Schulungsunterlagen, die wirklich helfen

In unserem ersten Beitrag rund um das Thema Schulungen haben wir uns mit Schulungskonzept- und aufbau befasst. Nun sind Sie an dem Punkt, an dem das Konzept steht und es an die Vorbereitung der Lehrunterlagen geht. Hier kommt es auf die richtige Dosierung und den überlegten Einsatz an – schließlich möchten Sie Ihrem Auditorium nachhaltig neue Erkenntnisse vermitteln und es nicht verwirren. Das betrifft nicht nur das Skript für die Teilnehmer, sondern auch die eigenen Folien und Notizen. Niemand möchte sich während der Vorlesung oder des Workshops in seinen eigenen Unterlagen verzetteln. Das Grundgerüst eines strukturierten Vortrages sind also die Unterlagen, die zum Einsatz kommen. Über sie können Sie den Informationsgehalt, die Informationsfülle und die Visualisierung des Gesagten steuern und dann zielgruppengerecht einsetzen.

1. Stellen Sie die richtigen Unterlagen zusammen

Grundsätzlich sollte das Skript das Gesprochene unterstützen und dem Zuhörer die Möglichkeit geben, Informationen auch nach dem Workshop nachschlagen zu können. Dafür brauchen die Teilnehmer Zugriff auf ein speziell für sie gefertigtes Skript, um Ihren Ausführungen direkt folgen zu können. Die Inhalte der Unterlagen sollten sich also unbedingt mit den Inhalten Ihrer Schulung decken. Das klingt selbstverständlich, aber oft verteilen Trainer Unterlagen, die mit den Inhalten nur geringfügig zu tun haben.

Unterscheiden Sie bei der Vorbereitung zwischen Ihren eigenen Schulungsunterlagen und der Version für die Teilnehmer. Sie sollten keine Eins-zu-Eins-Kopien Ihrer Aufzeichnungen herausgeben, da diese meist mit Hintergrundwissen und Notizen ergänzt werden. Das könnte Ihr Publikum verwirren oder einfach den Rahmen der zu vermittelnden Inhalte sprengen. Stellen Sie eine abgespeckte Version Ihrer Unterlagen mit allen relevanten Lerninhalten zusammen, die übersichtlich und leicht zu lesen ist und als Bonus Hinweise zu weiterführenden Quellen enthält. So gewährleisten Sie, dass die Teilnehmer Ihrem Vortrag durchgehend folgen können und ihre Folien nur noch bei Bedarf um einige wenige Informationen ergänzen müssen.

2. Setzen Sie sich Ziele

Was möchten Sie mit Ihrem Skript erreichen? Sie wollen alle relevanten Lerninhalte transportieren ohne aber die Leser mit einer Informationsflut zu erschlagen. Zusätzlich möchten Sie weiterführendes und vertiefendes Lehrmaterial anbieten.

Dafür empfiehlt es sich, die Unterlagen für Teilnehmer in mehrere Bereiche zu unterteilen und diese klar voneinander zu trennen. Hier einmal ein Beispiel wie so eine Unterteilung aussehen kann.

1. Eine übersichtliche Zusammenstellung der Lerninhalte, die sich mit den vermittelten Inhalten so deckt, dass die Teilnehmer Ihren Ausführungen leicht folgen können.
2. Anschauungsbeispiele zu den beschriebenen Themen, um die Inhalte greifbarer zu machen und einen Praxisbezug herzustellen.
3. Übungsmaterial zur selbstständigen Anwendung des Erlernten und Sicherung der erworbenen Kenntnisse. Idealerweise sind die Übungsaufgaben praxisnah und auf den Arbeitsalltag der Teilnehmer abgestimmt.
4. Weiterführende Informationen wie Artikel zu tiefergehenden Sachverhalten oder Hintergrundinformationen. Sie können auch artverwandte Themen ansprechen, um den Kontext und die Positionierung der Lerninhalte im Arbeitsumfeld klarer zu gestalten.
5. Geben Sie auch Ihre Kontaktdaten an, um auf spätere Nachfragen reagieren zu können. Oft zeigt sich erst später, wie sehr die aufgenommenen Inhalte gefestigt wurden oder eben nicht. In solchen Fällen können Sie dann Unklarheiten, schnell und ohne großen Aufwand aus der Welt schaffen.

