Schulungserfolge langfristig sichern: Feedback einholen und auswerten

Verlassen Sie sich bei der Auswertung nicht auf Ihr Bauchgefühl, sondern holen Sie sich Feedback von den Teilnehmern.

So, geschafft. Sie haben die Schulung (das Seminar, den Workshop …) gehalten und dank Ihrer guten Vorbereitung – und unserer Tipps – ist Ihr Konzept aufgegangen, die Unterlagen haben Sie dabei gut unterstützt, und kleine Probleme konnten schnell gelöst werden. Alle sind zufrieden, so kann es weitergehen – oder? Um herauszufinden, ob die Veranstaltung auch aus Sicht Ihrer Teilnehmer ein voller Erfolg war oder ob Sie beim nächsten Mal noch besser auf deren Vorstellungen eingehen können, sollten Sie zum Schluss auf jeden Fall Feedback einholen, also die Teilnehmer um Rückmeldung zu dem gemeinsamen Termin bitten. Worauf Sie dabei achten müssen, erkläre ich Ihnen in diesem Blogartikel, der den Abschluss unseres Themenmonats „Schulungen“ bildet.

Feedback einholen

Idealerweise haben Sie bereits bei der Schulungskonzeption die Feedback-Runde berücksichtigt und haben deshalb in der Abschlussphase ausreichend Zeit dafür. Nutzen Sie diese Gelegenheit, die Teilnehmer unmittelbar ansprechen zu können! Nur wenn es gar nicht anders geht, sollten Sie Feedback nachträglich einholen. Bedenken Sie, dass die Schulungsteilnehmer dann bereits wieder in andere Tätigkeiten eingebunden sind und eine E-Mail mit der Bitte um Feedback leicht im Posteingang untergeht. Direkt vor Ort gehören die Teilnehmer noch ganz Ihnen. Und wenn es nur Lob für Sie gibt, ist es auch schöner, dieses direkt zu erfahren!

Rückmeldungen können Sie auf zwei Wegen einholen und in zwei Formen:

• mündlich oder schriftlich
• durch die Teilnehmer frei formuliert als Antworten auf „offene Fragen“ oder durch vorgegebene Antwortmöglichkeiten bei „geschlossenen Fragen“

Kombinieren Sie dies sinnvoll: Offene Fragen mit freien Antwortmöglichkeiten bieten sich besonders für eine mündliche Fragerunde an. Hier gibt es die Möglichkeit zum Dialog, zur Reaktion auf Kommentare und falls nötig zur Klärung bei Missverständnissen.

Aber auch auf einem schriftlichen Feedbackbogen können Sie offene Fragen stellen – nur sollten es nicht zu viele sein, denn dieser Fragetyp benötigt länger für die Beantwortung.

Geschlossene Fragen eignen sich dagegen ideal für den schriftlichen Feedbackbogen mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten zum Ankreuzen. Hier können Sie Fragen wie z. B. „War der Inhalt gut verständlich?“ oder „War die Stoffmenge ausreichend?“ stellen. Vorgegebene Antworten können so einfach sein wie „ja“/„nein“; meistens werden jedoch noch etwas feinere Abstufungen gewählt, z. B. eine stetig auf- oder absteigende Skala wie die Bewertung nach Schulnoten oder eine Skala mit Werten, die symmetrisch um einen neutralen Mittelwert angeordnet sind.

Die Schulnotenskala (von 1 = „sehr gut“ bis 6 = „ungenügend“) ist wahrscheinlich allen Teilnehmern bekannt und daher gut für Bewertungen geeignet.

Bewertung von Schulungen mittels Schulnotensystem

Wenn Sie aber ein internationales Teilnehmerfeld haben, müssen Sie mit dem Ausdruck „Schulnoten“ vorsichtig umgehen. Schon in der Schweiz ist die Benotung – aus deutscher Sicht – „umgekehrt“: 6 ist die beste Note, 1 die schlechteste. In anderen Ländern gibt es beispielsweise zehnstufige Bewertungssysteme (Spanien) oder die Benotung wird durch Buchstaben von A bis E/F ausgedrückt (USA). Wenn dies in Ihrem Tätigkeitsbereich eine Rolle spielt, arbeiten Sie lieber mit einer eigenen Skala, die unabhängig von einem Schulnotensystem ist.

Für Aussagen oder Einschätzungen, die entgegengesetzte (z. B. positive und negative) Bewertungsmöglichkeiten haben, eignet sich eine Skala, die symmetrisch um einen neutralen Mittelwert angeordnet ist. Dabei können Sie alle Bewertungsstufen ausformulieren oder nur die Extreme nennen (siehe Beispiel in der Abbildung). Um zu erreichen, dass die Teilnehmer eine konkrete Entscheidung in Richtung der einen oder anderen Seite treffen, können Sie den neutralen Mittelwert auch weglassen. Wägen Sie aber vorher gut ab, ob eine neutrale Einstellung nicht doch sinnvoll ist.

