Digital oder Papier? Vorteile der mobilen Dokumentation

Digitalisierung, Industrie 4.0 und das Internet of Things verändern auch die Art, wie wir über Technische Dokumentation denken. Eine der ersten Maßnahmen auf dem Weg zu „Information 4.0“ ist es, die Dokumentation weg von der Kapitelstruktur themenbezogen zu strukturieren und sie mithilfe von Metadaten semantisch zu markieren.

Anstatt Handbücher auf Papier oder als A4-formatierte PDF-Datei auszuliefern, erzeugen wir auf dieser Basis dynamische Informationen in HTML5, die sich auf unterschiedlichen Displays, auf Maschinenkonsolen oder auf Mobilgeräten verteilen und betrachten lassen.

Natürlich bedeutet es zusätzlichen Aufwand, den vorhandenen Publikationsprozess zu erweitern oder anzupassen. Dafür gewinnen wir aber neue, spannende Möglichkeiten, wenn wir Eigenschaften des Mediums wie Online-Anbindung oder Gerätefunktionen geschickt nutzen.

In diesem Beitrag möchten wir einige leicht realisierbare Vorzüge mobiler Dokumentation gegenüber der klassischen, papierorientierten Publikation am Beispiel einiger Kundenprojekte vorstellen.

Beginnen wir, wie alle vernünftigen Vorhaben beginnen sollten:

Es werde Licht!

Unser Kunde hat ein ganz praktisches Problem: Wärme- und Kältezähler befinden sich oft in schlecht beleuchteten Ecken tief im Keller. Deshalb liest sich die Montageanleitung in der von uns entwickelten App auf dem hintergrundbeleuchteten mobilen Display bereits wesentlich leichter als auf Papier.

Als Zusatz geben wir der App einen Taschenlampen-Button mit, der die auf den meisten Mobilgeräten vorhandene Blitzlicht-LED ein- und ausschaltet. Das erspart in vielen Fällen den zusätzlichen Griff in die Werkzeugkiste.

Helferlein

Beim Justieren des Zählers (wir sind immer noch beim o. g. Beispiel) muss der Monteur oft kleinere Berechnungen vornehmen, die mit Nenndruck oder Energieabschätzungen zu tun haben. Diese immer wiederkehrenden Aufgaben vereinfachen die kleinen Rechner, die wir in die App eingebaut haben.

In einem anderen Projekt ging es um Produktbeschreibungen und Preisinformationen für den Außendienst. Hier haben wir nach Feedback von den Anwendern der statischen Information die Möglichkeit hinzugefügt, Warenkörbe anzulegen und einen Produktvergleich vorzunehmen. Die benötigten Inhalte für diese Funktionen konnten wir dem strukturierten Ausgangsmaterial entnehmen.

Suchen und Finden…

Mit wenigen Klicks und Filtern zur gesuchten Information (Screenshot aus der Service-App der Dresdner Kühlanlagenbau GmbH)

Technische Dokumentationen sind oft sehr umfangreich. Neben dem Gewichtsvorteil – anders als ein Leitzordner wiegen auch umfangreiche Dateien auf einem Mobilgerät eher wenig – spielt hier auch das Auffinden benötigter Informationen eine wesentliche Rolle. Mit einer hierarchischen Themen-Navigation und einer gewichteten (und damit treffsicheren) Volltextsuche kommt man in den meisten Fällen bereits schnell ans Ziel (siehe Abbildung).

Ein alphabetischer Produktindex kann den Außendienst unterstützen, bei umfassenden Produktportfolios schnell das gewünschte Produkt zu finden. Auch das haben wir bereits erfolgreich umgesetzt.

Das Interessante dabei ist: Der Anwender findet über jeden der Zugangswege spätestens nach vier Aktionen die gewünschte Information. Favoritenlisten als Ersatz für die gelben Klebezettel im Leitzordner sind eine wertvolle Ergänzung und runden den effizienten Informationszugang ab.

