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Kaum ist die erste Ausgabe der Zeitschrift „technische kommunikation“ gelesen, ist schon die Ausgabe Nr. 2 in unserem Büro angekommen. Das Schwerpunktthema dieser Ausgabe ist für uns als Dienstleister in der Technischen Dokumentation natürlich eine Herzensangelegenheit: Projekte erfolgreich umsetzen. Und so sind wir uns im Team über die Kernaussagen einig: Modularisierung ist oft ein Schlüssel zum Erfolg, nicht nur beim Arbeiten direkt im Contentmanagement-System, sondern auch beim Schnüren kleiner Arbeitspakete z.B. bei Migrationsprojekten.
Hier nun also unsere Kommentare zur technischen kommunikation Ausgabe 02/2021 – viel Spaß beim Lesen!
Romy Stauch
Technische Redakteurin
Warum erfolgreiche Projekte scheitern?
Marco Hattemer, technische kommunikation 02/2021, S. 11-14
Dieser Artikel und der Artikel zum agilen Arbeiten ergänzen sich wunderbar. Denn kann man nicht ein Resultat der unwillkürlichen Unordnung nach einer CMS-Einführung von vornherein mit agilem Arbeiten vermeiden? Kann man nicht das Team an seinen Aufgaben wachsen lassen, also Standardisierung der Inhalte, Metadatenkonzept usw. nacheinander einführen, anstatt alles gleichzeitig? Klar, erst einmal wirkt es unbefriedigend, durch die iterative Erweiterung und Anpassung von Standards einen bunt durchmischten Bestand zu haben. Wenn zum Beispiel im CMS liegende, nach sehr alten Prozessen erstellte Grafiken kurz vor der Produktion korrigiert werden. Und sie danach schon wieder als überarbeitungsbedürftig gelten, weil man just eine neue Regel zu Grafiklegenden definiert hat.
Chaos pur? Nein, denn es wäre kaum sinnvoll, bei einer neuen Regel erst mal den kompletten Bestand von A-Z daraufhin anzupassen, bevor die nächste Regel eingeführt wird. Alles gleichzeitig einzuführen und umzusetzen, ist nicht nachhaltig zu bewältigen, wie der Autor auch deutlich macht. Besser den Bestand im CMS vom Team dynamisch weiterentwickeln lassen. Qualität wachsen lassen. Dadurch Druck nehmen. Die Anforderungen des Hier und Heute (= bestimmte Informationen produzieren) im Blick haben ebenso wie die Weiterentwicklung für die Zukunft. Mit Dr. Zehrers Worten über „kleine, überschaubare Arbeitspakete“, viele Sprints, deren Ergebnisse zeitnah geprüft werden. Eben auf agile Weise. So lässt sich schnell auf Fehler und einen geänderten Bedarf reagieren.
Das typisch mehrgleisige Fahren bei der agilen CMS-Entwicklung erfordert also ein Stück weit, mit Unordnung leben zu können. Und diese bewusst in Kauf genommene Unordnung ist nicht schlimm.
Johannes Dreikorn
Senior Consultant
Agiler Arbeiten leicht gemacht
Dr. Christiane Zehrer, technische kommunikation 02/2021, S. 40-43
Vielleicht liegt es daran, dass ich in letzter Zeit so viel mit Kunden an der Modernisierung und Flexibilisierung ihrer Informationsbestände arbeite. Beim Lesen von Christiane Zehrers sehr empfehlenswertem Artikel ist mir jedenfalls sofort das Stichwort „Module“ ins Auge gesprungen, wenn sie über Phase II im agilen Dokumentationprozess spricht – dem „Erstellen von Informationen“.
Das ist auch jenseits agiler Redaktionsprozesse meine Erfahrung: Es geht heute eigentlich nicht mehr anders, als Informationen nach einem definierten Modulkonzept zu erstellen. Nicht mehr vorrangig in Kapiteln denken, sondern in vom späteren Einsatzzweck erst einmal unabhängigen Bausteinen. So lässt sich ein Informationsbestand schrittweise aufbauen. Eine – gerne „sanfte“ – Standardisierung sorgt dafür, dass die Module später auch in einem Dokument oder andersartigen Informationsprodukt miteinander funktionieren.
Dieses Potenzial passt natürlich optimal zu den Anforderungen agilen Entwicklens und Arbeitens. Agil heißt: „Ich weiß nicht alles im Vorhinein.“ Und ein gutes Modularisierungskonzept sagt: „Du brauchst auch gar nicht alles zu wissen. Es reicht, wenn Du Deinen Fokus auf das setzt, was gerade auf Deiner Agenda steht.“
Neben all den positiven Effekten für Qualität und Timeline ist das unter dem Strich vor allem auch eine Entlastung. Da kann ich Christiane Zehrer nur beipflichten. Auch in komplexen Projekten in überschaubaren Einheiten arbeiten – mit tiefer Konzentration. Nichts wünscht man sich mehr als Redakteur:in.
Lena Krauß
Cosultant
Terminologie geht neue Wege
Prof. Dr. Rachel Herwarz, technische kommunikation 02/2021, S. 32-37
Der Artikel spricht einen Punkt an, der beim Terminologiemanagement leider oft Realität ist: Terminologie-Projekte scheitern oder werden nicht zu Ende geführt. Eine mögliche Lösung: agile Projektmanagementmethoden wie SCRUM und IT-Kaban. Der Clou dabei ist, dass es keinen übergeordneten Projektleiter gibt, sondern sich das Team selbst managed und sich Aufgaben eigenverantwortlich zuweist.
Was dafür spricht: Die Aufgaben werden dabei bewusst reduziert, da der Prozess mit kleinen, aber regelmäßigen Aufgaben durchgehalten werden kann und nicht irgendwann abgebrochen wird. Im Unternehmen ist Terminologiemanagement ohnehin nur abteilungsübergreifend und mit den verschiedenen Parteien in einem Boot zu meistern.
An welcher Stelle es noch Bedenken gibt: Das im Artikel beschriebene Terminologie-Projekt hat mit Studierenden gut funktioniert. Im Unternehmen könnte die Umsetzung nicht so leicht sein (knappere Zeitressourcen, evtl. kein terminologisches Knowhow vorhanden, mehr Motivationsarbeit nötig). Meist wird sich darüber hinaus ein Verantwortlicher gewünscht, der sich festlegt und für alle Entscheidungen trifft. In der Praxis steht oft auch kein großes Team für Terminologiearbeit zur Verfügung, sodass eine Person mehrere Aufgaben erledigen muss.
Fazit: Terminologiemanagement muss in gewisser Weise sowieso agil sein, wobei die Rolle eines Projektleiters nicht gleich gestrichen werden muss. Ein Mittelweg mit Projektleiter und agilen Methoden ist auch denkbar. Warum sollte das nicht einen Versuch wert sein?
Haben Sie die neueste Ausgabe der tekom-Zeitschrift schon gelesen? Wir freuen uns auf den Meinungsaustausch mit Ihnen!
