Zugegeben, auf den ersten Blick wirken Checklisten nicht besonders sexy. Allerdings beschäftigen uns Checklisten hier im doctima-Blog immer wieder einmal, denn bei genauerem Hinsehen offenbart sich – zumindest in der Technischen Redaktion – der besondere Reiz der Checkliste. Die „Abhak“-Dokumente sparen schlicht und einfach eine Menge Zeit. Und sie helfen den Kopf freizubekommen.
Vielleicht ist es ein wenig übertrieben von einer Liebesgeschichte zu reden. Andererseits, wie sagte schon Loriot: „Ein Leben ohne Checkliste ist möglich, aber sinnlos.“ Naja, er hat das über den Mops gesagt, aber für Checklisten gilt das schon auch.
Was braucht also eine gute Checkliste? Zunächst einmal braucht sie ein wenig Planung. Wollen Sie mit der Checkliste ein Arbeitsergebnis dokumentieren (z. B. die Durchführung von Wartungsarbeiten) oder dient die Checkliste dazu, Informationen zu erheben (z. B. eine Checkliste für Entwickler zur Ermittlung der Daten für ein neues Produkt)? Je nachdem, welchen Typ Checkliste man braucht, wird man im weiteren Verlauf andere Entscheidungen treffen.
Als Nächstes sollte man sich klarmachen, auf welchem Weg die Nutzer mit der Checkliste umgehen sollen. Das hängt stark von der Zielgruppe und der Benutzungssituation ab. In einem Reinraum wird eher zu einer mobilen Anwendung gegriffen, während man bei einer ergebnisorientierten Checkliste in der Pflege vielleicht eher auf Papierausdruck setzen wird. Wichtig ist es auf jeden Fall, mit den späteren Nutzern zu sprechen und ihre bisherigen Arbeitsweisen, Bedürfnisse und Wünsche kennenzulernen.
Checklisten sind nicht in Stein gemeißelt; sie leben und leider können sie sich auch in Richtungen entwickeln, die mit den aktuellen Bedürfnissen nur noch wenig zu tun hat. Die Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 versucht dieses Phänomen unter dem Stichwort Dokumentenlenkung in den Griff zu bekommen. Das bedeutet eine ganze Reihe von Anforderungen bzw. Konsequenzen für unsere Checklisten:
- Dokumente werden immer nur in der aktuell gültigen Version verwendet.
- Der Zugriff auf die gültigen Versionen ist sichergestellt.
- Die Version ist am Dokument erkennbar.
- Sie liegen jederzeit in einer lesbaren Form vor.
- Sie sind geschützt vor Verlust und willkürlicher Änderung.
- Es gibt einen Erstellungs-, Änderungs- und Freigabeprozess.
- Ihre Verteilung, Auffindung und Verwendung sind geregelt.
- Sie werden archiviert.
Zu guter Letzt braucht jede Checkliste einen Verantwortlichen bzw. eine Verantwortliche. Wer auch immer für die Checkliste verantwortlich ist, sollte sich darum kümmern, dass die Checklisten verwendet und weiterentwickelt werden. Er oder sie ist Kontaktperson bei Fragen, erfasst neue Anforderungen und überprüft, ob die Checkliste auch wirklich verwendet wird – und wird aktiv, falls dem nicht so ist.
Denn letzten Endes ist eine Checkliste nur dann beliebt, wenn sie das Leben nicht schwerer macht, sondern dabei hilft, den Alltag zu bewältigen. Sei es, weil man mit ihr leichter den Überblick bewahrt, weil man den Kopf frei von Details bekommt, an die man nicht unbedingt immer denkt oder weil sie die Arbeit sicherer und zuverlässiger macht. Probieren Sie es aus: Checklisten – und die Arbeit geht wie von selbst!
