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Im Sommer 2018 brachte Quanos für SCHEMA ST4 ein neues Feature heraus: den „Workflow Designer“ (der inzwischen Automation Designer heißt). Mit diesem Tool lassen sich individuelle Redaktionsprozesse abbilden und automatisieren. Wir berichteten hier im Blog von der Einführung bei einem Kunden. Ein Jahr ist seitdem vergangen und beim Kunden begleiten Workflows die tägliche redaktionelle Arbeit. Anlass für uns einmal nachzufragen: Wie kommen Anwender und Redaktionsleiter damit zurecht? Was läuft gut, was sollte noch verbessert werden? Wie stark hat die Automatisierung die Prozess-Schritte verbessert und beschleunigt?
Wir haben mit der Redaktionsleitung gesprochen und ein insgesamt recht positives Feedback erhalten.
Die wichtigsten Vorteile von ST4-Workflows
Verlässlichkeit
Die technische Unterstützung an sich bringt der Redaktionsleitung das gute Gefühl, dass Prozesse angestoßen und dann auch verlässlich durchlaufen werden. Workflow-Verantwortliche benötigen nur wenige Klicks, um einen Workflow-Lauf zu initiieren, so unsere Gesprächspartnerin. Sie findet die Möglichkeit genial, den Redaktionsprozess direkt aus dem Content-Management-System ST4 anzuschieben. Auch die Anwendenden würden die Vorteile der automatisierten Schritte sehen.
Flexibilität
Individuell konfigurierte Workflows in ST4 können beim Anstoßen mit demjenigen Content verbunden werden, der z. B. redaktionell überarbeitet werden soll. Der Kunde muss also anders als früher keinen Überarbeitungszyklus für alle Inhalte mehr starten, sondern nur für ausgewählte. Als sehr wertvoll stuft die Redaktionsleitung diesen Umstand für sich ein, weil sie dadurch enorme Flexibilität gewänne.
Im Zuge der wenigen Klicks, die zum Anstoßen eines Workflows notwendig sind, könne man für jede Rolle Bearbeitungszeiten eintragen, Rollen aktivieren oder deaktivieren. Dadurch stünden unterschiedliche Mittel zur Verfügung, den bevorstehenden Workflow je nach Anforderung zu steuern und zu gestalten.
Nachvollziehbarkeit
Dass Informationen nicht verloren gehen – dieser Eigenschaft der Workflows in ST4 gibt die Redaktionsleitung volle Punktzahl. Eine Änderungshistorie in jedem Workflow biete einen Überblick, welche Teilaufgabe wann bearbeitet wurde oder noch zu erledigen sei. Für jede Workflow-Aufgabe werde aus dem Tool automatisch eine E-Mail verschickt, die dem Empfänger mitteile, wer in welcher Rolle am Prozess beteiligt sei. So fände für jeden Beteiligten eine Rückkopplung statt.
Die speziellen ST4-Workflow-Viewlets „Aufgaben“ und „Aufgabenübersicht“ seien wichtige Werkzeuge, da sie die Inhalte und auch die Summe der Aufgaben anzeige. Und zwar individuell im persönlichen Client – während die Redaktionsleitung in alle Aufgaben Einblick hätte und zur Not auch eingreifen könne.
Was geht noch besser?
Dass ein Redaktionsprozess analysiert und richtig definiert werden muss, steht für unseren Kunden außer Frage. Eine Abbildung mittels Workflow-Management-Tool heilt schließlich keinen unausgereiften Prozess!
Je größer der persönliche Zugang, desto effizienter
Abgesehen davon: Wie viel Nutzen man aus den Workflow-Mechanismen ziehen könne, meint die Redaktionsleitung, sei auch von der Person abhängig. Manche Beteiligte hätten eine Schulung nicht nötig gehabt und sich selbst innerhalb kurzer Zeit eingearbeitet. Für sie seien die Abläufe nachvollziehbar, weil sie technikaffin wären und die Workflows aus ihrer Sicht gängige Mechanismen für eine moderne Software enthielten.
Andere Anwendende hätten sich bereits während der Schulung schwergetan, auch weil sie mit Prozess-Veränderungen allgemein schwerer zurechtkommen bzw. weil sie technisch nicht Schritt halten könnten. Dies gälte besonders dann, wenn diese Personen nur selten (z. B. zweimal im Jahr) eine Workflow-Aufgabe erhielten.
Hoffen auf neue Funktionen
Von der Funktion „Fristenüberwachung“ (2019 SP1) erhofft sich der Kunde einiges. Bislang hat jeder Workflow-Teilschritt zwar ein Anfangsdatum und ein Enddatum, doch man habe jetzt dieselben Personen wie früher anschreiben müssen, weil sie das Enddatum versäumt hatten. Erst künftig wird der Workflow die Frist prüfen und bei Überschreiten automatisch eine E-Mail versenden können.
Was sich der Kunde außerdem wünscht, ist eine Anzeige der Freigabestatus einer jeden Rolle in den Metadaten. Dieser Wunsch ist technisch bereits machbar, kann also prinzipiell jederzeit erfüllt werden – anders als manche Bequemlichkeitsfunktion, die vielleicht erst in einem der nächsten Releases erscheint.
Fazit
In Summe gibt der Kunde den Workflows acht von zehn Punkten. Schließlich biete das Feature „Workflow bzw. Automation Designer“ schon jetzt sehr viel Mehrwert: Beim ersten Durchlauf des über mehrere Monate angesetzten Prozesses sei dieser schon schneller ans Ziel gekommen als früher.
Haben Sie Fragen zum Automation Designer oder generell zu Redaktionsprozessen? Stellen Sie sie gerne hier in den Kommentaren.
Webinar „Redaktion leicht gemacht mit dem Automation Designer von SCHEMA ST4“
