Seminare und Schulungen konzipieren und gestalten: Die Basics

Diesen Monat widmen wir gleich vier Beiträge dem Thema Schulungen und beginnen wie so oft: vor einem leeren Blatt Papier.

Eine Schulung, ein Seminar oder einen Workshop zu gestalten, ist für mich immer eine spannende und herausfordernde Aufgabe. Keine Schulung ist wie die andere und es muss vieles diskutiert, überlegt, entwickelt und geplant werden. Die Phase der Konzeptentwicklung darf daher nicht unterschätzt werden. Insbesondere, wenn der Schulungstermin noch weit entfernt scheint, sollte man die Zeit nutzen, um alle Fragen zu klären und eventuelle Ecken und Kanten abzurunden.

Wieso, weshalb, warum?

Grundsätzlich empfiehlt es sich, in der Konzeptphase die Ist-Situation beim Auftraggeber anzusehen. Also aus welchem Anlass sollen die Teilnehmer geschult werden? Gibt es eine neue Software, die im Unternehmen eingeführt wird, oder ist es eine Fortbildungsveranstaltung, bei der die Teilnehmer schon gewisse Vorkenntnisse gesammelt haben? Diese Analyse muss nicht auf die Spitze getrieben werden, sollte aber die Sicherheit geben, dass man sich über die Situation der Teilnehmenden klar geworden ist.

Neben der Situation müssen unbedingt die Rahmenbedingungen geklärt werden, unter denen die Schulung stattfinden wird. Denn diese beeinflussen das Konzept maßgeblich. Mindestens diese Rahmenbedingungen klären wir in der Vorbereitung mit dem Kunden:

• Zielgruppe / Teilnehmer
• Lernziele
• Inhalte
• Dauer der Schulung
• Schulungstermine
• Dauer der Vorbereitungszeit
• Materialien
• Budget

Nicht jede Bedingung kann man gleich von Anfang an festhalten; wiederum andere stehen für die komplette Zeit fest (z. B. Budget) und müssen wie bei jedem anderen Projekt auch im Auge behalten werden.

Die Schulungstermine, deren Dauer und das Budget geben die organisatorischen Bedingungen vor. Hier gilt natürlich auch wie in allen Projekten das Qualitätsdreieck: Die Umsetzung der Inhalte und Lernziele muss mit den gegebenen Möglichkeiten auch zu erreichen sein.

Für die Konzeptarbeit stellen die ersten vier Bedingungen die größten Schwerpunkte dar. Sie sind sogar aufeinander aufbauend, denn in der Regel hängt die Wahl der Inhalte von den Lernzielen ab etc.

Für wen? – die Teilnehmenden

Wie immer muss die Zielgruppe unbedingt bekannt sein. Bevor ich das Konzept erstelle, muss ich als Trainer wissen, wen ich schulen werde. Es ist ein großer Unterschied, ob man vor einer heterogenen Gruppe steht oder einer homogenen. Damit sich das nicht erst während der Schulung offenbart, sollte man sich mindestens über Vorkenntnisse, ggf. Berufserfahrung und Motivation der Teilnehmenden informieren. Wer eine betriebliche Weiterbildung macht, die ihn aber persönlich nicht interessiert, wird in der Schulung eine andere Motivation haben, als jemand, der von sich aus, also intrinsisch, motiviert ist. Diesen wichtigen Aspekt gehe ich mit dem Kunden in der Vorbereitungszeit immer durch und bringe ihn auch bei inhaltlichen Diskussionen immer wieder ein. Denn wenn die Inhalte oder die Methodik nicht zu den Teilnehmern passen, kann die Motivation während der Schulung ganz schnell nachlassen und so die Lernerfolge gefährden.

Was? – Lernziele und Inhalte

Kommen wir zu den Kernpunkten des Konzepts: Lernziele und Inhalte.
Nachdem ich als Trainer weiß, wen ich schulen werde und in welchem Umfang, muss ich mir gemeinsam mit dem Auftraggeber über die Lernziele klar werden und sie auch einmal schriftlich formulieren.

Die Lernziele bestimmen, welche Inhalte wie in der Schulung umgesetzt werden. Uns ist sehr wichtig, dass die Schulungen so nah wie möglich am echten Arbeitsprozess der Teilnehmer sind, damit sie mit Spaß und Motivation bei der Sache sein können. Dafür stellen wir in der Vorbereitung solche Fragen wie „In welcher Umgebung werden die Teilnehmer denn später arbeiten?“, „Was sind realistische Szenarien, die wir üben können?“, „Welche Rollen werden die Teilnehmenden später haben?“ usw.

Die Inhalte der Schulung resultieren in der Regel direkt aus den Lernzielen. Ein Lernziel wie „Der Teilnehmer soll sicher das Erstellen und Bearbeiten eines Dokuments beherrschen“ gibt das Thema „Ein neues Dokument erstellen und bearbeiten“ ja quasi vor. Aber auch hier muss man Prioritäten setzen: Denn manchmal entwickeln sich Nebenthemen zu größeren Themen (auch schon in der Vorbereitungsphase) – man muss also stets abwägen, ob dieses Thema wirklich relevant für die Teilnehmer im Rahmen der Schulung ist oder vielleicht erst einmal intern diskutiert und geklärt werden sollte. Ungeklärte interne Sachverhalte oder Prozesse führen oft zu verwirrten Teilnehmern, die den roten Faden der Schulung nicht mehr sehen können.

