Der Informationsraum kann bezogen werden

Stefan Kreckwitz

In unserer losen Reihe zu Trends in der Technischen Dokumentation haben wir heute Stefan Kreckwitz zu Gast. Er ist Geschäftsführer der Congree Language Technologies GmbH. Der Diplom-Informatiker verfügt über den richtigen Mix an strategischen und technologischen Fähigkeiten, eine pragmatische Herangehensweise und eine große Portion Leidenschaft für die Technologie.

Die Congree Language Technologies GmbH liefert Technologien zur Formulierung konsistenter Texte, unter Berücksichtigung definierter Stilregeln und einheitlicher Terminologie. Autoren können durch den Einsatz von Congree schneller und kostengünstiger qualitativ hochwertige, regelkonforme und leicht übersetzbare Texte erstellen.

Die Technische Dokumentation ist im Umbruch. Die CMS-Hersteller liefern unter Schlagworten wie Modularisierung, Informationsraum oder Content Delivery die entsprechende Infrastruktur. Die Akzeptanz ist groß und immer mehr Firmen führen die entsprechenden Systeme ein.

Ist mit der Einführung von topicbasierte Dokumentation und Content Delivery alles erledigt?

Auffällig ist die sehr technische Betrachtungsweise. Der Fokus liegt vorwiegend auf der Infrastruktur. Der Content selbst wird als Blackbox betrachtet. Die „Content-Pakete“ werden bei Bedarf nach technischen Kriterien aggregiert – so einfach ist das. Die veränderten Rahmenbedingungen für die Content-Erstellung, die sich durch den Umbruch ergeben, werden bestenfalls diffus als neue Herausforderungen an den Autor erwähnt.

Wenn man das Szenario weiterdenkt, kann man Folgendes annehmen: Nachdem die Infrastruktur-Optimierung abgeschlossen ist, wird es mehr denn je um die Optimierung des Inhalts gehen.

Im Mittelpunkt stehen drei wesentliche Content-Herausforderungen: Modularisierung, Performance und Skalierung.

Content-Herausforderungen

Content-Herausforderung 1: Modularisierung

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In der Technischen Dokumentation wird immer mehr Content modularisiert nach dem Bausteinprinzip verfasst. In der Praxis bedeutet das auch häufig, dass die einst linear erstellte Dokumentation in Module umgewandelt werden muss. Die Module – ob neu erstellt oder aus dem Altbestand umgewandelt – müssen kompatibel zueinander sein und problemlos kombiniert werden können. Die relevanten Faktoren dafür sind Kohäsion, Kohärenz und Konsistenz:

• Kohäsion: Mit Kohäsion wird ein syntaktischer Zusammenhang zwischen zwei Sätzen erkennbar gemacht – mit anderen Worten: Sie werden mit bestimmten Wörtern zusammengeklebt, damit der Leser sie automatisch in Verbindung setzt. Typische Mittel zur Kohäsion sind Konjunktionen wie „und“, „aber“ und „denn“. Auch Pronomen wie „er“, „sie“ oder „es“ werden oft verwendet. Bei Modulen ist es wichtig, dass die Kohäsionsmittel nicht auf etwas verweisen, das außerhalb des jeweiligen Moduls liegt.
• Kohärenz: Kohärenz bezeichnet den inhaltlichen Zusammenhang zwischen zwei Textbausteinen.
• Konsistenz: Man spricht von einem konsistenten Text, wenn dieser sprachlich, stilistisch und inhaltlich denselben Regeln und Normen folgt. Mit anderen Worten ist dies der rote Faden, der den Leser durch die Anleitung führt. In modular aufgebauten Texten muss darauf geachtet werden, dass der rote Faden nicht verloren geht.

Wenn in diesen Bereichen Text-Defekte auftreten, mutiert das Gesamtergebnis schnell zum Frankenstein-Monster.

Content-Herausforderung 2: Performance

Die in der Technischen Dokumentation erstellten Inhalte werden in Zukunft mehr denn je einer Erfolgsmessung unterliegen. Dabei stehen drei Fragestellungen im Fokus:

• Wie gut trägt der Content zu einer erfolgreichen Customer Journey bei?
• Wie gut stärkt der Content die Kundenbindung?
• Wie gut spiegelt der Content die Markenidentität wider?

