Ab dem 20. Januar 2027 gilt die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 verbindlich. Für bestimmte Hochrisiko-KI-Systeme verlangt der EU‑AI-Act technische Dokumentation, die gepflegt, nachvollziehbar versioniert und den zuständigen Behörden grundsätzlich zehn Jahre lang zur Verfügung gehalten werden muss. Seit dem 28. Juni 2025 gelten außerdem für ausgewählte Produkte und Dienstleistungen verbindliche Barrierefreiheitsanforderungen nach dem European Accessibility Act und seiner Umsetzung in den Mitgliedstaaten. Drei Regelungsbereiche, ein gemeinsamer Nenner: Technische Informationen, Dokumentationsprozesse und Verantwortlichkeiten rücken enger zusammen.
Trotzdem tauchen die Begriffe „Governance“ und „Compliance“ in vielen Technischen Redaktionen eher selten auf. Sie klingen nach Rechtsabteilung, nach Vorstandsebene, nach einem Thema, um das sich andere kümmern. Ein Trugschluss, wie sich bei genauerem Hinsehen zeigt.
Was Governance und Compliance eigentlich meinen
Governance beschreibt den organisatorischen Rahmen: Wer ist wofür zuständig, welche Rollen gibt es, nach welchen Regeln wird gearbeitet und wie wird das gesteuert? Compliance meint die Einhaltung verbindlicher Vorgaben – gesetzlicher wie interner. In der Theorie lassen sich beide Begriffe sauber trennen. In der Praxis der Technischen Redaktion greifen sie ständig ineinander, denn dort wird dokumentiert, freigegeben, versioniert und nachweisbar gemacht, was später rechtlich und organisatorisch relevant wird.
Compliance in der Technischen Kommunikation ist dabei kein einzelnes Thema, sondern zeigt sich auf mehreren Ebenen gleichzeitig:
- Produkt-Compliance
Eine unvollständige oder nicht geeignete Betriebsanleitung kann zu Problemen bei der Konformitätserklärung oder CE-Kennzeichnung führen. Die derzeit noch geltende Maschinenrichtlinie (ab dem 20. Januar 2027 die Maschinenverordnung), das Produktsicherheitsrecht und die Norm IEC/IEEE 82079-1 geben hier Orientierung. Wer hier schludert, riskiert im Zweifel Maßnahmen der Marktüberwachung bis hin zu einem Bereitstellungs- oder Verkaufsverbot. - Regulatorische Compliance
Der digitale Produktpass verlangt strukturierte, maschinenlesbare Produktinformationen für bestimmte Produktgruppen. Der European Accessibility Act macht Barrierefreiheit für bestimmte Produkte und Dienstleistungen zur Pflicht. Und der EU‑AI-Act verlangt für Hochrisiko-KI-Systeme eine technische Dokumentation, die die Konformität nachvollziehbar belegt und über Jahre verfügbar bleiben muss. - Prozess-Compliance
Unternehmen müssen zeigen können, dass ihre Dokumentationsprozesse kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Redaktionsleitfäden, Terminologiestandards, Versionierung und Change Management im CCMS sind hier keine reinen Effizienzthemen mehr, sondern Nachweisinstrumente. - Informationsqualität
Verständlichkeit ist keine Kür, sondern Teil der Anforderungen an Gebrauchs- und Sicherheitsinformationen. Eine unverständliche Anleitung kann im Schadensfall haftungsrelevant werden.
Diese vier Ebenen laufen selten getrennt voneinander. Meist wirken sie gleichzeitig – am Produkt, am Prozess und an der Sprache selbst.
Ein Beispiel aus der Praxis
Wie wenig getrennt diese Ebenen tatsächlich ablaufen, zeigt ein Beispiel aus dem Maschinenbau. Ein Hersteller bringt eine Maschine mit softwaregesteuerter Sicherheitsfunktion auf den Markt. Bei Erfüllung aller einschlägigen Anforderungen ist die Produkt-Compliance zunächst gegeben – die Maschine entspricht den geltenden Normen. Wird die Software später aktualisiert, kann das bei wesentlichen Änderungen eine erneute Prüfung und gegebenenfalls eine neue Konformitätsbewertung auslösen. Damit ist die regulatorische Ebene im Spiel, und sie schlägt direkt auf das Produkt durch. Für die neue Bewertung braucht es dann ein strukturiertes, versioniertes Dokumentationssystem, das lückenlos zeigt, welche Anleitung zu welchem Softwarestand gehörte – das ist die Prozessebene. Und selbst wenn all das sauber läuft, bringt es wenig, wenn die überarbeitete Anleitung am Ende niemand versteht: Die Instruktionspflicht bleibt dann auf der Strecke, obwohl alle Formalien erfüllt sind. Ein einziger Vorgang, vier Ebenen gleichzeitig.
