Suchmaschinenoptimierung für PDF-Anleitungen

PDF ist immer noch das beliebteste Format in der Technischen Redaktion. Das ist kein Wunder, hat es doch viele Vorteile: Auf nahezu jedem Rechner auch offline lesbar, gegen Veränderungen geschützt, mit eindeutigem (gelegentlich auch ausgefeiltem) Layout und in einer von den Kunden gewohnten „Buch-Anmutung“. Doch wie sieht es mit der Suchmaschinenoptimierung von PDF-Anleitungen aus?

Anleitungen sind idealer Content für Suchmaschinen

Marketingleuten bereitet das Format PDF in der Regel einige Bauchschmerzen, denn Suchmaschinen können PDF zwar indizieren – also für ihre Suchergebnisse erfassen und berücksichtigen –, sie tun sich aber auch nach fast dreißig Jahren PDF immer noch schwer damit. Das Problem hat sogar drei Aspekte:

• Zum einen werden PDF von den Suchmaschinen weniger leicht gefunden.
• Zum anderen werden sie oft als weniger relevant eingestuft und landen damit auf den hinteren Ergebnisseiten.
• Und außerdem werden PDF auf den Ergebnisseiten oft weniger präzise dargestellt als Webseiten, z. B. fehlen dann passende Beschreibungen. Das senkt die Klickrate und damit die Relevanz.

Aus Marketingsicht ist das ein Desaster, denn Technische Dokumentation ist hochrelevanter Content, der genau die entscheidenden Themen des Unternehmens widerspiegelt. Das mag einige vielleicht auf den ersten Blick überraschen. Bei genauerem Nachdenken wird aber schnell klar:

• Jede Dokumentation beschäftigt sich mit dem Produktportfolio des Unternehmens.
• Normalerweise ist Dokumentation auch auf gute Lesbarkeit optimiert, was von Suchmaschinen belohnt wird.
• Dass die meisten Unternehmen oft auch sehr viele, relativ lange Anleitungen produzieren, ist bei Suchmaschinen auch ziemlich hilfreich.
• Außerdem werden Anleitungen größtenteils in viele Sprachen übersetzt: ein weiterer Pluspunkt.

Aus Sicht der Suchmaschinenoptimierung (SEO) sind Anleitungen also fast schon idealer Content.

SEO-optimierte PDF – geht das?

Die Ideallösung wäre natürlich, die Anleitungen als HTML bereitzustellen, um den Crawlern Futter zu geben. Es gibt aber in vielen Redaktionen gute Gründe, warum das nicht möglich ist. Auch wenn Anleitungen als HTML publiziert sind, kann es sinnvoll sein, sie zusätzlich auch als PDF anzubieten, z. B. für den Download. Womit wir wieder bei unserem Problem mit der Sichtbarkeit der PDF-Dokumente wären.

Es gibt allerdings einen Kniff, mit dem man es Google und Co. leichter machen kann: Suchmaschinen werten die PDF-Eigenschaften, also Metadaten der PDF-Dokumente aus und berücksichtigen sie auch bei der Darstellung auf der Ergebnisseite. Damit lösen wir die oben genannten drei Probleme auf einmal: Die Wahrscheinlichkeit, dass PDF-Dateien durch Suchmaschinen erfasst werden, steigt und die Inhalte werden als relevanter eingeschätzt und deshalb auch öfter empfohlen. Außerdem sieht der Eintrag in der Suchergebnisliste besser aus und wird deshalb auch häufiger angeklickt. Und das beeinflusst dann wieder die Wahrscheinlichkeit, mit der Google & Co das PDF als Suchergebnis auflisten.

Welche Informationen gehören in die Metadaten?

Was sollte nun in den PDF-Metadaten hinterlegt werden? Als Titel sollte der Titel der Anleitung inklusive Version stehen. Es schadet auch nicht, hier schon mal die Herstellerfirma zu nennen. Die Firma sollte zudem im PDF-Standard-Feld „Verfasser“ stehen und nicht – wie das z. B. von Word automatisch angelegt wird – der letzte Bearbeiter bzw. die letzte Bearbeiterin. In der Rubrik „Thema“ hinterlegt man am besten ähnliche Texte, wie man sie auch in den Meta-Angaben einer Webseite auflisten würde.

Was unter dem Feld „Stichwörter“ stehen sollte, unterscheidet sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Fast immer sind folgende Informationen sinnvoll: Produktname, Produktart (z. B. hydraulische Presse), Branche des Herstellers (z. B. „Sondermaschinenbau“) und Branche der Kunden (z. B. „Kunststoffspritzgießtechnik“). Außerdem können typische Tätigkeiten aufgeführt werden, die mit dem Produkt erledigt werden. Auch die Art der Anleitung (z. B. „Transportanleitung“) ist eine relevante Information. Die Erfahrung zeigt: Wenn man erst einmal anfängt zu überlegen, fallen jedem schnell eine ganze Reihe von Themen ein, die hier genannt werden sollten. Vertriebsgebiet? Warum nicht? Vertriebshotline? Aber sicher!

Eine wichtige Hilfe ist hier übrigens Ihre Terminologie-Datenbank, denn dort sind viele relevante Begriffe für Ihr Unternehmen gesammelt. Noch besser ist allerdings, dass hier auch die Begriffe gesammelt sind, die Sie zwar in Ihrem Unternehmen und in Ihren Anleitungen nicht verwenden, aber Ihre Kunden durchaus.

PDF-Metadaten aus dem CMS

Ich verrate hier vermutlich kein Geheimnis, wenn ich sage, dass wir bei doctima gerne SCHEMA ST4 zum Erzeugen von solchen optimierten PDF-Dokumenten verwenden. Das hat aus unserer Sicht einige klare Vorteile. Mit SCHEMA ST4 lassen sich die PDF-Eigenschaften beim Erstellen automatisch befüllen. Dazu lassen sich beliebige Content-Einheiten auslesen und in den benötigten Feldern eintragen: Dokumentart aus dem Knotentyp, relevante Produkte aus den Metadaten, die Versionsnummer aus der Versionsinformation und vieles mehr. Außerdem kann man dann die mächtige Übersetzungsunterstützung von SCHEMA ST4 nutzen und erzeugt so nicht nur für die Quellsprache SEO-optimierte PDF, sondern auch für alle Zielsprachen. Der Marketingeffekt multipliziert sich dadurch.

Grundsätzlich funktioniert die Suchmaschinenoptimierung von PDF-Anleitungen auch mit anderen Werkzeugen. Im Prinzip geht das sogar mit MS Word, man wird sich dann halt einen eigenen Workflow für die Befüllung der Eigenschaften überlegen müssen. Grundsätzlich steht also besser auffindbaren PDF-Anleitungen nichts mehr im Weg.