Einfach das Chaos organisieren

Gerade eben habe ich wieder auf das rote X geklickt – und Microsoft OneNote geschlossen. Eine Software, die mich nun seit gut anderthalb Jahren täglich während der Arbeit begleitet. Und nicht nur mich: Auch in meinem Team ist OneNote zu einem Standard für das Projektmanagement geworden.

Lange Vorgeschichte

Wahrscheinlich ist es vielen von Ihnen genauso gegangen wie uns. Über die Jahre werden die Projekte inhaltlich komplexer, die Laufzeiten erhöhen sich und immer mehr Leute gehören den Projektteams an. Und dann bekommt man ganz natürlich das Bedürfnis nach einer zentralen Kollaborationsplattform. Um Projekte zu strukturieren, Vorgaben niederzulegen und Dinge zu dokumentieren. Ohne das ist effizientes Arbeiten kaum mehr möglich.

Auf diesem Weg haben wir in der doctima-Redaktion ganz unterschiedliche Lösungen ausprobiert. Mit dabei war die Aufgabenverwaltung von Microsoft Outlook, ein Wiki und ein Opensource-Projektmanagement-Tool mit Ticketsystem, aufgabenbezogener Zeitauswertung und vielen weiteren Automatismen. Richtig zufrieden waren wir mit keiner dieser Lösungen. Und jetzt arbeiten wir zunehmend begeistert mit Microsoft OneNote.

Warum so soft?

Warum so eine eher „softe“ Lösung? Warum kein Powertool aus dem mittlerweile reichhaltigen Angebot im Bereich Projektmanagement? Diese Frage kann ich mittlerweile recht gut beantworten. Und interessant: Die Antwort weist auf etwas hin, das wir unseren eigenen Kunden auch immer raten, wenn es um Prozessoptimierung und die Anschaffung neuer Software geht:

• Eine Software allein hilft gar nichts. Zunächst müssen die Prozesse klar sein, dann kann man sinnvoll über den Einsatz von Software nachdenken. An unseren Arbeitsprozessen haben wir systematisch und intensiv gearbeitet, sodass wir das Heil nicht fälschlicherweise in den Tools suchen müssen.
• Wenn man weiß, was man will und benötigt, tut es erst einmal auch eine einfachere Lösung als die legendäre eierlegende Wollmilchsau. Denn das wollen viele Projektmanagement-Systeme sein. Wir haben jetzt die Chance, stückweise zu begreifen, was wir über das Bisherige hinaus brauchen. Und wenn wir da an deutliche Grenzen stoßen, darf es gerne auch eine spezialisierte Software sein. Aber wirklich erst dann. Und diese Software muss sich auf sehr durchdachte Anforderungen gefasst machen.
• Dass wir uns mit OneNote als Tool so wohlfühlen, hat sicher auch damit zu tun, dass wir ein Team aus Redakteuren sind. Es ist unser Tagesgeschäft, Informationen prägnant und strukturiert aufzubereiten, um sie damit für die Laufzeit eines Projekts und darüber hinaus gut nutzen zu können. OneNote überzeugt uns an dieser Stelle mit der enormen Geschwindigkeit, in der man Informationsstrukturen aus Fließtext, Grafik und vor allem Tabellen erstellen kann. Wikis haben meiner Erfahrung nach genau hier ihre zentrale Schwäche.

Fortsetzung folgt

Ganz sicher. OneNote hat auch seine Grenzen und Tücken (über die ich auch schon laut geflucht habe). Aber wir sind auf einem guten Weg. Davon werde ich in einem weiteren Beitrag berichten, der demnächst hier erscheint. Und ich fände es sehr spannend zu erfahren, welche Erfahrungen andere Redaktionen mit ihrem Projektmanagement gemacht haben. Von daher herzliche Einladung, die Kommentarfunktion zu nutzen.