Beim EU‑AI-Act zeigt sich dasselbe Muster: Für Hochrisiko-KI-Systeme reicht keine einmalige Anleitung mehr, gefragt ist eine durchgehende, verständliche Dokumentationsführung, die über Jahre prüfbar bleibt.
In der Praxis stellt sich an diesem Punkt eine ganz konkrete Frage. Wer schon einmal ein Audit begleitet hat, kennt sie: „Können Sie das belegen?“ Ein wichtiger Teil der Antwort liegt häufig im Redaktionssystem – in der Versionierung, den Freigabeprozessen, den Leitfäden. Diese Frage lässt sich nicht an der Rechtsabteilung vorbei klären. Sie entscheidet sich dort, wo Inhalte entstehen, strukturiert und freigegeben werden: also oft in der Technischen Redaktion.
Was das für Ihre Dokumentation bedeutet
Governance und Compliance werden oft zwischen Rechtsabteilung und Geschäftsführung verhandelt. Ihre Schnittstelle – Produkt, Recht, Prozess und Verständlichkeit – liegt aber mitten in der Technischen Redaktion. Allein lösen lässt sich das nicht: Ohne ein CCMS, das Versionen sauber führt, ohne QM-Prozesse, die Freigaben nachvollziehbar machen, und ohne die Rückendeckung der Geschäftsführung bleibt auch die beste Redaktion an der Nachweisfähigkeit hängen. Aber ohne eine Redaktion, die diese Anforderungen in verständliche, prüfbare Inhalte übersetzt, nützen weder CCMS noch QM-Prozess etwas. Wer Dokumentation sauber aufsetzt, sichert nicht nur den Marktzugang, sondern reduziert Haftungsrisiken und schafft die Nachweisfähigkeit, die Behörden und Auditor:innen zunehmend einfordern.
In unserem Alltag als Dienstleister in der Technischen Kommunikation erleben wir täglich, wie neue EU-Vorgaben, interne Prozessanforderungen und der Anspruch an verständliche Inhalte zusammenkommen. Ob CCMS-Einführung mit sauberer Versionierung, Redaktionsleitfaden oder die Frage, wie das jetzt mit der KI geregelt ist. Wenn Sie mit uns über Ihre Compliance-Baustellen sprechen möchten, dann melden Sie sich gerne bei uns für ein Erstgespräch.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über ausgewählte Anforderungen an Governance und Compliance in der Technischen Redaktion. Er stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt insbesondere keine einzelfallbezogene Prüfung der jeweils anwendbaren Rechtsvorschriften, Normen und Übergangsregelungen. Maßgeblich sind die zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie die konkrete Ausgestaltung des Produkts, der Dienstleistung und der Dokumentationsprozesse.
FAQ
Was bedeuten Governance und Compliance in der Technischen Redaktion?
Governance beschreibt Zuständigkeiten, Rollen und Regeln für die redaktionelle Arbeit. Compliance bedeutet, gesetzliche und interne Vorgaben einzuhalten und deren Umsetzung nachvollziehbar zu dokumentieren.
Auf welchen Ebenen zeigt sich Compliance in der Technischen Kommunikation?
Compliance zeigt sich auf vier Ebenen: Produkt-Compliance, regulatorische Compliance, Prozess-Compliance und Informationsqualität. Diese Ebenen betreffen gleichzeitig das Produkt, die Dokumentationsprozesse und die Verständlichkeit der Inhalte.
Warum sind Versionierung und Freigabeprozesse für Compliance wichtig?
Versionierung und Freigabeprozesse machen nachvollziehbar, welche Dokumentation zu welchem Produkt- oder Softwarestand gehört. Dadurch können Unternehmen bei Audits oder behördlichen Prüfungen belegen, wie Inhalte erstellt, geändert und freigegeben wurden.
Was muss bei Änderungen an sicherheitsrelevanter Software dokumentiert werden?
Wesentliche Änderungen an sicherheitsrelevanter Software können eine erneute Prüfung und gegebenenfalls eine neue Konformitätsbewertung erforderlich machen. Die zugehörige Dokumentation muss strukturiert und versioniert festhalten, welche Anleitung zu welchem Softwarestand gehört.
Wie unterstützt ein CCMS Governance und Compliance in der Technischen Redaktion?
Ein CCMS unterstützt durch Versionierung, kontrollierte Freigaben, dokumentiertes Change Management und wiederverwendbare Inhalte. So lassen sich redaktionelle Abläufe standardisieren und Nachweise für die Entstehung und Pflege technischer Dokumentation bereitstellen.