Eigene Ansichten

Als Mensch über 50 fällt es mir mittlerweile gelegentlich schwer, klein Geschriebenes zu entziffern.  Aus Feedback von Anwendern unserer Apps wissen wir, dass es tatsächlich ein großer Vorteil der digitalen Anzeigemedien ist, sich dort den Text bei Bedarf größer zu zoomen. Print-Publikationen werden ja häufig sehr klein gedruckt ausgeliefert, um Papier zu sparen.

Die Möglichkeit, die Anzeige von Informationen dynamisch anzupassen, beschränkt sich aber nicht auf die Textgröße. Nicht alle Inhalte sind dafür prädestiniert, auf kleinen Bildschirmen präsentiert zu werden. Größere Grafiken oder umfangreiche Tabellen begegnen uns beispielsweise in fast allen Projekten. Hier gibt es unterschiedliche Lösungsansätze je nach Anwendungsfall.

So lassen sich Preistabellen, die etwas breiter laufen als die Smartphones der Vertriebskollegen, mit dem Daumen nach links und rechts verschieben. Im Installationshandbuch lassen sich alle Grafiken antippen, worauf sie in Originalgröße, und ebenfalls verschiebbar, angezeigt werden. Diese Effekte lassen sich mühelos in CSS und Javascript umsetzen und erfordern keine Änderungen im Content.

Um Antwort wird gebeten!

Zuletzt möchte ich noch dem eigentlich bedeutendsten Vorteil der mobilen Dokumentation gegenüber Papier Raum geben: der Online-Anbindung mobiler Geräte.

Hinweis auf Änderungen in der Dokumentation erscheinen auffällig in der App (Screenshot aus der Service-App der Dresdner Kühlanlagenbau GmbH)

Einfache Beispiele aus unseren Projekten sind Links auf ein internes Informationsportal für Hintergrundinformationen. Dort sind auch die hinterlegten Telefonnummern von Ansprechpartnern verlinkt, womit eine bequeme Verbindung ins Backoffice entsteht.

In einem Handbuch für Arbeitssicherheit – eigentlich ein Offline-Medium – werden aktuelle Sicherheitsmeldungen live vom Server bezogen. Viel wichtiger: Der Anwender (es handelt sich um Monteure im Außendienst) erhält ein Signal, wenn sich wichtige Anweisungen ändern (siehe Abbildung). Diese Neuerungen muss er aktiv bestätigen.

Geänderte Absätze in Betriebsanweisungen werden für ihn markiert und die Lesebestätigung wird an zentraler Stelle überwacht – für Auditoren, die unsere Kunden regelmäßig zertifizieren, ein erheblicher Pluspunkt in ihrer Bewertung.

Und es geht noch mehr: Momentan arbeiten wir an einer App, die komplette Inspektionsprotokolle mit Unterschrift und Maßnahmenplan erstellt.

Zusammenfassung und Fazit

Die Resonanz zu unseren mobilen Projekten bestätigt uns immer wieder, dass das digitale Publizieren technischer Informationen eine ganze Reihe von teils unerwarteten Vorteilen bringt:

• Gerätefunktionen: Lampe als kleine, nützliche Hilfsfunktion, Kamera und Mikrofon für Bild- und Sprachnotizen bzw. -protokoll.
• Dynamik: Anpassbare Darstellung von Inhalten (Textgröße, Bilder, Tabellen), interaktive Komponenten (Rechner, Tätigkeitsprotokoll).
• Anbindung: Telefon für Backoffice-Kontakt, Verknüpfungen zu Wissensdatenbank oder Bestellsystem, zentrale Verarbeitung von Protokolle und Nachweisen, Feedback-Funktion.
• Aktualität und Umfang: schnellere und häufigere Publikationszyklen, Gewährleistung von Aktualität, größerer Informationsbestand vor Ort

Über Videos und Augmented Reality, die Einbindung in digitalisierte (4.0) Umgebungen, Personalisierung usw. haben wir dabei noch gar nicht gesprochen. Aber das ist Stoff für einen anderen Beitrag.

Wie stehen Sie zur mobilen Dokumentation? Welche Vorteile haben wir noch nicht genannt? Setzen Sie bereits mobile Dokumentation ein oder planen Sie den Umstieg weg vom Papier? Wir freuen uns auf die Diskussion mit Ihnen und beantworten auch gerne Ihre Fragen!