Feedback über symmetrische Skalen mit Ausformulierung der Abstufung oder ausschließlicher Nennung der Extreme

Stellen Sie vorher sicher, dass Ihre Formulierungen eindeutig verständlich sind und das Richtige in der gewünschten Granularität abfragen – das ist fast eine Wissenschaft für sich! Nehmen Sie die obenstehende Frage „War die Stoffmenge ausreichend?“ – wenn Sie darauf die Antwort „Nein“ erhalten, wissen Sie immer noch nicht, ob damit zu wenig oder zu viel Stoff gemeint ist. Hier brauchen Sie also mindestens drei Antwortmöglichkeiten, etwa „zu wenig“, „optimal“, „zu viel“. Besprechen Sie den Entwurf für Ihren Feedbackbogen daher beispielsweise mit Kolleginnen und Kollegen, um solche kritischen Stellen zu entdecken.

Denken Sie auch daran, bei aufeinander folgenden Fragen und Bewertungen die Bewertungsrichtung einheitlich zu gestalten, also z. B. die positivste oder stärkste Bewertungsoption immer links anzugeben und nach rechts schrittweise negativer oder schwächer zu werden. Wenn Ihre Teilnehmer sich bei jeder Antwort umorientieren müssen, können leicht Verwechslungen passieren. Bieten Sie ggf. noch eine gesonderte Antwortmöglichkeit wie „trifft für mich nicht zu“ oder „weiß nicht“ an – viele Teilnehmer kreuzen in solchen Fällen sonst einfach die Mitte an und verwässern das Ergebnis durch irrelevante Angaben.

Feedback auswerten und berücksichtigen

Bei einer überschaubaren Zahl von Teilnehmern reichen häufig schon die mündlichen Rückmeldungen und ein Durchblättern der Feedbackbögen aus, um für sich persönlich einen gefestigten Eindruck über die Stimmungslage zu erhalten. Wenn die Tendenz der Antworten klar ersichtlich ist und Sie das Feedback lediglich zur eigenen Positionsbestimmung verwenden, ist es nicht zwingend erforderlich, das Ergebnis in Form von Tabellen und Diagrammen weiter aufzubereiten.

Vielleicht interessiert Sie aber der Verlauf der Bewertungsergebnisse über die Zeit; vielleicht wollen Sie die guten Bewertungen auch für sich sprechen lassen; oder vielleicht fragt Ihr Auftraggeber danach: Wenn Sie über die Resultate genauer Bescheid wissen wollen, bieten Ihnen gängige Tabellenkalkulationsprogramme (offline und online) die Möglichkeit, Daten und Auswertungen auf relativ intuitivem Weg auch grafisch vorzeigbar zu gestalten. Dies wäre jedoch ein Thema für einen eigenen Beitrag.

Wie gehen Sie nun aber mit den Inhalten der Rückmeldungen um, insbesondere mit Kritik? Vielleicht haben Ihre Teilnehmer Themen erwartet, die Sie kaum oder gar nicht in Ihrer Konzeption vorgesehen haben. Zunächst müssen Sie ermitteln, woher diese Erwartung stammt: Legt die Vermarktung Ihrer Veranstaltung nahe, dass die fraglichen Themen behandelt werden? Ist bei der Zielgruppenanalyse ein Fehler passiert, der beim nächsten Mal wieder auftreten kann? Handelt es sich um einen zentralen Aspekt, der Ihnen durch die Lappen gegangen ist, oder eher um ein Nebenthema?

Je nachdem, wie die Antworten auf diese Fragen aussehen, sollten Sie unter Umständen schon im Voraus noch klarer kommunizieren, was Inhalte und was keine Inhalte der Schulung sind. Berechtigte Forderungen müssen natürlich berücksichtigt und die Konzeption entsprechend angepasst werden. Und Hinweise auf Nebenschauplätze können immerhin eine Anregung sein, den eigenen Horizont noch etwas mehr zu erweitern, auch wenn sie nicht als Standard-Schulungsinhalt übernommen werden.

Schließlich ist auch ein Schulungskonzept, für das Sie großes Lob erhalten, nie so ganz abgeschlossen. Neuerungen und Änderungen wird es immer geben. Den Kontakt und die Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer können Sie direkt nutzen, um am Puls der Zeit zu bleiben.

Abschließender Hinweis: Feedback, Auswertungen und die DSGVO

Wenn Sie schriftliche Feedbackbögen einsetzen und ggf. die Rückmeldungen weiterverarbeiten (z. B. in einer Tabellenkalkulation), müssen Sie auf den Datenschutz achten. Halten Sie den Fragebogen am besten anonym. Wollen Sie aber doch persönliche Daten der Schulungsteilnehmer erheben, beschränken Sie sich dabei auf das absolut Notwendige. Sind Alter oder Geschlecht der Teilnehmer für Ihre Auswertung wirklich so wichtig? Die Datenschutz-Grundverordnung fordert bei der Erhebung von Daten unter anderem „Datenminimierung“, d. h. Beschränkung auf das notwendige Maß. Sie verpflichtet Sie außerdem dazu, erhobene Daten zu löschen, wenn es keinen Grund mehr für deren Speicherung gibt. Schon um Ihren eigenen Aufwand so gering wie möglich zu halten, sollten Sie daher auch die Menge der persönlichen Daten unbedingt klein halten.

Wir wünschen Ihnen auf alle Fälle viel Erfolg bei Ihren Schulungen! Hoffentlich haben Ihnen die Tipps aus unserem Themenmonat geholfen. Haben Sie noch Fragen oder Feedback? Schreiben Sie uns gerne hier einen Kommentar.