Sicherheits- und Warnhinweise sind ein Thema, bei dem ironischerweise viel Unsicherheit herrscht – sowohl bei Ingenieur*innen als auch bei Technischen Redakteur*innen. Als Dienstleister merken wir oft, dass Technische Redaktionen lieber mehr Hinweise in die Doku aufnehmen als unbedingt nötig ist. Frei nach dem Motto: sicher ist sicher!
Dieses Vorgehen wirkt sich auch auf die Anwender*innen und ihre Einstellung gegenüber dem Produkt aus. Genauso fatal können aber auch Forderungen aus dem Marketing sein, weniger Sicherheits- und Warnhinweise in die Anleitung aufzunehmen. Das Ziel: Das Produkt soll „nicht so gefährlich wirken“.
Darüberhinaus gibt es oft Schwierigkeiten bei der Gestaltung und Struktur von sicherheitsrelevanten Hinweisen. Manchmal schreibt ein Ingenieur sehr komplexe Hinweise, denen die SAFE-Struktur (siehe Infokasten) fehlt. Oder die Hinweise verschachteln den Text, so dass Lesende die Handlungen nur schwer verstehen können.
In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Sicherheitshinweise besser gestalten können.
Die SAFE-Methode ist ein Verfahren zur systematischen Gestaltung von Sicherheitshinweisen. Das Akronym steht für:
- Schwere der Gefahr (Signalwort)
- Art und Quelle der Gefahr
- Folgen bei Missachtung der Gefahr
- Entkommen (Maßnahmen zur Abwehr der Gefahr)
Sicherheitshinweis – Warnhinweis – bitte wie?
Beide Begriffe tauchen oft als Synonyme auf, was sie aber nicht sind! Sicherheitshinweise stehen am Anfang des Handbuchs meist in einem eigenen Kapitel. Sie informieren die Leser*innen ganz allgemein über den sicheren Umgang mit dem Produkt. Sie beziehen sich dabei nicht konkret auf einzelne Handlungen mit und am Produkt.
Warnhinweise hingegen beziehen sich dagegen auf konkrete Handlungen. Sie zeigen den Leser*innen Sicherheitsrisiken für die jeweilige Anweisung. Hierbei gibt es auch Warnhinweise, die für einen bestimmten Handlungsschritt relevant sind. Diese eingebetteten Warnhinweise betrachten wir später noch einmal genauer.
Viel hilft viel? Nicht unbedingt bei sicherheitsrelevanten Hinweisen
Die Anzahl der Sicherheitshinweise und Warnungen ist also häufig ein Problem. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sagt die Produktentwicklung: „Da machen wir lieber noch einen Hinweis ins Handbuch.“ Das Marketing sieht das oft anders. Mit weniger Hinweisen scheint ein Produkt sicherer.
Sieht der Kunde oder die Kundin in der Anleitung zu viele Warn- und Sicherheitshinweise, überspringt er diese vielleicht – auch die wirklich wichtigen Hinweise. Zu wenig Hinweise sind natürlich auch nicht richtig, da Nutzer*innen so Gefahren im Umgang mit dem Produkt nicht gut erkennen. Welchen Weg soll die Technische Redaktion nun gehen?
Um rechtlich abgesichert zu sein, hilft die Risikobeurteilung. In ihr stehen alle Gefahren, die vom Produkt ausgehen können plus Maßnahmen, um diese abzuwehren. Die meisten gelisteten Gefahren sollten natürlich schon bei der Produktentwicklung beseitigt werden. Der Rest muss im Handbuch berücksichtigt werden.
Um die Anzahl der Hinweise nicht unnötig zu vergrößern, kann auch an den Handlungsanweisungen geschraubt werden. Durchdachte und präzise Handlungsbeschreibungen helfen dabei, Gefahrenpotenziale bei der Handlung zu umgehen. Ist dies dennoch nicht möglich, dann muss ein Hinweis an die jeweilige Stelle mit einer kurzen und prägnanten Formulierung.
Aufbau und Gestaltung von Sicherheitshinweisen und Warnhinweisen
Oben habe ich bereits das SAFE-Prinzip erwähnt, das den Aufbau der Sicherheits- und Warnhinweise beschreibt. Hier einmal ein Beispiel für einen Warnhinweis nach dieser Struktur:
- Schwere der Gefahr (Signalwort): „Warnung“
- Art und Quelle der Gefahr: „Verbrennungsgefahr durch heiße Oberflächen“
- Folgen: „Schwere Körperverletzung“
- Entkommen: „Tragen Sie hitzebeständige Handschuhe.“
Diese Informationen müssen laut IEEE-82079 in Warnhinweisen enthalten sein. Die Norm beschreibt auch die geeignete Stellen für Warnhinweise: entweder am Anfang einer Handlungssequenz oder unmittelbar vor dem betreffenden Handlungsschritt. Welche Signalwörter es gibt und wie diese farblich gestaltet werden, finden Sie in der ANSI Z535.
An dieser Stelle ist auch ein Unterschied in der Gestaltung sinnvoll: Ein typischer Warnhinweiskasten vor den Handlungsanweisungen zieht eher Aufmerksamkeit auf sich. Dagegen stört ein solcher Kasten zwischen den Handlungsschritten eher den Textfluss. Die Anwender*innen haben entweder Schwierigkeiten die Handlungsanweisungen nachzuvollziehen oder überspringen einfach den Hinweiskasten ähnlich wie die Werbung in der Zeitung. Sollen die Warnhinweise trotzdem zwischen den Handlungsschritten platziert werden, so müssen Sie das Format entsprechend anpassen. Im folgenden Bild ist das exemplarisch dargestellt:
links: Warnhinweis oberhalb der Handlungsschritte mit erhöhter Aufmerksamkeitswirkung
rechts: eingebetteter Warnhinweise zwischen den Handlungsschritten mit verbessertem Lesefluss
Natürlich müssen Sie noch viele andere Dinge beachten, wie zum Beispiel:
- Piktogramme
- Formulierungen und Terminologie in Sicherheits- und Warnhinweisen
- sowie das Zielmedium – Stichwort mobile Dokumentation.
Das sprengt aber an dieser Stelle den Rahmen. Wir werden das Thema sicher in zukünftigen Blogartikeln wieder aufgreifen.
