Systeme mit System

In der Technischen Dokumentation sind wir darum bemüht, Texte und Inhalte allgemein verständlich und in Formulierung und Darstellung konsistent zu gestalten. Dabei nutzen wir diverse Werkzeuge, d. h. in unserem Fall: Software-Systeme, die uns bei der Erstellung und Verwaltung der Inhalte unterstützen. Im Laufe der Zeit hat sich eine ganze Palette von Systemen herausgebildet, die jeweils auf bestimmte Teilaufgaben spezialisiert sind. Und natürlich hat jedes dieser Systeme seine eigene Bezeichnung, und zusätzlich noch eine Abkürzung, was zu einer terminologischen Vielfalt führt, für die man fast schon wieder ein eigenes Verwaltungssystem bräuchte … Heute bringen wir Ordnung in dieses Dickicht und stellen die wichtigsten Systeme im Bereich der Technischen Dokumentation vor – mit System.

Content-Management

Im Zentrum steht das Content-Management-System (CMS) – aber was ist das eigentlich? Ganz allgemein formuliert eine Software, die die Bearbeitung und Verwaltung von „Content“, also Inhalten unterschiedlicher Art (Texten, Grafiken usw.) unterstützt. Content-Management-Systeme funktionieren häufig auf einer Client-Server-Architektur, d. h. Inhalte werden zentral auf einem Server gespeichert und können über eine lokale Client-Software von Redakteur*innen bearbeitet werden. Die Bearbeitung wird üblicherweise durch eine Versionsverwaltung unterstützt.

Es gibt Systeme, die die Inhalte in Dateiform abspeichern; aktuelle Content-Management-Systeme strukturieren Inhalte jedoch modular als einzelne „Bausteine“ bzw. einzelne Inhalts-Komponenten und speichern jede Komponente ebenso modular in der Datenbank ab. Dieses Vorgehen hat zur Herausbildung eines Untertyps geführt: dem Component-Content-Management-System.

Ein Component-Content-Management-System (CCMS) wie z. B. SCHEMA ST4 oder COSIMA go! kann durch sein modulares Prinzip hochgradig strukturierte Inhalte verwalten. Der Fokus bei der redaktionellen Bearbeitung liegt auf der effizienten Organisation dieser Inhalte: Inhaltliche Einheiten müssen erkannt und in Form einzelner Komponenten (z. B. Textabschnitte, Einzelgrafiken) umgesetzt und abgespeichert werden. Dies ermöglicht die anschließende mehrfache Wiederverwendung nach dem Single-Source-Prinzip (Inhalte werden einmal zentral abgelegt, können aber an mehreren Stellen, d. h. in vielen Dokumenten verknüpft und eingesetzt werden) und legt die Grundlage für das Variantenmanagement, d. h. für die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten mit strukturellen und/oder inhaltlichen Gemeinsamkeiten (= Wiederverwendung), aber mit Abweichungen an anderen Stellen.

Die modulare Organisation unterstützt außerdem das Übersetzungsmanagement, indem beispielsweise ausschließlich die noch nicht übersetzten Komponenten für die Übersetzung exportiert werden können. Durch medienneutrale Datenhaltung ist es schließlich möglich, Inhalte in verschiedenen Ausgabeformaten zu publizieren, z. B. als Word- oder PDF-Datei, im HTML-Format u. a. m.

Spezialisiert auf die Web-Publikation ist das Web-CMS oder WCMS (z. B. TYPO3, Joomla, WordPress, Drupal). Im WCMS können Inhalte für Websites eigenständig verwaltet oder über eine Schnittstelle aus dem CCMS übernommen werden. Im WCMS (aber auch in manchen anderen Systemen) erfolgt die Bearbeitung der Inhalte meist nicht über eine spezielle Client-Software, sondern über eine Web-Schnittstelle im Browser. Die Publikation erfolgt direkt online.

