Von SCHEMA ST4 zu PowerPoint – so geht’s

Im Juli fand unser erstes Webinar aus der Reihe „Content clever nutzen mit SCHEMA ST4“ statt. In dieser Webinarreihe zeigen wir, wie Sie Ihren Unternehmens-Content auch abseits von PDF und Online-Hilfe nutzen können. Wir setzen dabei auf die Standardversion von ST4.
Zum Start haben wir uns mit dem Thema „PowerPoint-Präsentationen aus ST4“ beschäftigt. Für alle, die nicht teilnehmen konnten oder das Gesehene noch einmal wiederholen wollen, fassen wir hier das Wichtigste noch einmal zusammen.

Contentmanagement auch für PowerPoint-Präsentationen? Auf alle Fälle!

In unserem Alltag als Dokumentationsdienstleister begegnen wir oft solchen Situationen: Der Unternehmenscontent wird vorbildlich in einem Contentmanagement-System gepflegt. Geht es allerdings um Präsentationen, dann ist es mit dem Contentmanagement oft wieder vorbei. Folien in PowerPoint werden parallel zum ST4-Content gestaltet. Dieses Vorgehen hat natürlich einige Nachteile:

• Der Zeitfaktor… Es ist aufwendig den Content für PowerPoint aufzubereiten und in die Folien zu überführen.
• Sie müssen Folien manuell aktualisieren, übersetzen oder für unterschiedliche Varianten erstellen.
• Die zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten von PowerPoint sorgen oft für kreatives Chaos.

Wäre es nicht viel einfacher, diese Präsentationen direkt aus dem Contentmanagement-System zu erzeugen? Ein klares „Ja“! Echtes Contentmanagement für PowerPoint-Präsentationen löst alle oben genannten Probleme in Luft auf. Sie sparen Zeit durch die Wiederverwendung Ihres Contents. Sie können Varianten und Sprachen einfach aus dem bestehenden Content generieren. Und das kreative Chaos bei der Gestaltung ist gebändigt.

Mit OMD-Layout und Metadaten findet alles seinen Platz auf den Folien

Wie funktioniert das aber nun ganz praktisch? In ST4 haben Sie Ihren Content modular vorliegen. In Abbildung 1 sehen Sie die ST4-Benutzeroberfläche mit dem Beispielprojekt der ST4-Waschmaschine. Links im Informationspool sind alle Informationen gesammelt. Sie finden dort Textknoten und Fragmente – genau diese spielen bei der Erstellung von PowerPoint-Folien eine wichtige Rolle:

• Textknoten bilden die Folientitel.
• Fragmente liefern die Inhaltselemente der Folien (also Bilder, Texte oder Videos).

Abbildung 1: Screenshot SCHEMA ST4 – Die Textknoten bilden die Folien in der PowerPoint-Präsentation

Diese Informationen wollen wir nun zu einem Foliensatz zusammenstellen. Dazu erstellen wir ein neues Projekt im Projektbaum (siehe Abbildung 1, rechts). Was ist hier noch zu tun?

• Weisen Sie zuerst dem Projekt ein spezielles OMD-Layout zu.
• Wählen Sie dann die benötigten Textknoten aus und verwenden Sie sie im Projekt wieder. So entsteht Ihr Foliensatz.
• Nun versehen Sie die Textknoten in den ST4-Eigenschaften mit speziellen Metadaten (PPT Folien, siehe Abbildung 1, rechts), die das Folienlayout festlegen. In der Abbildung sehen Sie z. B. „2 Bilder querformat, rechts Text“.
• Auch den Fragmenten weisen Sie über das Metadatum „PPT Fragmenttyp“ entsprechende Eigenschaften zu (Bild, Text, Video etc., siehe Abbildung 2). So kommt alles an den richtigen Platz auf der Folie.
• Was Sie beachten müssen: Die Titelfolie besteht aus zwei Teilen – dem Titelseiten-Fragment und den Produktionsressourcen (bestehend aus Textknoten und Fragmenten).

Abbildung 2: Screenshot SCHEMA ST4 – Die Fragmente bilden die Inhalte der Folien

Layout-Anpassungen und Animationen – vieles ist möglich

Sie sehen: Durch den modularen Aufbau sind beliebige Inhalte wiederverwendbar.

Im Hintergrund von ST4 sind verschiedene Folienlayouts festgelegt. Diese orientieren sich an den Layouts, die PowerPoint standardmäßig vorgibt. Individuelle Anpassungen sind hier natürlich möglich. Wir empfehlen aber, sich hier auf 5-10 Typen zu beschränken, um eine einheitliche Gestaltung zu erhalten.

Eine häufige Frage an uns ist: Funktionieren auch Animationen? Ja, aber mit Einschränkungen. Einige Animationen sind sehr komplex und erfordern eine spezielle Programmierung. Die Folge: Sie würden nicht mehr die ST4-Standardversion nutzen. Diesen Weg empfehlen wir bewusst nicht. Die Standardanimationen funktionieren aber und werden auch über Metadaten festgelegt.

Aktualisierungen, Übersetzungen und Varianten auf Knopfdruck

In ST4 sind Inhalte schnell aktualisiert: Ein Doppelklick auf einen Knoten, der Word-Editor öffnet sich und schon sind Änderungen eingepflegt. Sie müssen nur die Produktion noch einmal durchlaufen und schon sind die Folien wieder auf dem neuesten Stand.

Auch unterschiedliche Sprachversionen oder Varianten lassen sich schnell erstellen. Sie müssen dafür nur eine neue Produktion im Projektbaum anlegen. In unserem Beispiel sehen Sie drei Produktionen. Die Farbe beschreibt dabei verschiedene Varianten:

• „blau – deutsch“
• „blau – englisch“
• „grün – englisch“

Je nach Anforderungen können die Varianten auch ein anderes Layout erhalten.

Fazit: So einfach ist Contentmanagement für Präsentationen

Sie sehen: Echtes Contentmanagment für PowerPoint-Präsentationen lohnt sich!

• Sie nutzen den vorhanden Content immer in der aktuellen Version,
• müssen sich darüberhinaus nicht um die Gestaltung kümmern und
• erhalten zudem Sprachversionen und Varianten per Knopfdruck.

Und wie schnell so ein Foliensatz erstellt ist, sehen Sie in unserer Kurzzusammenfassung des Webinars:

Haben Sie Interesse an der kompletten Aufzeichnung des Webinars oder wollen mehr zum Thema wissen? Melden Sie sich einfach bei Benny Rauschenberger!