Inhaltsverzeichnis
- Missverständnis 1: Ich muss bei jeder Warnung immer die ANSI-Farben verwenden
- Missverständnis 2: Wenn ich meine Warnungen mit spezialisierten Piktogrammen versehe, bin ich noch besser abgesichert
- Missverständnis 3: Es gibt keine Alternative zum eingerahmten Kasten
- Sicherheitsinformationen in PDF und Print: ein ewiger Spagat
- Warnhinweise in SCHEMA ST4: Rechtssicher, verständlich & effizient
Bei der Bearbeitung sicherheitsrelevanter Informationen entstehen in der Technischen Dokumentation immer wieder Fragen und Unklarheiten. Sei es hinsichtlich der Inhalte, des Aufbaus oder der grafischen Darstellung. Auch in unserem Blog haben wir das Thema daher schon mehrfach aufgegriffen und aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet.
Hier und heute fokussieren wir uns auf den Aspekt der Darstellung. Und zwar bei Warnhinweisen in gedruckten Dokumenten und in PDF. Dabei fallen uns immer wieder einige Missverständnisse auf:
Missverständnis 1: Ich muss bei jeder Warnung immer die ANSI-Farben verwenden
Dass in der ANSI-Norm Z535 Farben für die verschiedenen Risikograde definiert werden, ist den meisten bekannt: Rot, Orange, Gelb stehen für Gefahr, Warnung, Vorsicht. Dieser hohe Bekanntheitsgrad und die damit einhergehende (vermeintliche) Sicherheit im Umgang mit den Farben führt dazu, dass sie großzügig eingesetzt werden: In den Warnhinweiskästen sowieso, aber auch bei eingebetteten Warnhinweisen, sodass einem aus der Anleitung die Farben nur so entgegenblinken wie die Werbeflächen von Zeitschriften oder Webseiten.
Dabei ist die Verwendung dieser Farben gar nicht derart fest vorgeschrieben: Schwarze Schrift und weißer Hintergrund wären absolut legitim und könnten sogar zu einer besseren Integration und Lesbarkeit führen. In bestimmten Fällen ist sogar der Einsatz einer im Dokument durchgehenden Designfarbe erlaubt. Was aber tatsächlich in Ihrer Anleitung nichts zu suchen hat: Eigene, nach persönlichem Geschmack definierte Signalfarben für die verschiedenen Risikograde. Wenn schon Farben, dann die Standardfarben.
Missverständnis 2: Wenn ich meine Warnungen mit spezialisierten Piktogrammen versehe, bin ich noch besser abgesichert
Nehmen wir als Beispiel eine Anleitung für ein Gerät, dessen Oberfläche heiß werden kann. Muss ich bei der entsprechenden Warn-Information nun auch das bekannte Piktogramm einbinden? Oder: Bei der Arbeit kann eine Situation mit Quetschgefahr auftreten. Muss da nun auch das entsprechende Symbol in den Warnhinweis? Die ISO-Norm ISO 7010 bietet zahlreiche Symbole (Warnzeichen, Verbotszeichen, Gebotszeichen und mehr), um entsprechende Sachverhalte grafisch zu veranschaulichen.
Fakt 1: Verbindlich sind diese spezialisierten Symbole für die Anleitungsgestaltung nicht! Im Gegensatz übrigens zum bekannten Warndreieck: Dieses gehört bei Hinweisen der Stufe Gefahr, Warnung und Vorsicht immer dazu.
(Fun) Fakt 2: Wenn Sie aber mit Piktogrammen arbeiten wollen und Ihnen das vorhandene Inventar nicht ausreicht, dürfen Sie sogar eigene Piktogramme entwickeln. Künstlerisches Talent ist dabei von keiner Norm gefordert, aber höchst notwendig, damit das Ergebnis auch verständlich ist.
Nun könnte man meinen, dass es zumindest nicht schadet, diese Piktogramme zu verwenden. Aber Vorsicht: Sobald Ihre Anleitung (auch) in den USA zum Einsatz kommt, sollten Sie auf jeden Fall prüfen, ob das ISO-Symbol mit dem US-amerikanischen ANSI-Symbol übereinstimmt. Da gibt es einige Unterschiede. Achten Sie auch darf, dass die verwendeten Zeichen Ihrer Zielgruppe bekannt sind.
Missverständnis 3: Es gibt keine Alternative zum eingerahmten Kasten
Es muss nicht jedes Mal ein Warnhinweis-Kasten sein. Oft sind eingebettete Warnhinweise je nach Kontext die bessere Wahl. Aber auch wenn Warnhinweis-Kästen natürlich trotzdem ihre Berechtigung haben – die häufig anzutreffende blockhafte Darstellung des Warnhinweises als Tabellenstruktur mit Rahmen drumherum ist Ihnen nicht vorgeschrieben. Auch ohne klobige Ränder lassen sich Warnhinweis-„Kästen“ als Einheiten gestalten, die gleichzeitig das Dokument leichter wirken lassen und damit die Lesefreundlichkeit unterstützen.
Sicherheitsinformationen in PDF und Print: ein ewiger Spagat
Bei Sicherheitsinformationen in PDF und Print gibt es immer einen Spagat zwischen den Anforderungen: Sie sollen einerseits warnen und auffallen, andererseits aber den Lesefluss nicht (über Gebühr) beeinträchtigen. Mit den drei ausgeräumten Missverständnissen fällt es Ihnen hoffentlich etwas leichter, diese Anforderungen in Ihren eigenen Dokumenten umzusetzen. Wenn Sie für Ihre eigenen Dokumente auf der Suche nach einer passenden Umsetzung sind, unterstützen wir Sie gerne dabei.
In einigen Wochen wird es hier in unserem Blog übrigens einen Artikel zu Sicherheitsinformationen mit dem Fokus auf mobiler Dokumentation geben. Auch da gibt es einiges zu beachten und bestimmt auch ein paar Missverständnisse.
In folgenden Quellen finden Sie weitergehende Informationen zum Thema:
- ANSI Z535.6-2011 (R2017): Product Safety Information in Product Manuals, Instructions and Other Collated Materials. National Electrical Manufacturers Association, Rosslyn, VA, 2017.
- DIN EN IEC/IEEE 82079-1: Erstellung von Nutzungsinformationen (Gebrauchsanleitungen) für Produkte – Teil 1: Grundsätze und allgemeine Anforderungen. Deutsche Fassung EN EN IEC/IEEE 82079-1:2020.
- Jens-Uwe Heuer-James, Roland Schmeling, Matthias Schulz: tekom-Leitfaden Sicherheits- und Warnhinweise. tekom, Stuttgart, 2014.
