Pflege ist das A und O, auch bei der Terminologie

„Pflege ist das A und O“ – Das sagen nicht nur Zahnärzte oder Kfz-Mechatronikerinnen, sondern auch Terminolog:innen. Terminologie kann eben nur dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die Qualität der Datenbank gesichert wird. Neben der Prüfung vorhandener Einträge und ihrer Verwendung, gehören auch Ergänzungen und neue Erhebungen zur Pflege der Terminologie.

Bestehende Termeinträge ergänzen

Wenn wir Terminologie prüfen, sorgen wir nicht nur für Textqualität; gleichzeitig verbessern wir damit bestehende Termeinträge, indem wir ihren Alltagsnutzen auf die Probe stellen. Bei Bedarf werden Definitionen korrigiert und erweitert oder fehlende Metadaten ergänzt.

Außerdem werden veraltete Benennungen und Inhalte entweder aktualisiert oder aber als obsolet gekennzeichnet. Damit letztere Einträge kein Dasein als dauerhafte Zwischenlösung fristen, sollte die Qualitätssicherung in regelmäßigen Zyklen durchgeführt werden. So können Sie feststellen, welche Informationen tatsächlich überflüssig sind und diesen Ballast dann abwerfen, indem Sie den Eintrag oder die einzelne Benennung löschen. Hier bietet sich auch die Gelegenheit zu prüfen, ob sich womöglich Dubletten angesammelt haben, die natürlich zusammengeführt werden müssen.

Zur Pflege des Termbestands gehören auch formale Prüfmaßnahmen:

• Sind die Datenkategorien vollständig? Müssen weitere Metadaten erfasst werden?
• Funktionieren Links und Querverweise noch?
• Werden Quellen richtig dargestellt und sind sie seriös?
• Müssen Schreibfehler, z. B. in der Definition korrigiert werden?

Prozessoptimierung und neue Erhebungen

Während Sie Ihren Termbestand pflegen, lassen sich oft systematische Fehler oder suboptimale Muster bei der Erfassung von Terminologie erkennen. Deshalb zählt letztlich auch das Anpassen von Regeln und Abläufen im Terminologieprozess zur Pflege Ihrer Datenbank.

Zum Beispiel sollte die Benennungsbildung bei der Termextraktion immer den Regeln folgen, die Sie im Terminologieleitfaden festhalten. Jetzt stellen Sie fest, dass sich unter Ihren Termeinträgen sowohl der „Rollladen-Motor“ als auch der „Rollladenmotor“ befindet. Montiert wird der Motor von Fachpersonal in „Arbeitsschutzkleidung“ oder „Arbeitsschutz-Kleidung“. Um solche unnötigen Dubletten in Zukunft zu umgehen, können Sie ganz spezifische Regeln zur einheitlichen Verwendung von Bindestrichen bei der Bildung von Komposita aufstellen.

Vielleicht möchten Sie aber auch neue Datenkategorien festlegen, um ihre Datenbank noch besser nutzbar zu machen. Auch das Feedback Ihrer Kollegen kann Anstoß geben, Erhebungen in Zukunft anders zu gestalten. Das Optimieren von laufenden Prozessen und einzelnen Arbeitsschritten ist ein wichtiger Teil des Terminologiemanagements und wirkt sich direkt auf die Qualität neuer Einträge aus.

Kennzahlen – Erfolgsrezept für das Terminologiemanagement

Übrigens: Wenn Sie den Erfolg Ihrer Terminologiepflege messbar machen möchten, helfen eine Reihe von Kennzahlen. Sie können sich etwa genauer ansehen, wie viele Benennungen in einer bestimmten Zeit gewonnen werden oder Sie betrachten den Grad der Übersetzbarkeit Ihrer Einträge. Solche Kennzahlen helfen nicht nur bei der Pflege und allgemeinen Qualitätssicherung der Terminologie, sie machen auch wirtschaftliche Erfolge sichtbar und erhöhen so die Akzeptanz der Terminologiearbeit selbst. Das wiederum ist ein wichtiger Grundpfeiler für zielführendes Terminologiemanagement.

Apropos: Auch wenn wir mit unserer Blogreihe über Terminologiemanagement am Ende sind, mit der Pflege Ihrer Datenbank ist jetzt nicht Schluss. Abgeschlossen ist das Terminologiemanagement nie, es gibt schließlich keinen „fertigen“ Datensatz. Vielmehr beginnt der Lebenszyklus der Terminologie nun wieder von vorn. Sie verbessern die Bedingungen für weitere Extraktionen und die effiziente Nutzung der Daten mit jedem neuen Zyklus. Dieser Lebenszyklus ist das Rezept für erfolgreiches Terminologiemanagement. Und mit dem richtigen Werkzeug, Know-how und etwas Geduld auch kein Hexenwerk.

Wie klappt es bei Ihnen mit der Terminologiearbeit, besonders der Qualitätssicherung? Was läuft gut, wo hakt es manchmal?