Dokumentation 4.0

Dokumentation 4.0

Digitalisierung – Chancen für die Dokumentation

Digitalisierung ist in aller Munde und viele Technische Redaktionen fragen sich, wie sie ihre Rolle im Zeitalter der Digitalisierung gestalten können und wie sie einen Beitrag zum Gelingen des Projekts “Dokumentation 4.0“ leisten können. Noch ist vieles offen, die beste Zeit also, um Prozesse mitzugestalten, statt später nur zu reagieren.

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Dokumentation 4.0

Ein Szenario

Was sich durch Digitalisierung verändert, lässt sich vielleicht am einfachsten mit einem Szenario erklären. Versetzen wir uns in eine typische Fabrik der Zukunft. Der Temperatursensor, der direkt in den Motor einer Maschine verbaut ist, meldet immer wieder hohe Werte. Die Verwaltungs-Software in der Unternehmens-Cloud nimmt diese Meldung entgegen und interpretiert sie dahingehend, dass eine Welle heiß läuft. Sie prüft den Wartungsplan der Maschine und erkennt, dass die Aufgabe „Welle schmieren“ ohnehin demnächst ansteht. An den zuständigen Techniker schickt sie auf sein Tablet einen Wartungsauftrag, dass der betreffende Motor zu schmieren ist. Mit dem Arbeitsauftrag verschickt sie die dazu passende Textpassage in der Wartungsanleitung für diese Maschine und außerdem gleich noch die Schmiermittel- und Werkzeugliste.

Vielleicht stellt die Software aber auch fest, dass die Welle erst kürzlich geschmiert wurde. Sie sendet dann einen Auftrag zum Tausch der offensichtlich verschleißenden Welle an den Techniker. Sie prüft im Warenwirtschaftssystem, ob ein Ersatzteil vorhanden ist, und bestellt es bei Bedarf. Den Zeitpunkt des Reparaturauftrags stimmt sie mit der Verfügbarkeit der neuen Welle ab und pflegt die Stillstandszeit für die Maschine im Produktionsplan ein. Ausliefertermine, Materialbedarfe etc. werden angepasst. Und wieder wird eine Anleitung an den Techniker ausgeliefert, diesmal aber Informationen zum Tausch der Welle.

Aus Sicht der Dokumentation hat dies nun mehrere Konsequenzen:

  1. Die Dokumentation muss medienneutral verfügbar sein, damit sie sowohl mobil als auch in Druckwerken oder stationären Internetseiten gut verwendbar ist.
  2. Die Dokumentation muss in einer Form vorliegen, die so modular aufgebaut ist, dass unser Wartungstechniker immer genau die Information bekommt, die er für seine aktuelle Aufgabe benötigt.
  3. Die Dokumentation muss Varianten und individuelle Konfigurationen jeder einzelnen Maschine kennen und berücksichtigen. Alles in allem keine einfachen Anforderungen an Technische Dokumentation, aber mit modernen Methoden durchaus bereits jetzt lösbar.

Dokumentation 4.0

Die ersten Leitplanken der Digitalisierung werden bereits eingeschlagen. In der Referenzarchitektur RAMI 4.0 ist die Rolle der Dokumentation vorgesehen. Der neue tekom-Standard iiRDS legt fest, wie modulare Informationen digital bereitgestellt werden. Doch in der Praxis bleiben Fragen offen, der Standard muss sich erst im laufenden Betrieb bewähren und die einzelnen Regeln müssen auf die konkrete Situation vor Ort heruntergebrochen werden. Klar ist aber auf jeden Fall: In Szenarien wie dem oben geschilderten gelten neue Rahmenbedingungen für die Dokumentationsinhalte. Sie müssen kleinteiliger angelegt sein, als dies bisher oft der Fall ist. Außerdem sollen Inhalte just-in-time an ihre Benutzer gelangen. Denn erst in der Anwendungssituation entscheidet sich, welche Inhaltsmodule konkret abgerufen werden.

Dokumentation 4.0 beruht zu einem viel stärkeren Maß als heute auf klassifizierten Metadaten. Sie sind die Grundlage für die ausgefeilte Informationslogistik und ermöglichen eine zielgenaue Kommu- nikation.

Hinzu kommt: Digitalisierung heißt nicht nur, dass die Dokumentation Content bereitstellt. Sie erzeugt auch laufend Inhalte, die dokumentationsrelevant sind. Aufgabe der Technischen Redaktion wird es werden, diese „Bewegungsdaten“ in einen Rahmen zu setzen und sie so zugänglich zu machen.

Was Sie jetzt tun können

Die Digitalisierung wird kommen, soviel ist klar. Doch wie können Sie als Technische Redaktion den Weg dorthin beschreiten? Ausgangspunkt sollte eine Analyse der Redaktionsprozesse und ihres Reifegrads sein. Verwenden Sie bereits ein CMS? Arbeiten Sie mit strukturierten Daten? Gut für Sie, der erste Schritt ist bereits getan. Erzeugen Sie aus Ihrem CMS bereits mobile Dokumentation? Dann haben Sie auch schon den zweiten Schritt hinter sich. Denn mobile Dokumente sind kleinteiliger und deshalb als Basis für Dokumentation 4.0 besonders gut geeignet.

Vermutlich fehlt Ihnen dann noch eine Plattform, die beliebigen Content mit ERP, Marketing, Service und Schulung austauschen kann. Und das Modell, mit dem Sie Ihren Content mit Metadaten anrei- chern können, um digitalisierte Prozesse optimal zu unterstützen.

Doch ganz unabhängig davon, an welchem Punkt des Reifegrad-Prozesses Ihre Redaktion gerade steht – Dokumentation 4.0 ist kein Hexenwerk. Reden Sie mit uns. Wir haben Lösungen für jeden Schritt auf dem Weg und begleiten Sie gerne.

Ihr direkter Draht zu uns

Benjamin Rauschenberger

Telefon: +49 (0) 911 975670 – 27
E-Mail: benjamin.rauschenberger@doctima.de

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