Inhaltsverzeichnis
Montagmorgen, 8:30 Uhr. Über das Wochenende sind wieder Dutzende Jira-Tickets eingegangen. Welche davon sind für die Technische Dokumentation relevant? Welche können warten? Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, ist die erste Stunde schon weg – für Sichten, Priorisieren, Sortieren.
Genau für solche Situationen gibt es KI-gestützte Automatisierung. Aber hier beginnt oft die Verwirrung: Brauche ich jetzt einen KI-Agenten oder einen KI-Workflow? Beide Begriffe kursieren gerade in jeder Diskussion rund um KI in der Technischen Redaktion – und werden dabei häufig durcheinandergeworfen. Irgendwie Hauptsache KI, denn die Zeit ist knapp und die Aufgaben werden nicht weniger. Aber welches Werkzeug wofür? Das macht einen größeren Unterschied, als man zunächst denkt.
Zwei Konzepte, ein grundlegender Unterschied
Ein KI-Agent ist wie die Person, die immer eine gute Antwort auf Fragen hat oder die alles umgehend erledigt. Die richtige Farbe für Warnhinweise herausfinden oder eine Tabelle auswerten – gesagt, getan. Einen KI-Agenten können Sie mit Ihren eigenen Dokumenten, Styleguides und Regeln füttern und so ein System aufbauen, das gezielt auf Ihre Arbeitssituation zugeschnitten ist. Kein Fensterwechsel, kein Scrollen durch PDF-Dateien; einfach fragen oder instruieren, Ergebnis bekommen, weiterarbeiten.
Ein KI-Workflow rattert dafür im Hintergrund. Das fleißige Bienchen, das einem alles fertig serviert. Kein Chatfenster, kein Dialog – stattdessen läuft ein vordefinierter Prozess ab, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt: eine Datei wird hochgeladen, ein Zeitplan greift, ein Webhook wird ausgelöst. Rund um die Uhr, ohne dass jemand bitten oder warten muss.
Die entscheidende Frage lautet also: Brauchen Sie eine sofortige Antwort auf eine konkrete Frage? Dann ist ein KI-Agent die richtige Wahl. Soll ein Prozess automatisch und wiederkehrend ablaufen, ohne dass jemand aktiv eingreift? Dann ist ein KI-Workflow das passende Werkzeug.
KI-Agenten in der Praxis
Der Dokumentations-Agent: Schluss mit dem PDF-Wälzen
Sie haben gerade einen Textentwurf fertig und fragen sich, welche Schriftfarbe laut CI-Vorgabe für diesen Abschnitt gilt. Normalerweise: Styleguide öffnen, scrollen, suchen, vielleicht noch ein zweites Dokument öffnen. Mit einem Dokumentations-Agenten stellen Sie die Frage einfach im Chat. Der Agent hat Ihre Styleguides, Handbücher und Normen in seiner Wissensbasis gespeichert, durchsucht sie auf Ihre Anfrage hin und kann auch direkt Textentwürfe im richtigen Stil formulieren – inklusive Quellenangabe.
Der Terminologie-Agent: Kein Bauchgefühl mehr
Terminologie-Reviews sind oft mühsam – und das Ergebnis hängt nicht selten davon ab, wer gerade die Prüfung durchführt. Mit einem Terminologie-Agenten wird das Feedback regelbasiert und nachvollziehbar: Der Agent prüft Texte auf konsistente Begriffswahl, schlägt die korrekte Terminologie laut Ihrer eigenen Wissensdatenbank vor und erklärt dabei nicht nur, was falsch ist, sondern auch warum. Das ist ein echter Unterschied zur manuellen Prüfung: Das Feedback basiert auf Ihren eigenen Regeln, nicht auf dem Ermessen einer einzelnen Person.
Der Onboarding-Agent: Immer verfügbar, immer geduldig
Neue Kolleginnen und Kollegen haben viele Fragen – das ist völlig normal. Das Problem: Jede Frage reißt jemanden aus dem Arbeitsfluss. Fünfmal täglich „Welches Tool nutze ich dafür?“ oder „Wo finde ich die Vorlage?“ kostet das Team insgesamt mehr Zeit, als man denkt. Ein Onboarding-Agent kennt alle internen Prozesse, Tools und Guidelines. Neue Mitarbeitende können ihn jederzeit fragen. Er ist nie ungeduldig, nie beschäftigt – und er vergisst auch nicht, was letzte Woche besprochen wurde.
KI-Workflows in der Praxis
Zurück zu unserem Montagmorgen. Statt Tickets manuell zu sichten, ruft ein KI-Workflow automatisch alle neuen Jira-Tickets ab, analysiert sie, priorisiert sie nach Relevanz für die Technische Dokumentation und schickt jeden Montag früh einen strukturierten Report per E-Mail ans Team. Die Woche beginnt mit einem klaren Überblick – ohne dass jemand dafür eine Stunde Arbeitszeit opfern muss.
Automatische Terminologieprüfung: Qualität ab dem ersten Entwurf
Sobald ein neues Dokument in SharePoint hochgeladen wird, startet der Workflow automatisch: Die KI gleicht den Text mit der Terminologie-Datenbank ab, erkennt verbotene oder inkonsistente Begriffe und erstellt eine strukturierte Korrekturliste. Diese geht direkt an die Autorin oder den Autor – im gewohnten Tool oder per E-Mail. Terminologiequalität von Anfang an, ohne Wartezeit auf ein manuelles Review.
Übersetzungsvorbereitung: direkt übersetzungsfertig
Viele Dokumente brauchen vor der Übersetzung eine aufwendige Bereinigung – und trotzdem entstehen oft mehrere Korrekturschleifen. Ein Übersetzungs-Vorbereitungs-Workflow greift ein, sobald ein Dokument den Status „freigegeben für Übersetzung“ erhält: Die KI prüft Formatierung und Stil, bereinigt den Text und bringt ihn in eine übersetzungsgerechte Form. Das fertige Dokument landet automatisch im Übersetzungstool oder einem definierten Ordner.
Die richtige Automatisierung für den richtigen Zweck
In unserem Webinar zu KI-Agenten und KI-Workflows haben wir mal nachgefragt: 55 % der Teilnehmenden setzen noch keine KI-Automatisierung ein – obwohl die Möglichkeiten längst vorhanden sind. Das liegt oft nicht am fehlenden Interesse, sondern an der Frage: Wo fange ich an, und was passt zu meinem Prozess?
KI-Agenten und KI-Workflows schließen sich nicht aus – sie ergänzen sich. Für interaktive Unterstützung im Arbeitsalltag ist der Agent die erste Wahl. Für wiederkehrende, automatisierbare Prozesse im Hintergrund ist der Workflow das passende Mittel. Und bei der Entscheidung spielen auch praktische Faktoren eine Rolle: Entwicklungsaufwand, Kosten – KI-Agenten arbeiten tokenbasiert und sind damit in der Regel teurer als Workflows – und die Frage, wie viel Flexibilität Sie im Prozess brauchen.
Haben Sie schon eine Idee, welcher Ihrer Prozesse sich für eine Automatisierung eignen würde? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen – schreiben Sie uns gerne in den Kommentaren oder sprechen Sie uns direkt an.
