Ist-Analyse und Zieldefinition
Eine Ist-Analyse beginnt immer mit den Fragen: „Wo stehen wir? Und wo wollen wir hin?“ Bei der Positionsbestimmung gilt es ergebnisoffen und ehrlich die aktuelle Situation zu ermitteln. Welche Erfolge haben wir vorzuweisen? Wo liegen unsere Schwächen? Wie sehen wir uns und was wissen wir darüber, wie andere uns sehen?
So entsteht ein Bild von den eigenen Fähigkeiten, aber auch davon, wie diese Fähigkeiten wahr- genommen werden. Oft zeigt sich hier eine Diskrepanz, die es zu erklären gilt. Die Ursache kann zum Beispiel in einer zu geringen Sichtbarkeit liegen, aber auch darin, dass der eigene Nutzen am Bedarf der internen Abnehmer vorbeigeht. Ausgehend davon sollten nun Ziele für die Redaktion entwickelt werden.
Maßnahmen
Am Anfang steht die Frage: Wo können wir innerhalb unseres Unternehmens mit unseren beste- henden Mitteln – oder mit nur geringen Aufwänden – Mehrwert generieren? Dazu gibt es mehrere Ansatzpunkte. Oft sind im Unternehmen Abteilungen und Funktionsträger (potenziell) von der Arbeit der Technischen Redaktion betroffen, ohne allerdings deren Arbeit überhaupt zu kennen.
Hier helfen oft schon einfache Schritte: In einem Beratungsprojekt haben wir zum Beispiel einer Technischen Redaktion geraten, Kontakt zum Qualitätsmanagement-Beauftragten des Unter- nehmens aufzunehmen und mit ihm zu klären, ob die Qualitätsziele der Dokumentation zur QM- Gesamtstrategie passen. Seitdem ist der QM-Beauftragte ein wichtiger Fürsprecher, wenn es um Qualitätsoptimierungen in der Technischen Dokumentation geht.
Es ist wichtig, solche internen Fürsprecher und Projektpartner zu identifizieren. Gemeinsam lassen sich abteilungsübergreifende Projekte so leichter angehen oder Budgets einfacher durchsetzen.
Zielverfolgung
Dauerhafter Erfolg muss messbar sein, denn nur so lässt sich erkennen, wie weit man auf seinem strategischen Weg gekommen ist. Und nur so lässt sich anderen überzeugend vermitteln, was ange- strebt und was erreicht wurde.
