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Viele Unternehmen stellt der Umgang mit ihrer Zulieferdokumentation vor Herausforderungen. Hersteller sind verpflichtet, auch für Fremdbauteile in selbst verkauften Produkten eine Dokumentation herauszugeben. Es bleibt die Frage: Wie liefere ich diese externe Dokumentation aus? Einfach im Original weiterreichen? Oder einzelne Inhalte herauspicken und in die eigene Doku integrieren?
Unser Kollege Johannes Dreikorn kennt das Problem und mehrere Lösungen für die Zulieferdoku.
Johannes Dreikorn, doctima GmbH
Option 1: Das absolute Minimum
Am unteren Ende steht folgendes Vorgehen: Der Hersteller macht es sich leicht und arbeitet einfach mit Verweisen auf die Dokumentation seines Zulieferers – ohne diese selbst auszuliefern. Das bietet sich beispielsweise an, wenn die Zulieferdoku dem Hersteller gar nicht vorliegt und sich damit nicht im eigenen Einflussbereich befindet. Natürlich müssen Hersteller ihren Kund:innen in solch einem Fall ermöglichen, trotzdem an die relevanten Informationen zu kommen. Die Recherchearbeit liegt also beim Kunden, der sich z. B. in einer oder auch mehreren Dokument-Datenbanken die gewünschten Informationen zusammensuchen muss.
Aber Achtung: Rechtlich befinden wir uns hier in einem Graubereich. Es empfiehlt sich, in aktuellen Normen und der hoffentlich bald erscheinenden Maschinenverordnung zu prüfen, ob sicherheitsrelevante Informationen – zumindest auf Anfrage – in Papierform zur Verfügung stehen müssen.
Option 2: Quick and easy
Wer die Zulieferdokumentation wirklich selbst ausliefern will, kann die Originaldokumente der Lieferanten einfach der eigenen Dokumentation hinzufügen, z. B. als Anhang. Allerdings entstehen so mitunter sehr lange Dokumente, die die Anwendenden schnell genervt oder ratlos zurücklassen.
Option 3: Die goldene Mitte
Diese langen Dokumente können Sie umgehen, wenn Sie Unterlagen pro Komponente zusammenstellen. So bekommen die Anwendenden alle Informationen in überschaubaren Einheiten.
Für diesen Ansatz gibt es hochmoderne, superleistungsfähige Software-Lösungen, wie etwa den Quanos InfoCube. Für einige Hersteller sind solche Tools allerdings zu teuer, da sie nur einen kleinen Bruchteil der Funktionen benötigen. Mit einem Contentmanagement-System wie z. B. SCHEMA ST4 lässt sich auch ohne Spezialsoftware eine clevere Lösung für das Problem der Zulieferdoku finden. Zulieferdokumente werden dort als Ressourcen verwaltet, mit Metadaten versehen und über ein OMD-Layout als HTML ausgegeben. Die Doku kann dann auf Knopfdruck erstellt und zur Verfügung gestellt werden. Der einzige Verwaltungsaufwand besteht darin, neue Dokumentversionen im CMS zu hinterlegen.
Aber auch ohne ein CMS gibt es Möglichkeiten. Wir haben dafür für Kunden schon maßgeschneiderte, skriptgestützte Lösungen für den Umgang mit ihrer Zulieferdoku entwickelt: von der automatischen Benennung von Dateien und Erstellung von Verzeichnissen bis zu einer Bedienumgebung, in der Anwender:innen bestimmte Bauteile finden und zur entsprechenden Doku in besagtem Verzeichnis geleitet werden. Diese Lösung stellen wir im Artikel „Zulieferdokumentation: Content Delivery mit einfachen Mitteln“ vor.
Option 4: Die Mach’s-bloß-nicht-Lösung
Am extremen obersten Ende unserer Aufwendigkeitsskala finden wir Zulieferdoku, die vom Hersteller selbst ausgewertet wird. Die relevanten Informationen werden herausgezogen und in die eigene Technische Dokumentation integriert – alles händisch. Wenn von einem Zulieferdokument eine neue Version entsteht, kann die Auswertung gleich wieder von vorn beginnen. Dieses Vorgehen ist nicht empfehlenswert und wird auch kaum praktiziert, weil der Aufwand viel zu hoch ist.
Das dürfen Sie bei der Zulieferdokumentation auf keinen Fall vergessen
Unabhängig davon, wie man genau vorgeht: Die Zustimmung des Zulieferers für die Auslieferung der Dokumentation benötigen Sie immer!
Wir empfehlen, gleich im Kaufvertrag der Zulieferteile festzulegen, dass die Zulieferdokumentation verwendet werden darf und in welcher Form. Idealerweise verpflichten Sie den Zulieferer dazu, die Dokumente zur Verfügung zu stellen, denn in der Realität funktioniert die Bereitstellung manchmal nur schwierig. So umgehen Sie die oben beschriebene, eher unsaubere Option 1.
Und wenn möglich lassen Sie sich die Dokumentation inklusive aller Übersetzungen liefern. So reduzieren Sie Ihre eigenen Übersetzungskosten. Zu diesem Artikel gibt es übrigens einen zweiten Teil: „Tipps für Ihre Zulieferdokumentation“
1,2,3 oder 4 – welche Option nutzen Sie gerade und wo wollen Sie gerne hin? Benötigen Sie Beratung und Unterstützung bei der Verarbeitung der Zulieferdokumentation, dann kommen Sie gerne auf uns zu!
