SCHEMA ST4 im Einsatz: Von der Ein-Personen-Redaktion bis zu dreistelligen Anwenderzahlen

Vielleicht steht bei Ihnen ein Contentmanagement-System auf dem Wunschzettel. Oder Sie wollen Ihr bestehendes CMS erweitern, fine-tunen oder fit machen für die Bedürfnisse von Industrie/Information 4.0 und Digitalisierung.

Wenn Sie uns von doctima schon ein wenig kennen, wissen Sie, dass Contentmanagement für uns und unsere Kunden ein ganz zentrales Thema ist. In vielen Fällen empfehlen wir für entsprechend spezialisierte Redaktionsprozesse das Redaktionssystem SCHEMA ST4.
Was Sie mit SCHEMA ST4 erreichen können und in welcher Bandbreite unsere Kunden dieses High-End-System einsetzen, das möchte ich Ihnen im Post heute kurz vorstellen.

Und vielleicht finden Sie ja eine Anregung, die Ihre CMS-Wünsche weiter konkretisiert und ihnen das nötige Gewicht verleiht. Denn so viel steht fest: Contentmanagement lohnt sich!

Es rechnet sich – schon für eine Ein-Personen-Redaktion

Ob sich ein Contentmanagement-System für Sie lohnt, hängt nicht als Erstes von der Größe Ihrer Redaktion ab. Das ist eine gute Nachricht für Sie, wenn Sie z. B. allein für die Produktdokumentation zuständig sind und mit der file-basierten Arbeitsweise (z. B. mit FrameMaker oder InDesign) an Ihre Grenzen stoßen.

Bestes Beispiel dafür ist einer unserer Kunden, den ich hier sogar mit Namen nennen darf – die Alfred Jäger GmbH mit Sitz in Ober-Mörlen. Eine einzige Redakteurin haben wir dank einer intelligenten Tool-Konfiguration in die Lage versetzt, sämtliche Handbücher und Datenblätter für die gesamte Produktpalette allein zu betreuen – und das in 13 Sprachen.

Das Erfolgsgeheimnis:

• eine strikt standardisierte Content-Erstellung,
• systematische Wiederverwendung der CMS-Bausteine und
• eine Anbindung an Stammdatensysteme, um qualitätskritische und pflegeaufwändige Einzelinformationen wie technische Daten nicht manuell verwalten zu müssen.

Um das Ganze noch mit einer Zahl zu unterlegen: Im besten Fall dauert es gerade einmal zehn Minuten, um ein neues Produktdatenblatt in ST4 zusammenzustellen – in allen 13 Sprachen selbstverständlich.

Unerlässlich auf dem Weg zur Digitalisierung

Steht auch in Ihrem Unternehmen das Thema Digitalisierung ganz vorn auf der Agenda? Dann geht es Ihnen wie vielen unserer Kunden, die bereits mit oder noch ohne CMS gezielt in professionelles Contentmanagement investieren. Denn Digitalisierung kann nur „mit“ gelingen.

Was sind die typischen Szenarien, in denen wir unsere Kunden zurzeit unterstützen? Dazu zwei Beispiele aus unserer aktuellen Projektwelt:

Aus ST4 direkt aufs Steuerpanel der Maschine

Für einen Sondermaschinenbauer haben wir vor über 10 Jahren SCHEMA ST4 als Redaktionssystem eingeführt. Dank optimaler Modularisierung und Wiederverwendung ist die klassische Doku-Pflicht – die Bereitstellung von Handbüchern in bis zu 20 Sprachen – seit Jahren kein Schmerz-Thema mehr. Momentan arbeiten wir an der intelligenten Mehrfachnutzung des wertvollen Contents in weiteren Kanälen. Eine automatisierte Erstellung von PowerPoint-Präsentation aus den Handbuch-Inhalten ist bereits abgeschlossen. Jetzt geht es daran, den Content so aufzubereiten, dass er am Steuerpanel der Maschinen angezeigt werden kann. Aber nicht als PDF-Dokument, sondern in kleinen Informationseinheiten, die genau zu dem Arbeitsschritt passen, für den ein Anwender gerade Unterstützung sucht. Wir sorgen für die notwendige Modularisierung, Verschlagwortung des Contents in SCHEMA ST4 und die Bereitstellung der Informationseinheiten im gewünschten Zielformat HTML5.

