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Technische Redaktionen stehen im Arbeitsalltag im engen Austausch mit der Produktentwicklung. Schließlich liefert diese Abteilung notwendige technische Informationen für die Dokumentation oder auch Informationen darüber, welche Gefahren unter welchen Bedingungen von einem Produkt ausgehen. Oft funktioniert die Kommunikation gut. Trotzdem kommt es gelegentlich zu Missverständnissen, die allen Beteiligten nicht nur Energie, sondern auch wertvolle Zeit rauben. Mit meinen fünf Tipps zeige ich Ihnen heute, wie die Zusammenarbeit besser und reibungslos klappen kann.
Tipp 1: Kommentare ja, aber bitte präzise
Wenn sich beide Seiten darüber im Klaren sind, wie die Kommunikation in der Regel abläuft – schriftlich über Korrekturversionen – ist schon viel gewonnen. Ein Hauptproblem: nicht vollständige oder schwer verständliche Kommentare. Dies ist meist dem Zeitdruck geschuldet und daher nachvollziehbar. Gleichwohl ist es für die Technische Redaktion schwierig, mit einsilbigen oder uneindeutigen Kommentaren Anweisungen korrekt zu interpretieren. Wenig hilfreich sind als Beispiel Kommentare wie „???“.
Auch mehrfache Ausrufe- und Fragezeichen oder Großbuchstaben – quasi ein schriftliches Anschreien – sind für eine effektive Zusammenarbeit nicht notwendig und sorgen höchstens für Unmut. Besser wäre hier eine ausführlichere Beschreibung:
- Ist etwas unklar?
- Ist etwas falsch?
- Was muss geändert werden?
Ein weiteres Beispiel: In der PDF-Datei wird ein Kommentar gesetzt, der aber nicht eindeutig mit der zu ändernden Textstelle verbunden ist. Oder Korrekturen werden separat zum Korrekturdokument geliefert. Die Redakteur:innen müssen also für die Änderung erst die entsprechende Textstelle zum Kommentar finden. Im Einzelfall ist das lästig, aber nicht so schlimm. Häufen sich diese Fälle, steigt der zusätzliche Abklärungsaufwand (und damit auch die Kosten) sehr schnell.
Für einen reibungslosen Ablauf ist es also wichtig, Korrekturanweisungen so knapp wie möglich, aber auch so ausführlich wie nötig zu formulieren. Versetzen Sie sich in die Perspektive des Anderen und berücksichtigen Sie die Kernkompetenzen Ihres Kommunikationspartners. Ratsam ist es, sich bei komplizierteren Kommentaren kurz zu besinnen und abzuwägen: Kann der oder die Adressat:in das Geschriebene in dieser Form einwandfrei verstehen?
Im Idealfall sollte ein Kommentar folgende einfache Fragen eindeutig abdecken:
- Was ist zu ändern?
- Wo steht es?
- Wie umsetzen?
Tipp 2: Fachlich immer up to date
Besonders ärgerlich wird es dann, wenn die Technische Redaktion vom Informationsfluss abgeschnitten ist. Oft kommt es vor, dass die Technische Dokumentation bereits dann erstellt wird, wenn das Produkt noch nicht final entwickelt ist. Dafür müssen aber unbedingt technische Informationen zum Produkt vorliegen. Ergeben sich in der Zeit der Bearbeitung Änderungen am Produkt, muss die Technische Redaktion darüber umgehend informiert werden. Geschieht dies nicht, muss die zugelieferte Information erneut geprüft und Anleitungen überarbeitet werden – ein unnötiger Aufwand und ein Zeichen für schlechte Kommunikation zwischen den Abteilungen.
Tipp 3: Mein Revier – Dein Revier
Die meisten Ansprechpartner:innen aus der Entwicklung sind heilfroh, dass sie sich auf ihr Fach konzentrieren können. Gelegentlich meint es aber jemand besonders gut und schlägt redaktionelle Änderungen vor. Redaktionen sind für konstruktive Vorschläge in der Regel offen, behalten sich aber die Entscheidungshoheit aus gutem Grund vor.
Schwierig wird es besonders dann, wenn die Vorschläge standardisierte Texte betreffen. Hier sollten Änderungen gut überlegt sein, da sie oft mit vielen verschiedenen Aspekten zusammenhängen. Das Sicherheitskapitel basiert beispielsweise auf komplexen rechtlichen Entscheidungen. Dazu kommen noch Formulierungsregeln, die eingehalten werden müssen, von denen die Entwicklung aber nicht unbedingt weiß usw. Entwicklerinnen oder Produktmanager können sich also getrost auf die fachlichen Inhalte konzentrieren, für Sprache und Gestaltung sind die Technischen Redaktionen zuständig – und dazu auch bestens in der Lage.
Tipp 4: Contentmanagement verstehen
Ein weiteres Fallbeispiel aus unserer Praxis: Zwei Dokumente werden kurz aufeinander zur Korrektur ausgeliefert, die im Contentmanagement-System teils auf denselben Bausteinen basieren. Es folgt ein erboster Kommentar: „Warum ist das hier wieder falsch??? Das habe ich doch schon im anderen Dokument markiert!!!“
Ganz abgesehen davon, dass niemand gerne angebrüllt wird, auch nicht in schriftlicher Form (siehe Tipp 1), fällt hier etwas besonders auf: Grundlegende Redaktionsprozesse wurden nicht berücksichtigt. Wenn zwei Dokumente auf dieselben Bausteine im CMS zurückgreifen, wiederholt sich zwangsläufig auch ein Fehler in beiden Dokumenten. Die Produktentwicklung muss selbstverständlich nicht den kompletten Content und die Arbeitsprozesse der Redaktion im Kopf haben. Trotzdem sollte zumindest ein grundlegendes Verständnis von Contentmanagement vermittelt werden, um überflüssige Kommentare und Missverständnisse zu vermeiden. Sprechen Sie also mit Ihren Kolleg:innen aus der anderen Abteilung und informieren Sie sie grob über Arbeitsaufläufe. Damit kommen wir schon zum letzten Tipp …
Tipp 5: Wir ziehen alle am selben Strang!
Sie sehen: Eine klare und respektvolle Kommunikation von beiden Seiten sowie gegenseitiges Verständnis vereinfacht die redaktionelle Arbeit ungemein. Eine kurze Schulung zwischen Technischer Redaktion und Entwicklung bzgl. Arbeitsabläufen, Standards, Verantwortlichkeiten und redaktionellen Zusammenhängen kann ein besseres Verständnis für die Arbeit der jeweils anderen Abteilung schaffen und die Zusammenarbeit erleichtern.
Ergänzen Sie auch die überwiegend schriftliche Kommunikation über Korrekturversionen mit persönlichen Gesprächen. Oft wird die eigentliche Absicht hinter einem Kommentar im direkten Austausch deutlicher. Durch regelmäßige Gesprächstermine mit der „Technik“ verbessert sich der Bearbeitungsprozess, etwaigen Missverständnissen wird vorgebeugt oder sie lösen sich frühzeitig auf.
Wie läuft bei Ihnen die Kommunikation zwischen Technischer Redaktion und Entwicklung? Haben Sie bestimmte Rituale und Regeln für eine bessere Zusammenarbeit? Wir freuen uns über Ihre Erfahrungen!