Dabei fällt sofort auf, dass der Blick hier über den Tellerrand der Dokumentation hinausgeht. Auch wenn es natürlich nach wie vor zu den Zielen einer Anleitung gehört, den Leser z. B. zum ordnungsgemäßen und gefahrlosen Gebrauch eines Produkts zu befähigen. Jedoch muss Dokumentation zusätzlich immer mehr in Gebiete vordringen, in denen sich einst nur der Marketing-Content bewegte. Kundenbindung und Markenidentität durch Sprache sind hier die Stichwörter.

Auch die Wissenschaft stellt einen wichtigen Einflussfaktor für die Zukunft der Technischen Dokumentation dar: Aus der Neurolinguistik gewonnene Erkenntnisse werden zu neuen Vorgaben für die Content-Erstellung führen, die weit über die bekannten Regeln für Verständlichkeit hinausgehen.

Content-Herausforderung 3: Skalierung

Der physikalische Lebenszyklus eines Produkts muss durch ein digitales Pendant begleitet werden. Das beinhaltet die unterschiedlichsten Produktdokumente – am Beispiel Software u. a. Entwickler-Dokumentation, Release Notes, Handbücher und Datenblätter.

Alle Abteilungen eines Unternehmens werden zu Content-Erstellern und müssen einbezogen werden. Es sind somit einheitliche Werkzeuge und unternehmensweite Vorgaben erforderlich, damit Konsistenz, Kohäsion und Kohärenz (s. Content-Herausforderung 1) der Dokumente gewahrt werden.

Sich den Herausforderungen stellen

In Anbetracht der geschilderten Herausforderungen stellt sich für Autoren vor allem eine Frage: Wie kann man im Arbeitsalltag den Herausforderungen begegnen? Wir glauben: Um allen Anforderungen gerecht werden zu können, werden intelligente Werkzeuge zum Einsatz kommen.

Modularen Content optimieren

Intelligente Werkzeuge können dabei helfen, die drei K des modularen Schreibens – Kohäsion, Kohärenz und Konsistenz – optimal umzusetzen. Kohäsion kann z. B. optimiert werden, indem Tools darauf hinweisen, dass Kohäsionsmittel in einem Satz verwendet werden, ohne dass ersichtlich wird, worauf sie sich beziehen. Konsistenz kann sogar auf verschiedene Weisen toolgestützt geprüft und optimiert werden. Möglich ist u. a., alle Texte nach klar definierten Rechtschreib- und Grammatikregeln zu prüfen oder durch maschinell geprüfte Redaktionsleitfäden einen einheitlichen Tone of Voice der Texte zu unterstützen.

Text-Performance steigern

Verständlichkeit ist essenziell für erfolgreiche Texte. Überdies ist es wichtig, den Kunden passend anzusprechen, seinen „kommunikativen Nerv zu treffen“ und ihn auf seiner Customer Journey zu begleiten. Die Tonalität, der Tone of Voice eines Texts lässt sich über Stilregelungen abbilden. Dasselbe gilt für viele Kriterien verständlicher Texte. Um Stilregelungen einfach beim Schreiben umzusetzen, können intelligente Werkzeuge genutzt werden, die den Autoren Optimierungsratschläge an die Hand geben.

Content erfolgreich skalieren

Um Content erfolgreich zu skalieren, d. h. seine hohe Qualität auch über Abteilungsgrenzen und durch den Lebenszyklus eines Produkts hindurch zu gewährleisten, können intelligente Werkzeuge äußerst hilfreich sein. Redaktionsleitfäden, fertig formulierte Satzbausteine und die Unternehmensterminologie können im Rahmen eines einzigen Tools allen beteiligten Autoren bereitgestellt werden.

tl;dr

Mit dem strukturellen Wandel in der Technischen Dokumentation kommt es auch zu neuen Content-Herausforderungen für Autoren: Modularisierung, Performance, Skalierung. Intelligente Werkzeuge helfen Autoren dabei, sich diesen Herausforderungen zu stellen.