Digitalisierung von Informationsprozessen mit PIM, ERP und ST4

Ein Unternehmen aus der Nutzfahrzeug-Industrie betreibt eine nachhaltige Digitalisierung aller Informationsprozesse. Mit SCHEMA ST4 stellen wir den Baustein für das Contentmanagement zur Verfügung. Das bedeutet: In Zukunft werden alle pflege-intensiven Produktinformationen zentral im CMS gepflegt – und dann bedarfsweise in zielgruppenspezifische Informationsprodukte verarbeitet (Handbücher, Kataloge, Marketingbroschüren) oder in die digitalen Informations-Kanäle (Website, Shop-System, E-Learning-Plattform, Knowledge-Base, Apps für Service und Vertrieb) gespielt. In dem auf Automation und Vernetzung optimierten Prozess stellt SCHEMA ST4 nicht nur Informationen zur Verfügung, sondern ist auch auf der Input-Seite in die bestehende Systemlandschaft integriert und empfängt Daten z. B. aus PIM und ERP.

Mit maximalem Komfort für die System-Anwender

Ein CMS wie SCHEMA ST4 ist in jedem Fall eine gute Investition. Damit es seine Potenziale aber wirklich ausspielen kann, dürfen neben einer optimalen technischen Umsetzung die Anwender nicht vergessen werden. Denn wer später vor dem Bildschirm sitzt, ist ja maßgeblich mit dafür verantwortlich, dass die gewünschten Effekte auf der Qualitäts- und Kostenschiene auch wirklich erzielt werden.

Da das auch unseren Kunden wichtig ist, besteht ein guter Anteil unserer Leistung als Projektpartner darin, einen maximalen Anwendernutzen zu erzielen. Zum Beispiel so:

Team und Redaktionsprozess von vornherein mit im Blick

Mit einem Kunden aus dem Bereich Lasertechnik erarbeiten wir parallel zur Systemeinführung einen kompletten Redaktionsstandard. Die Redakteure sollen nicht raten müssen, was sie in Zukunft wie schreiben, ablegen, benennen und verknüpfen müssen. Dokumentiert ist der Standard in einem Redaktionsleitfaden, der auf Übersichtlichkeit und punktuelle Nutzbarkeit hin optimiert ist. Damit steht mit dem offiziellen Start von ST4 im Tagesbetrieb nicht nur das System, sondern zeitgleich auch der neue Redaktionsprozess zur Verfügung. So kann es wirklich losgehen.

Komplexität minimieren – Anwender rollenbezogen schulen und coachen

Ein großes deutsches Software-Unternehmen baut den Redaktionsprozess für Presales- und Aftersales-Informationen komplett neu auf. Es geht um ein Produktportfolio aus mehreren Hundert Software-Anwendungen. Und auch die Anzahl der ST4-Anwender liegt im dreistelligen Bereich – mit der besonderen Herausforderung, dass es sich um Mitarbeiter mit ganz unterschiedlichen Rollen im Redaktionsprozess handelt: vom Gelegenheitsanwender, der Inhalte lediglich kommentiert oder freigibt, bis hin zum Power-User, der täglich mit ST4 arbeitet und für die wirklich komplexen Aufgaben zuständig ist.
Um dieser Bandbreite Rechnung zu tragen, setzen wir an zwei Stellen an: Zum einen sorgen wir über eine entsprechende Client-Auswahl und -konfiguration dafür, dass jeder Anwender nur mit so viel Komplexität des Systems in Berührung kommt, wie er für seine speziellen Aufgaben benötigt. Zum anderen entwickeln wir für unseren Kunden ein modulares Schulungspaket, das genau auf die Informationsbedürfnisse der unterschiedlichen Anwendergruppen ausgelegt ist. Neben den Standard-Schulungen gibt es individuelle Coaching-Angebote, um etwa Leistungsträger situativ und nach Bedarf an konkreten Fragen des Nutzungsalltags weiterzuentwickeln.
Wir stellen unserem Kunden also beides zur Verfügung: unsere jahrelange technische Kompetenz als SCHEMA-Goldpartner und die redaktionelle Erfahrung aus dem täglichen Umgang mit diesem Expertensystem.

Sie sehen also: Egal ob eine Person oder mehr als 100 Beteiligte – mit der richtigen Vorarbeit und Know-how kann mit ST4 so ziemlich jede Situation im Redaktionsalltag bewältigt werden. Bei Fragen zu ST4 oder Interesse an einem Einsatz des CMS können Sie sich gerne an uns wenden!