Jeder Schritt ein Vorsprung

Was haben Unternehmensziele und die Art, wie ich als Mitarbeiter meine Notizen anfertige, gemeinsam? Vielleicht den Unternehmensnamen auf meinem Notizblock könnte man meinen. Doch es ist viel mehr als das – wenn man seine tägliche Arbeit und den Unternehmenszweck sowie dessen Ziel mit dem Mindset des „Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses“ betrachtet. Bei Toyota gehört diese Denkweise neben Kanban zum Produktionssystem und garantiert kontinuierliche Qualitäts- und Effizienzsteigerung.

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (kurz KVP) hat ein ähnliches Ziel wie Kanban: die Steigerung der Qualität von Produkten, Prozessen und des Service. Auf jeden Fall ist der Kern von KVP so charmant wie logisch: Kleine Schritte führen auch zum Erfolg – und die sind ja in der Regel konstanter und effizienter. Ein Beispiel: Wenn Sie jeden Tag 10 Minuten spazieren gehen, sind Sie insgesamt gesehen länger an der frischen Luft als bei einem einzigen Spaziergang pro Woche.

Und noch spannender an KVP: Die Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten spielen eine zentrale Rolle. Wie wir als Mitarbeiter kleine Schritte für das „große Ganze“ gehen können, sehen wir uns jetzt an.

Die Grundprinzipien von KVP

KVP arbeitet mit zwei Kernthesen:

1. Man nimmt das, was man hat, und ändert es mit vorhandenen Mitteln ab. Teure Neuanschaffungen kommen nicht infrage. Man ändert einen kleinen Baustein und beim nächsten Mal wird wieder nur ein Baustein verändert.
2. Als Konsequenz aus These 1: Man schafft in kleinen Schritten Standards, die sowohl kurzfristig als auch langfristig die Qualität erhöhen.

In 3 Phasen zum Ziel: Beobachten, analysieren, Lösungen entwickeln

Welche Fähigkeiten man als Mitarbeiter hat (Fachwissen, Methodenkompetenz, usw.) und was im Unternehmen an Ressourcen vorhanden ist, scheint auf den ersten Blick klar zu sein. Dennoch fehlt oft eine strukturierte Übersicht.

Damit man einen Überblick über die Lage gewinnt und anschließend in kleinen Etappen besser werden kann, sind drei Phasen zu durchlaufen:

1. Beobachten
   Wie ist der Ist-Zustand? Was finde ich vor? Wie ist die Situation gerade?
   Zum Beispiel: Ich möchte eine Übersetzung in Auftrag geben, finde aber meine Notizen zum Prozess nicht mehr.
2. Analysieren
   Jetzt kann man systematisch die Lage sondieren: Wo setzen wir bereits Standards ein? Werden diese Standards auch eingehalten? Wenn nein: Woran liegt das? Wo gibt es immer wieder Unklarheiten? Gibt es Wissens- oder Hardwarelücken?
   In unserem Fall: Mir fehlt ein Notizsystem (ein eigenes oder eins im Team) oder ich komme mit dem bestehenden System nicht zurecht.
3. Lösungen entwickeln – konsequent
   Welchen Aspekt kann man mit den vorhandenen Mitteln angehen? Welche kleinen Schritte werden gegangen, um die Situation aus Schritt 2 zu verbessern? Zum Beispiel: Ein erfahrener Mitarbeiter erstellt eine OneNote-Seite, die den Übersetzungsprozess dokumentiert und die zentral zugreifbar ist – mit den vorhandenen Mitteln.

Diese drei Phasen werden immer wieder ausgeführt, bis keine Verbesserung mehr spürbar nötig ist oder eine Änderung nicht mehr sinnvoll erscheint. Einen Rahmen setzen die folgenden Faktoren.

Tipps zur Umsetzung: Aufräumen und Verschwendungen finden

Für die Schritte 2 und 3 hilft es, sich an einer Richtschnur zu orientieren, damit man nicht in endlose Diskussionen und Schlussfolgerungen gerät, wenn die Beteiligten unterschiedliche Ziele haben („Kosten einsparen!“, „Mehr Mitarbeiter!“, „Endlich ein PIM!“).

Eine gemeinsame Richtschnur bringt diese oft konvergierenden Ziele zudem auf einen Nenner. Sie lautet im Kaizen „Überflüssiges reduzieren“. Überflüssig können sein: Tätigkeiten, die keinen Wert erzeugen, aber Ressourcen verbrauchen. Zum Beispiel an Besprechungen teilnehmen, bei denen man aktiv nichts beisteuern kann. Aber auch plötzliche Unterbrechungen wie ad-hoc-Besprechungen, für die keine Vorbereitung möglich war. Sie unterbrechen den Arbeitsfluss und sind Verschwendung. Verschwendung sind auch nicht standardisierte Übersetzungsprozesse oder unklare Zuständigkeiten, aus denen sich immer wieder Rückfragen ergeben.

Wenn man die Schritte 1 und 2 ein paar Mal durchgegangen ist, schärft sich bereits das Bewusstsein für fehleranfällige oder verschwenderische Situationen. Das kann häufig auch das eigene Aufgabenmanagement betreffen oder die Ablagestruktur für gemeinsame Verzeichnisse. Diskussionen, wie man die Projektstruktur diesmal abbildet, verbrauchen unnötig Zeit und Nerven. Eine standardisierte Struktur, die im Notfall angepasst werden kann, ersetzt viele solcher Auseinandersetzungen.

Ganz wichtig: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess findet nicht über Nacht statt

KVP kann nicht über Nacht passieren – dann wäre es nicht kontinuierlich. Es ist eine Kultur, die im ganzen Unternehmen gepflegt und von allen stetig gelebt werden muss. Mit KVP scheint sich am Anfang wenig zu tun, bis sich mit jeder Verbesserung eine Welle der Weiterentwicklung ausbreitet. Im ganz Kleinen hilft es sicher schon, z. B. seine Notizen auf immer die gleiche Weise zu machen oder auch dafür Vorlagenseiten zu erstellen. Das verhindert unnötiges Analysieren und Bewerten, wenn man die Notizen einen Monat später noch mal benötigt.

Welche „kleinen Schritte“ haben Sie schon gemacht? Bestimmt ist Ihnen beim Lesen dieses Artikels schon einiges für Ihren Job oder Ihr Privatleben eingefallen, dass Sie mit einem kleinen Schritt verbessern können und wo Sie zeitsparende Routinen entwickeln können.