Wie wenig ist genug? – Rechtskonforme Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau

Querbeet durch die Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau.

Hersteller müssen ihre Produkte rechtskonform machen. Neben dem Produkt selbst gehört dazu auch die Dokumentation. Dafür möchten sie so wenig Aufwand wie möglich betreiben. Doch wie wenig darf es werden und wie viel muss sein? Was benötigt meine Dokumentation, um rechtlich auf sicheren Füßen zu stehen? Und wie kann meine Redaktion effizient und trotzdem sicher und konsistent schreiben? Antworten darauf will das Buch auf meinem Tisch geben: „Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau“ von Heinz Schlagowski.

Für wen soll das Buch sein?

Das Buch möchte mich ansprechen und „alle, die mit technischer Dokumentation zu tun haben“. Das ist sehr breit gefächert und macht es dem Autor nicht einfacher – haben wir als technische Redakteure doch ganz anderes Fachwissen als der Laie, der sein Produkt auf den Markt bringen möchte und für das Drumherum wenig übrig hat. Das Buch will erklären, warum das Drumherum für rechtssichere Produkte weit mehr ist als nur eine lästige Pflicht.

Was liefert das Buch?

Gleich so viel: Nach dem Lesen werde ich mit einer Fülle an Informationen belohnt, die nicht nur den Technischen Redakteur, sondern auch den Hersteller eines Produktes ansprechen soll. Allerdings bläht diese Informationsfülle das Buch auch auf 700 Seiten auf, die gelesen werden wollen und größtenteils aus Text bestehen.

Europäische Gemeinschaft: Gesetze und Grundlagen für Produkte
Warum interessieren sich Entscheider zunehmend für das Thema technische Dokumentation – oder wären gut beraten, das zu tun? Ich als angehender Technischer Redakteur weiß natürlich warum technische Dokumentation wichtig ist (schließlich habe ich diesen Weg nicht zufällig eingeschlagen) und erfahre in diesem Teil nichts Weltbewegendes. Aber wer neu oder quer einsteigt weiß nach diesem Teil des Buches ebenfalls, warum diese Arbeit wichtig und sinnvoll ist.

Der Entscheider im Unternehmen weiß das vielleicht noch nicht und versteht durch die Vermittlung der rechtlichen Grundlagen und Vorschriften, warum konsistente und gute technische Dokumentation ein Thema ist, das Aufmerksamkeit verdient hat.

Normen und Richtlinien als „Stand der Technik“
Wenn ein Hersteller eine Maschine produziert oder ich die Dokumentation dazu schreibe, dann muss das nach dem „Stand der Technik“ erfolgen. Was das genau heißt, können der Hersteller und ich im Bereich der Normen und Richtlinien nachlesen. Das Buch klärt uns auf was getan werden muss, um Maschine und Dokumentation auf den Stand der Technik zu bringen. Dass der Autor das Thema sehr ernst nimmt, erklärt auch, warum das Thema das halbe Buch in Anspruch nimmt.

Während der Hersteller von den VDI-Richtlinien angesprochen wird, sind für mich die tekom-Leitfäden ein nützliches Handwerkszeug für den Alltag in der Redaktion. Auszugsweise Abschnitte und Erklärungen unter anderem aus der Maschinenrichtlinie und einigen DIN-Normen wie dem Klassiker 82079 helfen mir zu verstehen, was die manchmal sehr schwammigen Normen aus unserem Schrank eigentlich aussagen wollen. Der Entscheider versteht, welche Dokumente ich für meine Dokumentation benötige und kann die Kommunikation mit anderen Abteilungen fördern.

Sicher ist sicher
Sicherheit ist wichtig für denjenigen, der meine Dokumentation zu lesen bekommt. Damit sicher auch wirklich sicher und rechtskonform ist, präsentiert mir Herr Schlagowski die Informationen, die die Normen und Richtlinien enthalten, nochmals in einem separaten Kapitel. Dazu bekomme ich genaue Instruktionen zur Gestaltung – praktisch, da ich sofort anfangen kann, die Theorie in die Praxis umzusetzen.

