ verrät, dass der Geltungsbereich der Norm etwas weitreichender ist als ihr Vorgänger. Mit „Information for use“ sind nicht nur Handbücher und Dokumentationen gemeint, sondern sämtliche Informationen über den Gebrauch des Produkts. Dazu gehören auch Online-Hilfen, Labels, Videos, Schulungen, Bildschirmtexte u.v.m. Dies sollte man im Hinterkopf behalten, wenn man sich mit der Norm auseinandersetzt.

Einfache Prinzipien für gute Doku

Die IEC/IEE 82079-1 beschreibt wichtige Prinzipien für den Zweck, die Qualität sowie den Erstellungsprozess der Gebrauchsinformationen. Beispiele für die Informationsqualität sind Prägnanz, Konsistenz, Verständlichkeit und Zugänglichkeit. Neu ist hier das Prinzip des Minimalismus – wobei trotzdem alle Informationen vollständig sein müssen. Ein Widerspruch? Das Zauberwort heißt hier: Zielgruppenanalyse. Auch in der zweiten Edition der Norm ist die Zielgruppe ein zentrales Element. Erst mit den Informationen zur Zielgruppe weiß ich, welche Inhalte überflüssig sind und welche Inhalte für die Zielgruppe relevante Informationen liefern und somit zur Vollständigkeit beitragen. Für die Zielgruppenanalyse gibt es sogar eine Hilfestellung in der Norm.

Die Nutzung eines wiederholbaren Prozesses ist ein weiteres Prinzip der Norm. Ein ganzes Kapitel widmet sich dem Informations-Management-Prozess. Dabei wird klar, dass nur ein funktionierender Prozess in der Redaktion und mit Schnittstellen im Unternehmen gute und gleichbleibende Qualität sichert, auch bei Dokumentationen  und anderen Gebrauchsinformationen. Die Norm gibt an dieser Stelle wichtigen Input, was bei der Prozessgestaltung berücksichtigt werden sollte. Dazu gehören unter anderem wieder die Zielgruppenanalyse, Risikomanagement, Redaktionsleitfaden, Medienwahl aber auch Review und Testen der Informationsprodukte.

Und was noch?

Ein wichtiger Punkt sind die sicherheitsrelevanten Informationen für Nutzer. Die Norm bezieht sich klar auf ANSI Z535 und gibt den Redakteuren ein strukturiertes Konzept an die Hand. Das beinhaltet unter anderem auch Gestaltungshinweise für Warnhinweise in Handlungsschritten und Sicherheitshinweise am Anfang eines Dokuments.

Daneben dreht es sich im selben Kapitel um Formate und Medien für die Nutzungsinformationen. Hier geht es nicht nur um Print-Dokumente und PDF, sondern auch um digitale Inhalte und Suchfunktionen. Ein paar Feinheiten zu interaktiven und online verfügbaren Informationsprodukten finden sich auch. Ebenfalls gibt es wieder konkrete Hinweise zur Lesbarkeit von Schrift und Symbolen.

Im Kapitel zum Inhalt der Gebrauchsinformationen gibt es ein paar Erweiterung im Vergleich zum Vorgänger. Die neue IEC/IEEE 82079-1 vertieft jedoch die Strukturierung der Gebrauchsinformationen. Dazu gehören die Nutzung eines Informationsmodells oder Details zum Aufbau von Schrittanleitungen. Die Norm geht aber auch auf die „Navigation“ durch das Informationsprodukt ein.

Die Kompetenzen der Redakteure und ihre Aufgaben sind ebenfalls in einem separaten Kapitel beschrieben. Hier zeigt sich ganz klar, dass Gebrauchsinformationen am besten von Menschen mit diesen Kompetenzen erstellt werden. Zugleich kann dieses Kapitel auch in die Aus- und Weiterbildung technischer Redakteure einfließen.

Abschließend kann ich sagen, dass die Norm IEC/IEEE 82079-1 sehr umfassende Empfehlungen und Anforderungen an Gebrauchsinformationen bereithält. Wie bei vielen Normen sind diese Anforderungen aber nicht sehr spezifisch gehalten, sondern eher eine Hilfestellung für Technische Redakteure bei der Erstellung von Produktinformationen und der Gestaltung eines Reaktionsprozesses.

Weitere Informationen:

• https://webstore.iec.ch/publication/29075 –> Preview in EN und FR möglich (Inhaltsvz, Einleitung, Anwendungsbereich und referenzierte Normen)
• Roland Schmeling: „Minimal und prägnant informieren“, technische kommunikation, Ausgabe 2019/04, S. 15-23.
• Jens-Uwe Heuer-James: „Die rechtliche Seite von Edition 2“, technische kommunikation, Ausgabe 2019/04, S. 24–26.
• Martin Rieder: „Die Zwei – Maschinen dokumentieren“, technische kommunikation, Ausgabe 2019/04, S. 27-34.
• Alle drei Artikel online unter: https://technischekommunikation.info/fachartikel/recht-und-normen/beitraege-zu-edition-2-der-iecieee-82079-1-1001/ (nur mit Zugangsdaten einsehbar)