Ausgangssituation

Moderne Unternehmen verwenden meist hochprofessionelle Lösungen für ihr Informationsmanagement: PIM, CMS, TMS und Knowledge-Bases erhöhen in der internen Unternehmenskommunikation die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit. Und dann gibt es da noch PowerPoint für
Präsentationen im Schulungsbereich oder im Vertrieb. Da stecken Unternehmen immer noch in den Achtzigern fest, denn Präsentationen werden nach wie vor meist von Mitarbeitenden einzeln erstellt oder aus einem Folienpool zusammengestellt.

Wie wäre es aber, wenn sich die Foliensätze weitgehend automatisiert aus dem bestehenden Content-Pool erstellen ließen?

Unsere Umsetzung

Um auch für PowerPoint die Vorteile eines CCMS zu nutzen, haben wir uns bei doctima entschlossen, in SCHEMA ST4 eine Lösung aufzubauen, die Inhalte des Content-Pools für die Erstellung von Folien nutzbar macht. Zwar gab es in ST4 bereits eine Lösung für Foliensätze, die aber nur die Verwaltung einzelner Folien zuließ; echtes Contentmanagement war damit nicht möglich.

Mit der neu entwickelten Lösung entstehen PowerPoint-Foliensätze aus Contentmodulen, ganz ähnlich wie bisher schon PDF-Dateien, Webseiten oder Printhandbücher. Das Aussehen der Foliensätze ist frei anpassbar, das Corporate Design der Foliensätze lässt sich dadurch konsequent umsetzen. Innerhalb eines Foliensatzes können die Benutzer zwischen vielen verschiedenen Folien-Layouts wählen. So kommt auch bei umfangreichen Präsentationen keine Langeweile auf.

Um bestehende PowerPoint-Präsentationen in den Content-Pool zu integrieren, haben wir außerdem eine automatisierte Import-Lösung entwickelt. Sie erkennt die Designs der einzelnen Folien und die verschiedenen Objekte (Bilder, Texte, Einrückungen etc.) die dort zu finden sind. Automatisiert speichert sie je nach Objektart als Überschrift, Metadatum, Content-Modul oder Ressource im CMS ab. Die Migration auf ein medienneutrales System wird dadurch deutlich erleichtert.

Unsere PowerPoint-Lösung integriert sich nahtlos in das Standard-System von SCHEMA ST4. Änderungen an der Software sind nicht nötig. Dadurch bleiben Sie auch weiterhin im Standardupdate-Pfad des beliebten Content Management Systems. Bugfi xes und neue Releases lassen sich ohne weitere
Anpassungen einspielen.

Ihr Nutzen

Mit der PowerPoint-Lösung für ST4 erschließen Sie sich die vielen Vorteile der medienneutralen Datenhaltung, die Sie bereits von der Arbeit an Ihrer Technische Dokumentation her kennen:

Bequeme Verwaltung:

Für die Erstellung Ihrer Foliensätze nutzen Sie die Contentverwaltungs-Power von SCHEMA ST4. Mächtige Suchfunktionen, Wiederverwendungs-Ansichten, Strukturnetze: Mit ST4 behalten Sie den Überblick, welche Information und welche Grafi k zu welcher Produktversion und welcher Ländervariante in welchem Foliensatz enthalten ist. Damit hat das aufwendige Suchen in Dateiverzeichnissen nach im Zweifelsfall veralteten Präsentationen ein Ende. Und mit der Workflow-Komponente von ST4 behalten Sie auch bei der Erstellung des Folienmaterials bequem den Überblick, wer wann welche Inhalte liefert und aktualisiert.

Problemlose Wiederverwendung:

Ob Textfragment, Handlungsanweisung, Datenblatt, Produktbild, Infografi k oder Videotutorial – wenn es in Ihrem CMS ist, dann kann es auch Teil einer Präsentation sein. Immer wieder, in beliebig vielen Präsentationen. Dadurch entfallen aufwändige Mehrfachbearbeitungen in verschiedenen Abteilungen
und von verschiedenen Kollegen.

Aktuelle Inhalte und CI:

Bei Folien herrscht oft ein Nebeneinander von verschiedenen Ständen: von aktuellen und veralteten Designs, von veralteten Inhalten, aktuellen und von noch nicht freigegebenen Informationen. Indem Sie Ihre Präsentationen aus dem Contentpool des CMS bespeisen, können Sie sicher sein, dass immer
die aktuellen Standards eingehalten werden und dass keine Information, die nicht freigegeben ist, versehentlich in Ihren Präsentationen landet.

Gesenkte Übersetzungskosten:

Mit unserer Lösung erhalten Sie vollen Zugriff auf das Terminologie- und Übersetzungsmanagement von SCHEMA ST4. Alle bereits übersetzten Inhalte (z. B. aus den Bedienungsanleitungen oder Datenblättern) stehen für Ihre Präsentationen bereit. Doppelübersetzungen für Produktunterlagen und
Präsentationen sind dadurch Vergangenheit. Aber Sie gewinnen noch mehr: Weil die Informationen bereits übersetzt vorliegen lassen sich zum Beispiel Produktunterlagen als koreanische Folien-Varianten bereitstellen, auch wenn Ihr Vertrieb die Präsentation vor Ort auf Englisch hält.

Automatische Variantensteuerung:

Manchmal braucht es mehrere Varianten vom selben Foliensatz. Produktlinien unterscheiden sich nur durch Benutzeroberfläche oder ihre Leistungsdaten, die Bedienung bleibt aber identisch. Unterschiedliche Zielgruppen benötigen Information in unterschiedlicher Tiefe. OEM-Fertiger müssen dieselben Informationen in verschieden gestalteten Folien mit jeweils unterschiedlichen Kundenlogos ausgeben. Die Trainerversion eines Foliensatzes enthält Notizen, die in der Teilnehmerversion nicht auftauchen soll. Es gibt viele verschiedene Anlässe, um Varianten zu bilden. Mit unserer ST4-Lösung können Sie sicher sein, dass dies einfach und sicher gelingt.

Sie sehen: PowerPoint-Foliensätze aus ST4 zu erzeugen bietet Ihnen höhere Aktualität, bessere Informationsqualität und flexiblere Informationsflüsse bei deutlichen Kosteneinsparungen – eine komfortable Lösung, die endlich die Vorteile von Contentmanagement-Systemen auch für Präsentationen erschließt.

Benjamin Rauschenberger

Telefon: +49 (0) 911 975670 – 27
E-Mail: benjamin.rauschenberger@doctima.de

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