Wie? – Aufbau und Gestaltung

Wenn Lernziele und Inhalte feststehen, überlege ich mir, in welcher Reihenfolge und auf welche Art ich sie vermitteln möchten. Bevor man in die Details geht, sollte man sich über den Gesamtaufbau eines Schulungstages bewusst sein. Aus 8 verplanbaren Stunden werden dann schnell nur noch 5  – dank Pausen, Puffer für Fragen und Unterstützung sowie Zeit für Anfangs- und Endphase.

Ein Schulungs-, Seminar- oder Workshoptag hat diesen sehr allgemeinen Aufbau:

1. Eröffnungsphase
2. Arbeitsphase
3. Abschlussphase

In der Konzeptentwicklung geht es hauptsächlich um die Arbeitsphase. D. h. im Konzept wählt man für die Arbeitsphase die Werkzeuge und Methoden, um die Inhalte analog zu den Lernzielen bearbeiten zu können.

Ganz wichtig ist uns dabei ein praxisnahes Lernen, damit die Teilnehmer die Schulung möglichst mit dem Gefühl verlassen können, „das alles schon einmal gemacht zu haben“ und damit Sicherheit zu bekommen – aber auch das neue Wissen direkt mit ihrem Arbeitsalltag verknüpfen zu können. So ergeben sich oft auch spannende Diskussionen und erste gemeinsame Überlegungen zur zukünftigen Umsetzung des Gelernten.

Es muss einem dabei bewusst sein, dass man Erwachsene schult – die haben eine ganz andere Motivation und Lernverhalten als Kinder und Jugendliche.
Außerdem ist es immer gut, verschiedene Lern- und Sozialformen zu mischen, wenn es im Rahmen der Schulung möglich ist. D. h. von der Einzelbearbeitung einer Aufgabe zur Gruppenarbeit, vom Vortrag eines Einzelnen zur Gruppendiskussion. Je nach Lernziel bieten sich davon einige mehr an als andere, aber Ziel soll vor allem sein, die Teilnehmenden sich das Wissen auch selbst aneignen zu lassen.

Ein paar Tipps für die Arbeitsphase:

• Ein Erfolgserlebnis am Anfang der Schulung: Wenn die Teilnehmer so früh wie möglich erkennen, was der Nutzen der Schulung sein wird, steigt ihre Motivation an.
• Bewegung hilft! Oft ist die Situation in Schulungen so: Der Trainer steht vorn und erzählt und die Teilnehmenden sitzen an Einzelplätzen. Versuchen Sie durch bestimmte Übungen, etwas Bewegung hereinzubringen. Es muss kein Lach-Yoga sein: Lassen Sie die sich Gegenübersitzenden zu einer Gruppe zusammenfinden, sprechen Sie in den Pausen im Stehen mit den Teilnehmenden, stellen Sie sich auch mal neben die Teilnehmenden statt frontal davor etc.
• Teilnehmende oft integrieren: Nutzen Sie die Chance, mit den Teilnehmenden zu interagieren. Lassen Sie sie auch mal diskutieren, wenn Sie merken, dass sie sich dadurch intensiv mit dem jeweiligen Thema auseinandersetzen. Aber lenken Sie auch wieder zurück zum eigentlichen Agendapunkt.
• Bereiten Sie Übungen oder Diskussionsideen für den Notfall vor. Vielleicht klappt die Technik nicht, die Teilnehmer lernen schneller als erwartet usw. Da ist es gut, noch etwas in der Hinterhand zu haben. In einem unserer folgenden Blogartikel werden wir uns übrigens genau mit diesen Krisensituationen beschäftigen.
• Übungen vorher unbedingt testen – sind sie nicht klar genug aufgebaut oder fehlerhaft, wird es sehr schwer, das in der Schulung zu „verstecken“. Mitunter werden die Teilnehmenden so verwirrt, dass sie die Motivation verlieren.
• Als Trainer sollte man sich auch nicht als „Vortragender“ verstehen, sondern als Coach, der die Teilnehmenden dabei begleitet, neues Wissen zu erlangen und neue Erfahrungen zu machen.

Obwohl die Arbeitsphase der Schwerpunkt eines Schulungstages ist, darf man Eröffnungs- und Abschlussphase nicht vernachlässigen. Beide enthalten eigentlich keine Themen, die im Konzept abgebildet werden müssen. Aber wenn es um mehr als einen Schulungstag geht, sollten Sie grobe Stichpunkte für einen Teil der Abschlussphase haben. Sagen Sie nicht einfach abrupt, „Gut, dann bis morgen!“, sondern sammeln Sie gemeinsam die Themen, die vielleicht zu kurz kamen und am nächsten Tag wiederholt werden müssten. Rechnen Sie solche Zeiten auch in Ihren Aufbau ein.

Wenn das Konzept dann steht, muss das Schulungsmaterial darauf abgestimmt werden. Worauf Sie bei Schulungsunterlagen achten müssen, diskutiert Markus Nickl nächste Woche hier im Blog. Alle Artikel unseres Themenmonats finden Sie gesammelt in unserem Einstiegsartikel „Themenmonat Schulungen“.

Und noch ein Tipp zum Schluss: Unser Seminar- und Schulungsprogramm finden Sie auf unserer Website oder wir stellen eine Agenda individuell für Sie zusammen!