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Endlich ist es geschafft. Das neue Contentmanagement-System ist installiert, alle Mitarbeiter:innen sind geschult. Nun kann es wirklich losgehen … In vielen Redaktionen ist das allerdings der Moment, in dem klar wird: Eine neue Software alleine ist keine Lösung. Dann zeigt sich, dass die Redaktion vor einer unüberschaubaren Fülle von Aufgaben steht, die kaum machbar scheinen. Manche Redaktionen strecken dann die Waffen und machen weiter wie bisher. Oder sie versuchen, mit den alten Arbeitsweisen im neuen System zurechtzukommen.
Die Konsequenz? Auch nach mehreren Jahren ist das System immer noch nicht vollständig operativ und die erhofften Produktivitätspotenziale konnten nie erschlossen werden. Damit Ihnen das nicht passiert, wollen wir in diesem Post gerne ein paar Aspekte der CMS-Einführung zeigen, die nicht unmittelbar mit der Software zu tun haben, aber in hohem Maß erfolgsentscheidend sind.
Migrationsprobleme
Ein Aspekt, der leider allzu oft unterschätzt wird, ist die Migration der bestehenden Dokumentation. Oft gibt es bei der Planung der CMS-Einführung die Idee, die Integration der Bestandsdaten nach und nach zu erledigen, sobald die Software einmal läuft. In den allermeisten Fällen klappt das allerdings nur schlecht. Oft arbeiten Technische Redaktionen schon vor der Systemeinführung unter Überlast. Beim Wechsel auf ein CMS erhöht sich in der Anfangsphase der Arbeitsaufwand meist noch: neue Arbeitsweisen, ungewohnte Menüführungen, ungeklärte Gestaltungsfragen – es dauert erfahrungsgemäß ein wenig, bis sich die Arbeitslast wieder im Normalzustand eingeschwungen hat.
Keine Zeit ist dann allerdings für zusätzliche umfangreiche Aufgaben wie die Migration der bestehenden Dokumentation. Dazu kommt dann noch der Faktor, dass Redaktionen die Homogenität ihrer Datenbestände oft überschätzen. Bei einer automatisierten Übernahme fallen auch kleine Abweichungen vom Standard auf und verursachen zusätzliche Aufwände.
Dokumentstrukturen
Auch gerne unterschätzt: In modulbasierten CCMS (Component Contentmanagement-Systemen) gilt eine völlig andere Dokumentstruktur. Klar, man kann auch einfach komplette Dokumente in das System übernehmen und als komplexe Einheiten verwalten. Nur verliert man dann sämtliche Vorteile, die so ein modernes Redaktionssystem bietet: Wiederverwendung, Standardisierung, Medienneutralität, Automatisierung – alles futsch. Da wäre es dann besser gewesen, gleich bei Word zu bleiben und sich die Ausgabe für das System zu sparen.
Eine komponenten- und topic-orientierte Schreibtechnik will gelernt sein und muss – gerade am Anfang – eintrainiert werden. Besonders zu Beginn stellen sich Fragen, bei denen man schnell den Überblick verliert: Wie groß sollen Topics sein? Was entscheidet, ob etwas ein (gutes) Topic ist? Sollte ich mehr Wiederverwendung anstreben oder leidet dann die Übersichtlichkeit? Was soll diese Sache mit den Metadaten und wozu sind die gut? Falsche topic-orientierte Schreibentscheidungen können später viel Ärger verursachen und lassen sich manchmal nur mit Mühe wieder beheben.
Arbeitsweisen
Eine CCMS-Einführung ist mehr als bloße Software-Beschaffung. Sie bedeutet eine komplette Umstellung der Arbeitsweise und einen Veränderungsprozess von der dokument- und filebasierten Arbeitsweise hin zu einem topicbasierten Datenmanagement. Mit ein, zwei Schulungen zur Softwarebedienung ist das nicht getan.
Viele redaktionelle Entscheidungen, die zu Beginn zu treffen sind, brauchen Erfahrung im Umgang mit dieser Arbeitsweise. Denn wer weiß schon, wie z. B. eine Produkt-Taxonomie für die Contentmodule hinterlegt werden muss, damit in ein, zwei Jahren z. B. der Webshop des Unternehmens mit Dokumentationsinhalten versorgt werden kann. Oder wie Topics gestaltet sein müssen, damit sie auch als Web-App für Mobilgeräte funktioniert. Zu Beginn mögen solche Entwicklungen noch weit weg erscheinen. Viele Einsteiger:innen wünschen deshalb, sich zunächst einmal auf die „Standard-Dokumentation“ zu beschränken. Das ist auch gut so, wird aber zum Problem, wenn dadurch der Weg für Innovationen verbaut wird.
So geht es besser
Diese Probleme lassen sich allerdings leicht vermeiden, indem schon bei der Einführung ein erfahrener Redaktionsdienstleister eingebunden wird. „Bei der Einführung“ bedeutet dabei allerdings nicht „sobald die Software einmal installiert ist“. Denn dann sind einige Grundlagenentscheidungen bereits getroffen und die Migration der Bestandsdaten wird bereits zur unüberschaubaren Hürde. Besser ist es schon vor der Systementscheidung einen Partner bei der Hand zu haben, der die Rolle eines Coaches übernimmt und auch dafür sorgt, dass die Fernziele nicht aus dem Blick kommen und bei wichtigen Entscheidungen berücksichtigt werden.
