Technische Dokumentation mit InDesign?

Zu den bekanntesten Programmen im Bereich Desktop-Publishing gehört zweifellos Adobe InDesign – oft Teil des Software-Inventars in Unternehmen. Marketingabteilung nutzen es gerne, um Flyer, Prospekte und ähnliche Druckerzeugnisse zu erstellen. Und wenn das Programm schon da ist – können Sie es dann nicht auch InDesign in der Technischen Redaktion verwenden – für Betriebsanleitungen, Produktkataloge und die restliche Technische Dokumentation? Dieser Frage werden wir im Folgenden auf den Grund gehen und uns die Möglichkeiten und Grenzen von InDesign in der Technische Redaktion genauer anschauen.

InDesign ist ein mächtiges Werkzeug, mit dem Sie natürlich auch Anleitungen erstellen können. Die Frage ist eher: Ist es auch das geeignete Werkzeug für eine effiziente Arbeit mit den Dokumenten? Das kommt im Wesentlichen auf die Anforderungen Ihrer Produkte und die Ziele Ihres Unternehmens an. Werfen wir einen Blick auf verschiedene relevante Kriterien:

Ähnliche Produkte und Produktvarianten

Sobald Sie mehrere ähnliche Produkte oder Varianten haben, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie Texte und andere Content-Elemente in den entsprechenden Doku-Dokumenten wiederverwenden können und wollen: Weil Sie die entsprechenden Inhalte dann nur an einer Stelle verwalten müssen und Änderungen oder Aktualisierungen nicht in jeder Varianten-Dokumentation manuell einzuarbeiten brauchen. Zwar bietet auch InDesign Möglichkeiten an, Inhalte wiederzuverwenden, aber sobald der Wiederverwendungsbedarf etwas höher wird, wird auch deren Handhabung schnell unübersichtlich.

Wenn Ihre Wunschvorstellung ein echtes Variantenmanagement in dem Sinn ist, dass Inhalte aus einer Quelle je nach Bedarf automatisch gefiltert und zu einem Dokument zusammengestellt werden, werden Sie mit dem Layout-Programm InDesign an Grenzen stoßen. Dies ist eine Aufgabe für ein Content-Management-System.

Zielformate

InDesign ist ein Layout- und Satz-Programm. Mit diesem Programm können Sie die Position aller Elemente auf den Seiten pixel- bzw. punktgenau festlegen. So erhalten Sie eine exakte PDF-Ausgabe von genau diesem Seitenaufbau. Wenn Sie dieselben Inhalte aus derselben Quelle beispielsweise auch in Form einer übersichtlichen, gut strukturierten HTML-Hilfe oder mobilen Dokumentations-Apps ausgeben möchten, werden Sie feststellen, dass in InDesign – trotz der einen oder anderen Möglichkeit, auch HTML auszugeben – Inhalte, Struktur und Layout sehr miteinander verflochten sind. Dies sind keine guten Voraussetzungen für die Erzeugung eines zufriedenstellenden Web-Outputs aus den Dateien für die PDF-Produktion (und umgekehrt).

Übersetzungsmanagement

Natürlich lassen sich InDesign-Dokumente übersetzen. Allerdings beinhaltet InDesign kein Übersetzungsmanagement in dem Sinne, dass beispielsweise nur die seit der letzten Übersetzung geänderten Inhalte erneut ausgegeben werden. Sie geben im Regelfall (mindestens) ein ganzes InDesign-Dokument zur Übersetzung. Das übersetzte Dokument erhalten Sie dann in jeder Sprache als eigenständige Datei(en) zurück, die wiederum separat verwaltet werden müssen. Ein effizientes, gemeinsames Management dieser eigentlich ja zusammengehörenden Daten wird auf diese Weise immer schwieriger. Kombinieren Sie diese Tatsache mit den oben genannten Produktvarianten, wird es sehr schnell sehr unübersichtlich.

Bedingungslose Individualität oder Effizienz durch Standardisierung?

Es wurde schon angesprochen: InDesign ist ein Layout- und Satz-Programm. Es bietet auch Seiten- oder Formatvorlagen, aber seine eigentliche Stärke liegt darin, dass Bild- und Text-Elemente sehr individuell frei auf einer Seite platziert und in der Darstellung (z. B. Typografie) verändert werden können. Deswegen hat InDesign so viele Fans in den Marketingabteilungen.

In der Technischen Redaktion liegen die Anforderungen meist anders. Wiedererkennbarkeit durch einen einheitlichen Aufbau soll zu benutzerfreundlichen Handbüchern und Anleitungen führen, in denen die Benutzer das Gesuchte schnell finden. Das Augenmerk liegt nicht so sehr auf grafischer Raffinesse und Individualität, sondern auf einer effizienten Übersichtlichkeit. Andere Systeme gehen so weit, dass der Technischen Redaktion die Layout- und Gestaltungsarbeit weitestgehend abgenommen und durch das Softwaresystem automatisiert wird.

Unser Fazit: InDesign für die Technische Dokumentation?

Zusammenfassend lässt sich aus unserer Erfahrung feststellen: Man kann InDesign durchaus auch in der Technischen Redaktion verwenden. Voraussetzungen sind, dass Themen wie Variantenmanagement, die Ausgabe von Inhalten in verschiedenen Formaten oder Übersetzungsmanagement keine zentrale Rolle spielen.

Sobald dies doch der Fall ist, gibt es andere Lösungen wie Contentmanagement-Systeme, die eine gute Alternative zu InDesign darstellen können. Und genau mit diesem Wechsel von InDesign zu einem CMS beschäftigen wir uns im zweiten Teil des Artikels: Migration von InDesign ins CMS.