Autorenunterstützung

Einige Produkte bieten ein sog. Authoring-Memory-System (AMS), zu Deutsch: eine Autorenunterstützung (z. B. Congree). Diese integriert sich meist als Add-on in den Editor des CMS bzw. in die eigenständige Textverarbeitungssoftware und gibt während der Bearbeitung – also zur Laufzeit – Hinweise auf bereits verwendete gleiche bzw. ähnliche Sätze oder Formulierungen. So wird eine höhere Konsistenz angestrebt und auch die Verwendung einer einheitlichen Terminologie wird dadurch vereinfacht. Zur Terminologieverwaltung haben sich jedoch zusätzlich andere, wiederum spezialisierte Systeme etabliert.

Sprache und Terminologie

Terminologieverwaltunsgssysteme (TVS) wie TippyTerm oder termXplorer/termXact dienen explizit der Erhebung und Verwaltung von Terminologiebeständen; sowohl ein- als häufig auch mehrsprachig. Termkandidaten können automatisiert ermittelt werden; bevorzugte, erlaubte oder verbotene Bezeichnungen werden in einer Datenbank gesammelt. Über eine Schnittstelle kann dann das Dokument auf die korrekte Verwendung der Fachausdrücke hin überprüft werden.

Auch Controlled Language Checker (CLC) wie Acrolinx oder Congree beinhalten üblicherweise eine Funktionalität zur Terminologieverwaltung und -überprüfung; außerdem kontrollieren sie Rechtschreibung, Grammatik und sprachlichen Stil (Satzlänge, Verwendung von Aktiv/Passiv u. a. m.) des Texts auf der Grundlage formalisierter Regeln, beispielsweise aus einem Redaktionsleitfaden. Über eine linguistische Modellierung und nicht nur einen oberflächlichen Zeichenkettenabgleich können die festgelegten Regeln tiefgehend geprüft, syntaktische Zusammenhänge erkannt und Termini auch in flektierter Form ermittelt werden. Controlled Language Checker unterstützen damit ganz allgemein die sprachliche Korrektheit, sorgen aber insbesondere auch für bessere Lesbarkeit und Verständlichkeit.

Übersetzungsmanagement

Auf den Übersetzungsprozess spezialisiert ist das Translation Memory System (TMS) (z. B. Across, SDL TRADOS, ONTRAM). Im Übersetzungsspeicher sind einzelne Wörter, Sätze oder größere Einheiten wie Absätze und ihre Übersetzungen gespeichert. Wenn Text aus einem Quelldokument in eine Zielsprache übersetzt werden soll, prüft das TMS anhand dieser Daten, ob bereits übersetzter Text mit ausreichender Ähnlichkeit in der TMS-Datenbank vorliegt, und gibt entsprechend einen Übersetzungsvorschlag an. Es ist dadurch nicht mehr nötig, den Text erneut zu übersetzen. Wenn Inhalte neu übersetzt werden müssen, bietet das TMS eine Schnittstelle, damit der entsprechende Text beispielsweise für einen externen Dienstleister exportiert und nach Übersetzung wieder importiert werden kann.

Und es gäbe noch mehr…

Darüber hinaus können insbesondere Component-Content-Management-Systeme weitere Schnittstellen zu anderen Systemen bieten: Beispielsweise zu einem Content Delivery Server (CDS), der die Inhalte auf verschiedene Zielsysteme verteilt (das aber ist ein Thema, das einen eigenen Blogbeitrag wert ist – mehr dazu daher zu einem späteren Zeitpunkt). Oder zu einem PIM-System mit Produktinformationen, zu einem CRM-System zur Optimierung der Interaktion mit dem Kunden u. a. m. Damit würden wir jedoch den redaktionellen Rahmen sprengen.

Das Ziel: zufriedene Leser und reduzierte Kosten

Das Ziel, mit dem wir die genannten Systeme einsetzen, ist das Erreichen einer elaborierten inhaltlichen Strukturierung und gleichzeitig einer hohen inhaltlichen Konsistenz, die Vorteile für alle Seiten mit sich bringt: Bei der Erstellung und Verwaltung der Inhalte werden Aufwand und damit Kosten durch die Wiederverwendung bereits fertiggestellter Komponenten gespart; und für die Leser ergibt sich durch einheitliche Formulierung und Darstellung ein homogenes Bild, was eine bessere Verständlichkeit ermöglicht. Dafür müssen wir uns zwar gelegentlich mit halbwegs kryptischen System-Abkürzungen herumschlagen, aber das ist das erreichte Ergebnis letztendlich wert.