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Mobile Dokumentation ist nicht nur ein Trend in der Technischen Dokumentation, sondern auch ein Fokusthema hier bei doctima. Die Vorteile mobiler Dokumentation gegenüber Papier haben wir bereits in einem Artikel aufgezeigt. Was alles mit einer Doku-App möglich ist und was wir bereits für Kunden realisiert haben, haben wir in einer Demo-App zusammengefasst – quasi unser persönliches „Best of“ aus unseren Projekten und Ideen, das wir auch kontinuierlich weiterentwickeln.
Mobile Dokumentation: Wer braucht das eigentlich?
Zunächst einmal etwas Theorie: Warum Mobile Dokumentation? Mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets verwendet heutzutage so gut wie jeder von uns. Somit hat fast jeder fast immer ein mobiles Endgerät zur Hand, das er nutzen kann. Wir können so schnell auf mobilen Content zugreifen: eine Tageszeitungs-App, eine App mit Sportergebnissen oder ein Onlineportal, mit dem ich meine Tagesaufgaben verwalte.
Der nächste Schritt ist damit naheliegend: Der Zugriff auf Content, der beruflich benötigt wird. Ein Service-Mitarbeiter zum Beispiel, der eine Montage- oder Reparaturanleitung bei seinen Außendiensteinsätzen braucht. Oder eine Vertrieblerin, die eine Übersicht über Produkte mit technischen Daten oder Preislisten braucht. Beide haben in der Regel ihr Smartphone oder Tablet eh dabei. Was ist leichter, als sich seine Informationen direkt darüber gezielt zu holen, anstatt in Handbüchern oder Listen lange zu suchen?
Zeig mir, was ich wissen will!
Genau dieses Szenario findet sich auch in unserer Demo-App wieder: Nach dem Login wird den Mitarbeiter:innen – basierend auf ihrer Funktion – nur der für sie relevante Teil aus dem gesamten Content anzeigt.
Service-Mitarbeiter:innen gelangen über eine Produktübersicht zu den jeweiligen Informationen der Einzelprodukte: Artikelnummer, Technische Daten, drehbare 3D-Abbildung des Produkts, Einsatzzweck, Installationsanleitung, Inbetriebnahmeanleitung, Funktionsprüfung des Produkts, Demontage und Service & Reparatur usw.
Bei den Technischen Daten wird dem Anwendenden unter anderem eine Stückliste anhand einer Explosionszeichnung angezeigt. Hier ergeben sich besondere Herausforderungen: Wie geht man auf dem kleinen Display eines Smartphones mit der Komplexität einer Explosionszeichnung samt Beschriftung um? Die doctima-Lösung hierbei: Die Beigelung, also die Beschriftung der Zeichnung, fällt anfangs weg. Stattdessen erscheint nach Anklicken eines Bauteiles die zugehörige Bezeichnung in einer interaktiven Stückliste (siehe Bild 2). Von hier aus sind gleich weiterführende Informationen verlinkt und auch eine Nachbestellung eines Bauteiles ist direkt möglich, sodass Reparaturen schnell ausgeführt werden können.
Explosionszeichnung mit interaktiver Stückliste und weiterführenden Informationen (Bild 2)
Und damit niemand lange nach den Informationen suchen muss, gibt es einen QR-Code: scannen und ab direkt zu den relevanten Infos (siehe Bild 2, Button rechts unten in der Leiste).
Der eingeloggte Vertriebler oder die Vertrieblerin hingegen gelangt über die Produktübersicht zu technischen Daten, die beim Verkauf eine Rolle spielen. Hier sind anleitende Texte nicht so relevant. Er/Sie benötigt Informationen z. B. über Frequenz, Nennleistung, Spannungsbereich etc. Mit diesen Daten können verschiedene Produkte verglichen werden, genau nach Vorgaben. Dies funktioniert natürlich nur, wenn der gesamte Content strukturiert vorliegt – Contentmanagement eben. Dazu unten mehr.
Immer up to date und auf Nummer sicher
Auch bei Änderungen oder Aktualisierungen ihres Datenbestands spielt die mobile Dokumentation ihre Vorteile aus. Statt darauf zu warten, dass sich Mitarbeitende die aktualisierten Papier-Anleitungen abholen oder ein PDF herunterladen, können Nutzer:innen in der App direkt darauf hingewiesen oder benachrichtigt werden. In Bild 3 (links) ist das dargestellt: Eine Änderung im Inhalt wird durch eine rote Markierung am linken Rand hervorgehoben. Bei besonders wichtigen Aktualisierungen können Änderungen auch quittiert werden. Damit lässt sich nachverfolgen, ob Nutzer:innen die Änderung auch zur Kenntnis genommen haben – ein klares Plus für die Arbeitssicherheit!
Bei seinem Einsatz bekommen Service-Techniker:innen Sicherheitshinweise verschiedener Priorität angezeigt. Ein potenziell lebensbedrohlicher (roter) Sicherheitshinweis wird eingeblendet und muss vom User oder der Userin bestätigt werden (siehe Bild 3, Mitte), um zu weiteren Informationen zu gelangen. Sicherheitshinweise, die eher Warnungen oder bloße Hinweise sind, können dagegen weitergescrollt werden (Bild 3, rechts). Somit gibt es eine Klassifizierung nach Gefahrenstufen innerhalb der App, die sich aus dem strukturierten Content ergibt.
Hinweis auf Aktualisierungen, Bestätigung von Gefahrenhinweisen, Ansicht von Warnungen (Bild 3)
Rückmeldungen können per Notizen in die Doku einfließen (Bild 4)
Wäre es nicht auch sinnvoll, wenn Aktualisierungen nicht nur „von oben“ geliefert werden, sondern auch direkt von den Servicemitarbeitenden vor Ort? Das geht natürlich! In einem interaktiven Bereich können Notizen als Text, Audio, Bild oder Video erfasst werden (siehe Bild 4). Dadurch entsteht ein Rückkanal in Echtzeit, der Eingang in die Dokumentation findet und diese durch wichtige Hinweise der Experten ergänzt und so kontinuierlich verbessert.
Was muss ich bei Mobiler Dokumentation beachten?
Die Basis einer funktionierenden und effizienten mobilen Dokumentation ist strukturierter Content. Dazu braucht es aber nicht zwingend ein komplexes Contentmanagement-System. Auch aus Word heraus kann eine Doku-App bespielt werden. Dies haben wir bereits für Kunden so umgesetzt und auf der letzten tekom-Frühjahrstagung vorgestellt.
Ein positiver Nebeneffekt der mobilen Dokumentation ist die höhere Wertigkeit von Content und Produktinformationen. Durch die bessere Nutzbarkeit werden Inhalte aktiver genutzt und durch Interaktion kontinuierlich verbessert. Die Technische Dokumentation generiert nicht nur „Print“ oder „PDF“, sondern findet Wiederverwendung in Marketing, Vertrieb, Service, Support, bei Kunden etc.
Sie wollen die App live sehen?
Sind Sie neugierig geworden und möchten unsere Apps gerne einmal live sehen oder mehr über mobile Dokumentation erfahren? Dann melden Sie sich bei mir!
Ich führe Ihnen unsere Demo-App oder auch Doku-Apps unserer Kunden gerne per Web-Meeting vor. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit mir!
