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Kaum eine Technische Redaktion möchte ihre Nutzerinformationen nur in Print publizieren. Immer mehr Unternehmen verfolgen eine Online- und Digital-Strategie. Weil Kunden und Märkte es erwarten, weil es neue Möglichkeiten für Service und Kosteneinsparungen bringt. Und weil die Gesetztes- und Normenwelt neue Perspektiven eröffnet – aktuell vor allem im Kontext der neuen Maschinenverordnung (Stichwort „Betriebsanleitung in digitaler Form“).
Was bedeutet die Online-Publikation spezielle für die Sicherheitsinformationen? Was gilt online für Warnhinweise und Co.?
Dieselben Ziele und Grundkonzepte
Konzeptionell unterscheiden sich die Anforderungen für Sicherheitsinformationen in Online-Anleitungen erst einmal nicht wesentlich von denen in Printanleitungen. Es gibt dieselben Klassen von Informationen, z. B. allgemeine Sicherheitsvorgaben, Sicherheitshinweise und Warnhinweise.
Die optisch maximal auffälligen Warnhinweise sollen hier wie dort nur im konkreten Handlungsumfeld eingesetzt werden – und immer mit Augenmaß. Ziel ist auch online die optimale Anleitung zum sicheren Umgang mit einem Produkt – nicht die möglichst umfängliche Darstellung aller denkbaren Gefahren.
Minimal(st)anforderungen für Sicherheitsinformationen online
Nicht dass wir es empfehlen würden: Aber wer lediglich sein klassisches PDF-Handbuch 1 zu 1 in eine Browser-fähige Online-Variante bringen möchte, muss dafür ggf. nicht viel mehr tun, als seinem Redaktionssystem beizubringen, eine entsprechende HTML5-Publikation auszugeben. Die Sicherheitsinformationen als Inhalt erzeugen per se erst einmal keine weiteren Pflichten. Ob diese Art „1 zu 1“ allerdings eine gute Idee ist – diese Frage werden wir uns gleich noch einmal stellen.
Natürlich gelten auch für Sicherheitsinformationen online die Regeln, die es ganz allgemein für Online-Medien gibt. Zum Beispiel für optimale Erkennbarkeit und Skalierbarkeit von Sicherheitssymbolen. Oder dass Sicherheitssymbole aus Gründen der Barrierefreiheit mit ALT-Tags versehen sein sollten.
Die Nutzung neu denken
Die größte Herausforderung und die größte Chance für Online-Dokumentation liegt für Sie darin, sie optimal auf die Nutzungssituation hin auszurichten. Und da eröffnen sich durch die Flexibilität und Dynamik von Online-Publikationen ganz neue Möglichkeiten. Gerade hinsichtlich der Sicherheitsinformationen.
Dazu ein Beispiel: Ein Servicetechniker steht am Maschinenpanel einer Anlage. Die Anlage steht ungeplant still, weil ein Fräswerkzeug abgebrochen ist. Am Display sieht der Servicetechniker eine Fehlermeldung und eine Anleitung, die ihm exakt beschreibt, in welchen Schritten er das Werkzeug austauscht. Dieser Austausch ist mit besonderen Gefährdungen verbunden, die die Anleitung entsprechend berücksichtigen muss.
Alles auf einer Seite verfügbar
Was diese Situation sofort augenfällig macht: Eine klassische Handbuchstruktur mit der typischen Verteilung von Sicherheitsinformationen auf unterschiedliche Kapitel und Unterkapitel macht hier überhaupt keinen Sinn. Der Servicetechniker braucht exakt und exklusiv die Informationen für seine aktuelle Aufgabe.
Auch kann er sich die Informationen nicht durch Springen zwischen verschiedenen Seiten der Online-Anleitung individuell zusammensuchen. Alle Informationen müssen auf der einen Seiten stehen, die sich automatisch auf dem Display öffnet.
Online müssen gerade die Sicherheitsinformationen anders strukturiert sein als in der Printwelt. Wenn Sie als Redaktion ein bausteinbasiertes Redaktionssystem einsetzen, haben Sie die wesentliche technische Anforderung dafür bereits erfüllt. Und wenn Sie noch dazu Ihre Inhalte in Form von Topics vorhalten, haben Sie auch die notwendige Flexibilität, aus den exakt gleichen Bausteinen beides in optimaler Form zu erzeugen: die für Print vorgeschriebene Handbuchstruktur – und die für die Online-Anwendung optimierten Informationszusammenstellungen.
Endlich ein guter Platz für die Details
Gerade im Maschinen- und Anlagenbau können Sicherheitsinformationen zu einzelnen Handlungssequenzen ganz schön umfangreich werden. Zumal, wenn man auf das Verweisen auf andere Stellen in der Dokumentation verzichten soll.
Hier spielen moderne Online-Formate wie zum Beispiel HTML5 ihre Trümpfe aus. Auch viel Information lässt sich online übersichtlich und leicht bedienbar strukturieren. Zum Beispiel durch auf- und zuklappbare Textbereiche oder Pop-up-Fenster für Detailinformationen.
Das ist auch eine feine Sache für ausführliche Warnhinweise, wo sie unbedingt nötig sind. Sie lassen sich auffällig platzieren, sodass sie einen klaren Warnimpuls setzen. Die vielen Details, die sie aufgrund der SAFE-Struktur mitbringen, können aber so angeboten werden, dass sie nur bei Bedarf eingeblendet werden.
Und so funktioniert online eben beides miteinander: auf den ersten Blick Übersichtlichkeit und Einfachheit – auf bewussten Klick hin die ggf. benötigten Details.
Das geht nur online – deutliches Sicherheitsplus durch Interaktion
Damit ist das Sicherheitspotenzial von Online-Anleitungen aber noch lange nicht ausgeschöpft. Zum einen können Sie das sicherheitsbewusste Arbeiten gezielt durch Animationen und Videos unterstützen. Damit erfüllen sie nicht nur textlich die normative Pflicht, sondern sorgen didaktisch für ein deutliches Plus an Sicherheit – denn gezeigt bekommen bewirkt nun einmal eine viel besser Vorstellung von Sicherheit als das reine Lesen. Und sie bieten ein Stück User-Experience, sogar für so sperrige Themen wie Sicherheit.
Und dann eröffnet sich noch ein Weg für Sie, der Ihre Produktsicherheit auf ein ganz neues Niveau hebt: Sie können wie in unserem Beispiel oben dank der unmittelbaren Nähe von Dokumentation und Produkt beide aktiv miteinander interagieren lassen. Zum Beispiel, indem sich bestimmte Bedienschritte in der Steuerung der Maschine nur ausführen lassen, wenn der Servicetechniker in der Online-Dokumentation etwas eingibt oder quittiert. Ein bisschen fachlich gesprochen: Konstruktion und Instruktion wachsen zusammen zu einer echten Einheit. Und das ist wirklich etwas gegenüber der Printwelt ganz Neues. Und zukünftig absolut Notwendiges.
Wo stehen Sie?
Haben Sie bereits eine Online-Dokumentation? Oder planen Sie die Einführung? Verfügen Sie über die notwendigen Hilfsmittel (Redaktionssystem) und Konzepte (Topic-Orientierung)? Wie sind Sie mit Darstellung und Usability zufrieden?
