Wenn Stammdaten zum Chaos werden – und Terminologie die Lösung ist

Stellen Sie sich vor: Ein Kunde ruft im Support an, weil er ein Ersatzteil bestellen möchte. Er hat die Dokumentation vor sich, kennt den Namen des Bauteils – und trotzdem findet er es im Bestellsystem nicht. Der Grund? Das Bauteil heißt dort anders. Nicht weil es ein anderes Teil wäre, sondern weil irgendwann irgendwer entschieden hat, es einfach anders zu nennen.

Genau dieses Szenario hat MINDA Industrieanlagen GmbH erlebt. Und es ist kein Einzelfall.

Wenn jeder kreativ wird – auf Kosten der Konsistenz

Stammdaten sind das Rückgrat eines Unternehmens. Sie fließen in Produktionsprozesse, Dokumentation, Einkauf, Vertrieb und Kundenkommunikation ein. Doch was passiert, wenn für die Benennung von Bauteilen keine verbindlichen Regeln existieren? Wenn jeder Teile so benennt, wie es ihm in dem Moment sinnvoll erscheint. Das klingt harmlos. Ist es aber nicht.

Die Folgen bei MINDA waren konkret und schmerzhaft:

• Technische Redakteur:innen mussten manuell nacharbeiten, weil die Bezeichnungen in den Stammdaten nicht mit der Dokumentation übereinstimmten. Ein erheblicher Mehraufwand, der sich in jedem Projektplan niederschlug.
• Der Kundensupport wurde überflutet mit Anfragen von Kunden, die schlicht nicht herausfinden konnten, welches Ersatzteil sie bestellen sollten. Die Dokumentation sagte A, das Bestellsystem meinte B.
• Automatisierte Prozesse liefen ins Leere, weil sie auf konsistenten Bezeichnungen aufbauen – die aber fehlten.

Kurz gesagt: Inkonsistente Stammdaten kosten Zeit, Geld und Nerven – auf allen Seiten. Und hier kommt die Terminologie ins Spiel…

Die unterschätzte Rolle der Terminologie

Woran denken Sie, wenn Sie von „Terminologiearbeit“ hören? Viele denken zuerst an Glossare für Übersetzer:innen oder an sprachliche Feinheiten in der Technischen Dokumentation. Das stimmt – aber Terminologie kann weit mehr.

Im Fall von MINDA wurde schnell klar: Das eigentliche Problem war kein IT-Problem und kein Prozess-Problem. Es war ein Benennungsproblem. Und das ist klassisches Terrain für Terminologiearbeit.

Gemeinsam mit doctima hat das Team der Technischen Dokumentation bei MINDA eine Lösung entwickelt, die an der Wurzel ansetzt:

• Bestehende Benennungen analysieren – Welche Bezeichnungen existieren für dasselbe Bauteil? Wo liegen die Inkonsistenzen?
• Vorzugsbenennung festlegen – Für jedes Bauteil wird eine verbindliche, eindeutige Bezeichnung definiert.
• Regeln etablieren – Damit künftig nicht wieder jeder kreativ wird, braucht es klare Benennungsregeln, die im Unternehmen verankert sind.
• Terminologie ins System integrieren – Der entscheidende Schritt: Die festgelegte Terminologie wird mit dem Product-Lifecycle-Management-System (PLM) verbunden, sodass sie dort wirkt, wo Stammdaten entstehen.

Vielleicht denken Sie jetzt: „Terminologie-Projekt? Dafür kriegen wir nie und nimmer Geld.“ So hören wir es zumindest oft, aber es ist oft eine Frage der richtigen Argumente.

Wie Sie intern für Terminologiearbeit werben

Wenn Sie schon einmal versucht haben, ein Terminologieprojekt intern zu verkaufen, wissen Sie: Die Überzeugungsarbeit ist oft die schwerste Aufgabe. „Terminologie? Brauchen wir das wirklich?“ ist eine Reaktion, die viele kennen.

Bei MINDA hat sich gezeigt, dass die stärksten Argumente die konkreten Kosten der Nicht-Lösung sind:

• Wie viele Stunden verbringen Redakteur:innen monatlich mit manuellem Nacharbeiten?
• Wie viele Support-Anfragen entstehen, weil Kunden Teile nicht finden können?
• Wie viel kostet ein Fehler in der Ersatzteilbestellung – für den Kunden und für das Unternehmen?

Wenn diese Zahlen auf dem Tisch liegen, verändert sich die Diskussion. Terminologiearbeit ist dann keine abstrakte Qualitätsmaßnahme mehr, sondern eine Investition mit klar bezifferbarem Nutzen.

Bei MINDA sah das konkret so aus: Pro Auftrag wendete die Technische Dokumentation im Schnitt 40 Stunden auf, um Stammdaten manuell zu bereinigen – hochgerechnet auf 50 Aufträge pro Jahr rund 150.000 Euro allein für diesen Bereich. Zog man weitere betroffene Abteilungen hinzu – Einkauf, Logistik, Kundensupport –, summierte sich der Aufwand auf über 5200 Stunden und Gesamtkosten von über 400.000 Euro jährlich. Mit diesen Zahlen bekam das Projekt sofort grünes Licht.

Terminologie im PLM-System: Wo der Nutzen entsteht

Der entscheidende Teil des MINDA-Projekts ist die Anbindung der Terminologie an das PLM-System (Product Lifecycle Management). Denn hier entsteht nachhaltiger Nutzen.

Wenn Terminologie nur in einem Glossar lebt, das niemand kennt, verpufft ihre Wirkung. Wenn sie aber direkt dort greift, wo Stammdaten angelegt werden – also im PLM-System – dann ist Konsistenz nicht mehr abhängig vom guten Willen einzelner Mitarbeiter. Sie ist systemisch verankert.

Das bedeutet in der Praxis: Wer im PLM-System ein neues Bauteil anlegt, bekommt direkt Hinweise auf die verbindliche Benennung. Abweichungen werden sichtbar, bevor sie sich als Fehler durch alle nachgelagerten Systeme ziehen.

Was das Beispiel für Ihr Unternehmen bedeutet

Das Beispiel MINDA zeigt, dass Stammdatenchaos kein unausweichliches Schicksal ist. Aber es zeigt auch: Die Lösung liegt nicht allein in besserer IT oder klareren Prozessen. Sie liegt in der Sprache – in verbindlichen, durchdachten Benennungen, die konsequent im gesamten Unternehmen gelten.

Unsere drei Erkenntnisse aus dem Projekt, die sich auf viele Unternehmen übertragen lassen:

• Inkonsistente Stammdaten sind teuer – die Kosten summieren sich schnell auf sechsstellige Beträge, auch wenn sie auf viele Stellen verteilt und auf den ersten Blick unsichtbar sind.
• Terminologiearbeit ist mehr als Sprachpflege – sie ist ein strategisches Werkzeug für Datenqualität und Prozesseffizienz.
• Systemintegration ist der Schlüssel – Terminologie entfaltet ihre volle Wirkung nur dann, wenn sie dort wirkt, wo Daten entstehen.

Kund:innen, die Ersatzteile nicht finden konnten? Bei MINDA ist das heute kein Thema mehr. Wenn Sie vor ähnlichen Herausforderungen stehen, vereinbaren Sie ein kostenfreies Erstgespräch – wir schauen uns gemeinsam an, was in Ihrer Situation möglich ist.