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Viele unserer Kunden kennen es aus schmerzhafter Erfahrung: Wenn es um Sicherheitsinformationen in Technischer Dokumentation geht, reicht das „einfache“ Einhalten von Standards nicht aus. Dass Warnhinweise nach ANSI gestaltet sind, erzeugt noch keine verständlichen und damit sicheren Anleitungen. Dass man sich als Redaktion in Normen und Leitlinien versenkt, sorgt nicht automatisch dafür, dass in Entwicklung und Redaktion Einigkeit darüber herrscht, welche Sicherheitsinformationen ins allgemeine Sicherheitskapitel gehören und welche in die Lebenszykluskapitel. Oft bleiben solche Fragen unbeantwortet. Und damit leider genau die Fragen, die die tägliche Redaktionsarbeit und damit die Wirksamkeit der Sicherheitsinformationen ausmachen.
Der Weg – kreativer Prozess und passgenaue Konzepte
In den letzten Jahren arbeiten wir mit immer mehr Redaktionen zusammen, die aus diesem Zustand herauswollen. Weg von dem Einhalten isolierter Anforderungen und dem detaillierten Befolgen von Regeln, die in keinem größeren Kontext stehen. Und so entwickeln wir als Antwort darauf ein Konzept für Sicherheitsinformationen in der Technische Dokumentation – kurz ein Sicherheitskonzept.
Das Sicherheitskonzept ist dabei zweierlei: Es ist zum einen ein Prozess, den wir gemeinsam mit den Redaktionen durchlaufen. Wir werten Bestandsdaten aus, klären branchenspezifische Sicherheitsanforderungen, wälzen und konsultieren die Normen-, Richtlinien- und Standardwelt, untersuchen die Arbeitsprozesse rund um die Sicherheitsinformationen … und setzen das ganze Bündel an Ergebnissen in mustergültig ausgefertigte Inhalte um.
Zum anderen halten wir die Quintessenzen aus diesem kreativen Prozess in einem offiziellen Dokument fest. Ein Dokument, das unter dem Titel „Sicherheitskonzept“ als Vorgabedokument in den Redaktions- und Informationsprozess des Unternehmens eingeht.
Das Dokument – vom Prozess bis zur Gestaltung alles im Blick
Was steckt nun inhaltlich in diesem Dokument? Thematisch setzt das Sicherheitskonzept auf drei Ebenen an:
- Informationsprozess
Auf dieser Ebene dokumentiert das Sicherheitskonzept die Informationsflüsse und Verantwortlichkeiten für die Sicherheitsinformationen im Unternehmen. Dabei ist nicht nur die Technische Redaktion gefragt. Auch die Entwicklung/Konstruktion z. B. hat Pflichten im Bereich der Sicherheitsinformationen. Dieses Mit- und Nebeneinander bekommt mit dem Sicherheitskonzept eine abgestimmte und konkrete Gestalt. - Sicherheitsarchitektur
Welche Arten von Sicherheitsinformationen gibt es eigentlich? Und wo in den Anleitungen kommen sie vor? Die Ergebnisse zu diesen Fragen hält das Sicherheitskonzept in einer Sicherheitsarchitektur fest. Das ist ein praktisch handhabbarer Rahmen, der dafür sorgt, dass alles seinen Platz findet und nichts dem Zufall überlassen bleibt. - Sichere Instruktion
Auf dieser dritten Ebene formuliert das Sicherheitskonzept konkrete Regeln für die inhaltliche Gestaltung der Sicherheitsinformationen. Es wird z. B. geklärt, wann die auffälligen Warnhinweise in Kastenform und wann sogenannte Inline-Warnhinweise eingesetzt werden. Und alle Regeln werden in konkreten Kontexten und ausführlichen Textbeispielen konkretisiert und kommentiert.
Ein Hausstandard für viele Zielgruppen
Weil Sicherheitskonzepte für die Technische Dokumentation durch den umfassenden Ansatz mehr sind als eine Ergebnisdokumentation, steht einem Unternehmen mit dem Sicherheitskonzept ein Hausstandard zur Verfügung. Und damit eine unternehmensweit verbindliche Vorgabe für Sicherheitsinformationen in der Technischen Dokumentation.
Diese Verbindlichkeit richtet sich an die Technische Redaktion und nutzt ihr natürlich ganz direkt. Sie hat eine Quelle für den Redaktionsleitfaden, der die Vorgaben für die sichere Anleitung endlich in konkret handhabbare und prüfbare Regeln übersetzen kann. Auch externe Dienstleister können Redaktionen mithilfe des Sicherheitskonzepts sehr viel zielgenauer briefen hinsichtlich der zu erreichenden Qualität.
Sicherheitskonzepte für die Technische Dokumentation – Wo stehen Sie mit Ihrer Redaktion?
Welche Fragen im Bereich der Sicherheitsinformationen bleiben in Ihrer Redaktion immer wieder offen und ungeklärt? Wo raufen Sie sich die Haare, wenn Sie in fertige Anleitungen sehen und mit Qualität und Systematik der Sicherheitsinformationen nicht zufrieden sind?
Wir gehen gerne auch mit Ihnen diesen spannenden, erkenntnisreichen und im besten Sinne des Wortes folgenreichen Weg. Hin zu einer geordneten und redaktionell gestaltbaren Lösung für Ihre Sicherheitsinformationen.
Wenn Sie mehr zum Thema Sicherheitskonzept erfahren möchten, dann empfehle ich Ihnen den Vortrag meiner Kollegin Lena Krauß auf der tekom 2023 (Nur zur Sicherheit: Was das Sicherheitskonzept der Technischen Doku bieten kann) oder mein Webinar „Rechtssichere Anleitungen:
Technische Redaktionen und ihre Gestaltungshoheit“.
