Überblick: Mobile Dokumentation

Mobile Dokumentation scheint ja langsam im Mainstream anzukommen. Jedenfalls war die Frage, wie man Dokumentation auf Smartphones oder Maschinendisplays bekommt, immer wieder Thema bei uns auf der tekom Frühjahrstagung. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Schlagwort „mobile Dokumentation“? In diesem Post möchten wir uns die verschiedenen Varianten einmal genauer ansehen.

Dokumentation für mobile Anwendungen

Software für Smartphones und Co. wird immer leistungsfähiger und damit auch komplexer. Immer noch hört man von manchen selbsternannten Usability-Experten, dass eine Software nur gut ist, wenn sie ohne Dokumentation benutzbar ist. In der Realität versagt dieser Anspruch jedoch und führt bei komplexeren Anwendungen zu Softwarepaketen, die entweder schlecht benutzbar sind oder bei denen sich den Nutzern und Nutzerinnen nur Teile des Funktionsumfangs selbst erschließen.

Dokumentation für mobile Anwendungen stellt die Technische Redaktion vor neue Herausforderungen: Kleine Displays, fehlende kontextsensitive Hilfekonzepte und die Frage nach einem Standardformat für die Dokumentation von mobilen Anwendungen – vieles, was man in der heutigen Technischen Redaktion an Komfort gewöhnt ist, gilt es bei mobiler Software neu zu entwickeln. Doch dazu mehr in einem eigenen Beitrag.

Drei Stufen der mobilen Dokumentation

Mobil verteilte Dokumentation

Neben der Dokumentation für mobile Anwendungen gibt es auch den – derzeit noch häufigeren – Fall, dass bestehende Dokumentationen (z. B. für ein elektronisches Gerät oder eine komplexe Maschine) unverändert auf Smartphones gebracht werden. Als erster Schritt kann das durchaus sinnvoll sein. Gerade umfangreiche Handbücher lassen sich auf einem Smartphone leichter transportieren, die Aktualisierung der Daten ist einfacher und gerade bei jüngeren Nutzerkreisen ist die Dokumentation dort, wo die Leute gewohnt sind zu kommunizieren. PDF-Dateien zu bündeln und auf mobilen Devices zu verteilen ist allemal besser als eine Zielgruppe, die Printdokumentation abfotografiert, damit sie die wichtigsten Informationen auf dem Handy vorrätig hat. Aber man sollte sich klar sein, dass man diesen Benutzern mit mobil verteilter Dokumentation auch einiges zumutet, denn wirklich gut nutzbar sind solche Anleitungen nicht.

Mobil dargestellte Dokumentation

Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, zumindest im zweiten Schritt die Dokumentation auf die Bedürfnisse des Endgeräts anzupassen. Dazu müssen Lösungen für diverse Eigenheiten von Printdokumenten gefunden werden, z. B.:

• flexibler Textumbruch (Spaltensatz auflösen, eingeschobene Textblöcke serialisieren)
• Verlinkungen und ihre Darstellung
• lange Fachbegriffe, die auf dem Display nicht umbrechen
• mobilgerechte Navigation (Aufklappmenüs, Breadcrumbs etc.)
• zugängliche Darstellung komplexer Grafiken und Tabellen

Das klingt nach viel Arbeit. Ist der Content in der Technischen Redaktion aber strukturiert erstellt und gepflegt, hält sich der Aufwand in Grenzen.

Übrigens: Für mobile dargestellte Dokumentation ist nicht einmal ein CMS nötig. Wir haben z. B. erfolgreich mobile Dokumentationsangebote auf der Basis von Word-Ausgangsdaten erstellt.

Mobil integrierte Dokumentation

Wirklich ausgereift ist mobile Dokumentation aber erst, wenn sie einen Mehrwert gegenüber den klassischen digitalen Angeboten liefert. Smartphones bieten eine ganze Reihe von Funktionalitäten, die es lohnt in die Dokumentation zu integrieren. Das können Kleinigkeiten sein: Eine Telefonnummer in der Anleitung sollte als Link auf dem Smartphone auch einen Anruf starten. Oder aus der Installationsanleitung für Stromzähler heraus können die Elektrofachleute auf die Taschenlampenfunktion des Smartphones zugreifen oder den Lagesensor als Wasserwaagen-Ersatz nutzen.

Nach oben sind bei der Nutzung der Gerätefunktionen alle Grenzen offen. Smartphones bieten die Basis für 3D-Darstellungen, Augmented Reality oder die Simulation von Bedienvorgängen am Gerät. Gamification kann die Motivation der Anleitungs-Nutzerinnen und -Nutzer steigern. Serverbasierte Anwendungen lassen individualisierte Dokumentations-Portfolios zu.

Letzten Endes eröffnet mobile Dokumentation somit sogar den Weg zu Industrie 4.0 und Digitalisierung. Die Möglichkeiten sind hier eigentlich nur durch die eigene Fantasie (und das Budget) beschränkt. Wichtig ist dann nur: Integrieren Sie keine Funktionalitäten, die an der Anwendungssituation der Zielgruppe vorbeigehen!

Wenn Sie konkrete Fragen zur mobilen Dokumentation haben oder sich allgemein darüber informieren wollen: Kommen Sie gerne auf uns zu!