Der rote Faden für die Dokumentation
Um individuelle Redaktionsleitfäden erstellen zu können, liefert das Buch einige Hinweise zur Entwicklung von Redaktionsleitfäden und betont, warum diese sinnvoll sind.

Wenn ich in die Situation kommen sollte, einen Leitfaden für eine Redaktion schreiben zu müssen, dann kann ich auf das Kapitel „Redaktionshandbuch“ zurückgreifen. Hier wird mir genau erklärt, warum ein Redaktionsleitfaden nützlich ist und wie man zu einem guten Redaktionsleitfaden kommt. Das Kapitel enthält aber keine Mustervorlage oder Beispiele für einen Redaktionsleitfaden. Die Schreib- und Recherchearbeit nimmt einem der Autor also nicht ab.

Damit der Leitfaden nicht zum Kuddelmuddel wird: Kapitel Redaktionsleitfäden
(Bild: Tim Reckmann / pixelio.de)

Für einen potenziellen Auftraggeber ist dieser Teil uninteressant, denn ihn interessiert weniger, wie ich arbeite, sondern was dabei herauskommt.

Hilfe zur Selbsthilfe
Wie ein Redaktionsleitfaden aussehen kann, wird mir im nächsten Kapitel klarer, das mit Beispielen aus einem Redaktionsleitfaden gewürzt ist, die zusätzlich noch mit Erklärungen versehen sind. Als Inspirationsquelle ist dieses Kapitel sehr gut geeignet und für Neueinsteiger sind die fertigen Bausteine einfach praktisch.

Das Kapitel liefert aber noch mehr. Der Betreiber der dokumentierten und ausgelieferten Maschine hat auch einige eigene Dokumentationspflichten. Um diesen nachzukommen, benötigt er weitere Informationen. Der informierte Hersteller weiß nach diesem Kapitel, welche Informationen das sind und kann diese gleich mitliefern.

Mehrere Maschinen sind eine Anlage
Das Schlusskapitel erklärt, wie aus der Maschine eine Anlage wird und welche Regeln dann für den Hersteller und meine Dokumentation gelten. Anhand des Kapitels können Entscheider festlegen, ob es sich um eine Anlage handelt und welche Einzeldokumente wie vorliegen müssen, um eine funktionale Gesamtdokumentation zu erzeugen.

Für wen ist das Buch tatsächlich geeignet?

Dem Anspruch „allen, die mit technischer Dokumentation zu tun haben“ wird das Buch gerecht, es waren nicht nur für mich interessante Abschnitte im Buch.

Besonders die konkreten Hilfen zur Erstellung eines Redaktionsleitfadens und die Gestaltungsvorschläge für Sicherheitshinweise haben mir gefallen.

Die Entscheider im Unternehmen wissen nach dem Lesen des Buches, warum sie unseren Beruf wertschätzen sollten und wie sie ihren Käufer auch nach dem Kauf bei seinen Dokumentationspflichten unterstützen können.

Rundumschlag mit großem Umfang

Allerdings erfordert das Buch dazu auch 700 Seiten und hat mich daher im ersten Moment eher abgeschreckt. Es kann als Universalbuch auch nicht in dieselbe Detailtiefe wie Fachliteratur gehen. Als Universalbuch ist „Technische Dokumentation im Anlagen- und Maschinenbau“ von Heinz Schlagowski geeignet, als Nachschlagewerk für Detailfragen weniger, da mich nicht jedes Kapitel angesprochen hat und ich reichlich oft mit Umblättern beschäftigt war. Hier bevorzuge ich spezielle Literatur, die genau auf die Technische Redaktion zugeschnitten ist.

Literatur: Heinz Schlagowski (Autor): Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau (2., überarbeitete Auflage 2015). Beuth Verlag GmbH, Berlin/Wien/Zürich, 749 Seiten. ISBN 978-3-410-25157-6

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.