3. Überfordern Sie Ihre Teilnehmer nicht

Vergessen Sie bei den Vorbereitungen nicht Ihr eigenes Skript! Eine gut durchdachte Struktur steigert die Nachvollziehbarkeit Ihres Vortrags enorm. Ähnlich wie bei dem Skript für die Teilnehmer, sollten Sie Ihre eigenen Notizen nicht mit Informationen überladen. In der Hitze des Gefechts behalten Sie so leicht den Überblick und können schneller wieder einsteigen, falls Sie doch einmal den Faden verlieren sollten.

Mit Ihren Unterlagen sind Sie Inhaber des gesamten Wissens, das in der Schulung transportiert werden soll und der Antworten zu allen Fragen, die im Laufe Ihres Workshops bei den Teilnehmern aufkommen könnten. Markieren Sie sich einzelne Abschnitte und wichtige Stellen, um sie klar voneinander abzugrenzen und schaffen Sie sich so eine übersichtliche Makro- und eine Mikrostruktur für Ihre Unterlagen.

4. Nutzen Sie die richtigen Formate

Um Ihre ganze Arbeit auch für die Schulungsteilnehmer so nutzbar wie möglich zu machen, sollten Sie nun für die richtige Darstellung der Unterlagen sorgen. Hier stellen sich Fragen wie:

• Wie arbeiten die Teilnehmer und ich mit dem Skript? Welche Medien nutzen wir?
• Sollen die Unterlagen jederzeit abrufbar sein, auch noch nach dem Seminar?
• Welcher Umfang ist sinnvoll?

Zeigen Sie den Teilnehmern die Zugangswege zum Lehrmaterial und stellen Sie je nach Umfang gegebenenfalls eine Suchfunktion, ein Inhaltsverzeichnis oder einen Index zur Verfügung.

Wählen Sie ein passendes Format für die Weitergabe. Es kann vorkommen, dass einige Formate wie Powerpoint an den Sicherheitsrichtlinien einzelner Unternehmen scheitern.

Vergessen Sie auch nicht, dass Sie eventuell Inhalte weitergeben können, die erst im Laufe der Schulung entstehen. Beispiele sind hier Tafelabschriften oder Flipcharts. Diese sollten Sie fotografisch festhalten.

Zudem zeigen wir Ihnen hier noch eine Zusammenstellung von verschiedenen Unterlagen, die man in einer Schulung oder einem Vortrag verwenden kann, nach Zielgruppen geordnet. Achten Sie darauf, dass nicht jedes Material auch in jedem Workshop Sinn macht. Schneiden Sie die Menge und Art Ihrer Unterlagen individuell auf die jeweilige Schulung zu.

5. Holen Sie sich Feedback und Kritik

Keine Weiterentwicklung ohne Fehlersuche! Holen Sie sich Feedback und Kritik von den Teilnehmern zu Ihrem Skript ab und versuchen Sie es stetig weiterzuentwickeln und Unklarheiten zu beseitigen. Versuchen Sie, durch Textbausteine die Wiederverwendbarkeit Ihrer Unterlagen so zu erhöhen, dass Sie bei artverwandten Schulungen nur noch Teile neu anlegen müssen und nicht jedes Mal ein komplett neues Skript zusammenstellen müssen.

Fazit und Ausblick

Mit diesen Tipps sind Sie schon bestens gerüstet für Ihre nächste Schulung. Ein gutes Skript kostet Zeit, wird aber auch Ihre Schulungsteilnehmer begeistern und kann so für Ihr Trainer-Zukunft enorm wichtig sein.

Seien Sie aber gewiss: Auch bei der besten Vorbereitung kann es während der Schulung zu kritischen Situationen kommen. Wie Sie diese Problemsituationen in den Griff bekommen und dabei einen kühlen Kopf behalten verraten wir Ihnen im kommenden Beitrag! Alle Artikel zu unserem Themenmonat finden Sie hier als Übersicht.