PowerPoint out of the ST4-Box

Dass man aus einem Content-Management-System Handbücher gedruckt oder elektronisch publizieren kann, ist mittlerweile ein alter Hut. Und trotz all der elaborierten Verwaltungs- und Publikationsfunktionen gibt es einen blinden Fleck: Kaum ein CMS bietet die Möglichkeit, auch PowerPoints aus modularisierten Bausteinen zu erzeugen.

Weil unsere Kunden das aber brauchen, haben wir für SCHEMA ST4 einen PowerPoint-Export entwickelt, der aus dem Datenbestand fertige Präsentationen erzeugt.

Standard-Funktion im Redaktionssystem ST4 für PowerPoint

Wer mit dem Redaktionssystem SCHEMA ST4 arbeitet, weiß, dass man mit dem System auch PowerPoint-Präsentationen verwalten kann. Das Prinzip vereinfacht: Nach dem Import vorhandener PowerPoint-Dateien in ST4 werden die Präsentationen in ihre einzelnen Folien zerlegt und als Ressourcen im System abgelegt. Die Folien sind nach Bedarf im Ressourceneditor bearbeitbar und einzelne Folien lassen sich beliebig zu neuen Präsentationen kombinieren.

Der Vorteil im Gegensatz zur klassischen Verwaltung im Dateisystem liegt auf der Hand: Die Folien können als Ressource beliebig wiederverwendet werden und für die Übersetzung exportiert werden.

Das bietet das Standard-Verfahren. Mit SCHEMA ST4 geht aber viel mehr!

PowerPoint mal ganz anders

Wenn man ST4 aber nicht bloß als Folienverwaltungs-System, sondern alle Vorteile eines vollwertigen CMS nutzen will? Kann man PowerPoint aus ST4 – also nicht als Ressource, sondern aus ST4-Content zusammengestellt – generieren? Ja, das geht!

Struktur-Informationen, Content und ein PPT-Layout ergeben zusammen eine PPT-Präsentation aus Schema ST4

Und warum macht man so etwas überhaupt?

Man kann sich natürlich fragen: Warum soll man sich überhaupt die Mühe machen, ein PowerPoint-Layout im ST4 Online Media Designer (OMD) zu entwickeln, wenn man seine Folien eigentlich ganz ohne ST4 erstellen kann. Die Vorteile sind den alten CMS-Hasen vertraut:

• Standardisierung
• Mehrfach-Verwendung
• Konsistenz von Inhalten bzw. Daten
• and last but not least: Trennung von Inhalt, Struktur und Layout-Informationen

Mehrfach-Verwendung von Inhalten

Wer seine Inhalte in einem sinnvoll konfigurierten CMS verwaltet, kann diese gut für ganz unterschiedliche Zwecke nutzen: Dokumentation, Marketing und Vertrieb, Schulungen.
Dabei kommt es sehr darauf an, wie gut strukturiert und modularisiert die Inhalte sind, und welche Schnittstellen zu anderen Systemen implementiert sind und genutzt werden.

Die Standard-PowerPoint Funktion von ST4 ermöglicht eine gewisse Modularisierung auf Folienebene und die Wiederverwendung von einzelnen Folien, was schon mal nicht schlecht ist. Es geht aber viel weiter: Wer PPT aus dem ST4-Datenbestand generiert, kann alle Inhalte (Text, Grafik, Videos) über Fragmente hinaus bis zur Variablen-Ebene nutzen.

Braucht man so was? Ja, wenn Dokumentation, Vertriebsinformation und Schulungsunterlagen stets auf dem gleichen Stand sein sollen und wenn man eine Mehrfach-Datenpflege vermeiden möchte. Dies gilt natürlich auch für Inhalte, die ausschließlich für die Generierung von PPT vorgesehen sind, z. B. eine Schlussfolie mit Danksagung oder allgemeine Informationen, die in jeder Präsentation gewünscht sind.

Übersetzungs-Management

Wenn man seine Folien mit der Standard-PPT-Funktion von ST4 verwaltet, werden die einzelnen Folien als Ganzes, ähnlich wie Grafikressourcen, für die Übersetzung exportiert. Das ist zwar schön, aber damit entstehen vermeidbare Mehraufwände: Dabei kann das System nicht berücksichtigen, ob eine einzelne Textpassage bereits übersetzt wurde oder nicht.

Ganz anders ist es, wenn die Inhalte der Folie „klassisch“ in ST4 verwaltet werden. Da greift der Standard-Mechanismus, mit dem Content übersetzt wird: Es werden nur diejenigen Inhalte für die Übersetzung exportiert, die es wirklich müssen. Ob Text, Grafiken, Metadaten: Was schon einmal übersetzt wurde, ist einfach in der Fremdsprache schon im System vorhanden, egal an welcher Stelle und wie oft es im Content vorkommt.

Layout

Und was sind die Vorteile eines OMD-Layouts gegenüber der manuellen Erstellung einzelner Folien? Der Hauptvorteil ist, dass eine PPT-Präsentation, die mit einem OMD-Layout aus ST4 generiert wird, hochgradig standardisiert ist und unter anderem deshalb auch besonders „aufgeräumt“ für den Betrachter wirkt. Auch wird dem Redakteur einiges an Arbeit erspart.

Voraussetzung für das Ganze ist, dass die Anforderungen an das Endprodukt genau definiert sind. Layout und Folientypen müssen im Vorfeld festgelegt werden. Der PowerPoint-Master wird im OMD-Layout umgesetzt.

Der Redakteur kann sich bei seiner Arbeit wirklich auf den Content konzentrieren und wird bei der Erstellung der Präsentation nicht von Layout-Problemen abgelenkt; die (zumeist) zeitraubende „Zupferei“ in der ppt-Datei entfällt.

Und da die Inhalte losgelöst vom Layout gehalten werden, können Foliensätze natürlich auf Knopfdruck in verschiedenen Layouts produziert werden.

Inhalte aus ST4 können vielfältig weiterverwendet werden.

Fazit

Wer seine PowerPoint-Präsentationen in ST4 mit einem OMD-Layout erstellt, hat einen anderen Umgang mit dem Content. Das zentrale Argument für diese Vorgehensweise sind die bekannten Vorteile von CMS (in diesem Fall SCHEMA ST4): Standardisierung, Mehrfach-Verwendung und Konsistenz von Inhalten sowie große Flexibilität und Effizienz beim Layout.

Wie bei jeder Standardisierung muss man an manchen Stellen Kompromisse eingehen, was der eine oder andere als Einschränkung seiner gestalterischen Freiheit empfinden wird. Aber diese stehen meiner Meinung nach in keinem Verhältnis zu den Übersetzungseinsparungen und der gewonnenen Konsistenz und Flexibilität.