Technische Dokumentation als Beipackzettel

Beipackzettel kennt man von pharmazeutischen Produkten. Technische Redaktionen sprechen bei manchen Geräteanleitungen aber auch von Beipackzetteln. Gemeint sind hier Anleitungen, die in Papierform kleinen Produkten beigelegt werden. Für diese Beipackzettel in der Technischen Dokumentation gelten einige Besonderheiten, die wir uns heute einmal ansehen möchten.

Was zeichnet die Dokumentation auf Beipackzetteln aus?

Beipackzettel sind für kleine Geräte gedacht und dementsprechend bieten sie auch für die Dokumentation nur wenig Raum. Diesem Platzmangel versuchen die Technischen Redaktionen mit mehreren Strategien beizukommen:

• Beipackzettel werden oft komplex gefaltet, sodass ein vergleichsweise großes Stück Papier in der Geräteverpackung untergebracht werden kann. Origami lässt grüßen.
• Oft wird auch Papier mit einer geringen Papierstärke verwendet (also dünnes Papier), damit sich die Dokumentation leichter falten lässt und insgesamt wenig Raum einnimmt.

Bei der textlichen Gestaltung gibt es ebenfalls einige Tipps und Kniffe, mit der sich der Platzmangel bewältigen lässt:

• Grundsätzlich werden nahezu alle Beipackzettel mit einer kleinen Schriftgröße gedruckt und mit Schriftarten, die eine geringe Lauflänge haben.
• Oft muss der Text zur vorgegebenen Faltung passen. In diesen Fällen ist dann die mögliche Textlänge begrenzt und die Technischen Redakteure und Redakteurinnen müssen ihre Texte entsprechend kurz formulieren.

Gleichzeitig sollen alle Zielsprachen der Anleitung auf dem Beipackzettel Platz finden. Dies ist nicht immer einfach, denn die Sprachen unterscheiden sich in dem Platzbedarf, den sie haben, um dieselben Inhalte zu versprachlichen: Sprachen wie Englisch oder Chinesisch benötigen vergleichsweise weniger Raum als etwa Deutsch, Finnisch oder Türkisch.

Wie werden Beipackzettel in der Technischen Redaktion erstellt?

Das redaktionelle Arbeiten stellt für Beipackzettel völlig andere Anforderungen, als wir sonst in der Technischen Redaktion gewohnt sind. Der verfügbare Platz definiert die redaktionellen Möglichkeiten. Kommen zum Beispiel bei einer neuen Gerätegeneration Funktionen hinzu, so müssen diese auch weiterhin mit demselben Textumfang wie die Vorgängerversion beschrieben werden – denn die Geräteabmessungen und die daraus resultierende Schreibfläche haben sich nicht geändert.

Das Gleiche gilt für Übersetzungen und Abbildungen. Jede redaktionelle Entscheidung muss sich dem Diktat des Platzmangels unterwerfen. Oft ähnelt deshalb die Arbeit an Beipackzetteln eher Tetris als dem gewohnten medienneutralen, modularisierten Arbeiten. Wie lässt sich eine notwendige Information noch irgendwie auf der Schreibfläche unterbringen? Wo lässt sich etwa durch Verschieben ein wenig Platz gewinnen? In der Konsequenz müssen solche Anleitungen individuell gestaltet werden, um den wenigen Platz optimal auszunutzen, der zur Verfügung steht.

Das Problem: Modularisierung, Wiederverwendung, Medienneutralität bleiben unter diesen Bedingungen weitgehend auf der Strecke. Beipackzettel sind eines der wenigen Beispiele, bei denen filebasierte Werkzeuge wie Word oder InDesign tatsächlich den ausgefeilten Component Content Management Systemen (CCMS) überlegen sind. Da CCMS ein strukturiertes, wiederholbares Design unterstützen, lassen sich die individuellen Entscheidungen, die bei Beipackzetteln zu treffen sind, nur recht aufwendig umsetzen. Im schlimmsten Fall müsste für jeden Beipackzettel ein eigenes Layout programmiert werden. Das ist in der Praxis viel zu aufwendig gegenüber dem hemdsärmeligen Verschieben von Contentelementen in Word oder InDesign.

Beipackzettel mal anders

Beipackzettel für Geräte sind ein Notbehelf, das muss man ganz klar sagen: aufwendig in der Redaktion, oft kostenintensiv durch spezielle Papierqualitäten und Faltungen in der Publikation und bei den Nutzern und Nutzerinnen der Geräte unbeliebt. Außerdem fügen sie sich nur schwer in die typischen Publikationsprozesse einer modernen Technischen Redaktion ein und sie sind in der Verwaltung und Versionierung nur umständlich zu handhaben.

Doch es gibt Licht am Ende des Tunnels. Denn mittlerweile lässt die neue Maschinenverordnung in den allermeisten Fällen durchaus zu, dass Geräte nur mit einem QR-Code oder anderen Verweis zu einer digitalen Dokumentation ausgeliefert werden. Beipackzettel lassen sich dann bequem mit einer App aufrufen oder in einem Content-Delivery-Portal hinterlegen. Und das leidige Origami und Gestaltungstetris der Beipackzettel hat ein Ende.