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Mythen und Missverständnisse rund um Sicherheitsinformationen gibt es viele – und viele führen zum selben Ergebnis: Anleitungen, die vor Warnhinweisen strotzen, aber wenig instruieren. Und sie kosten Technische Redakteur:innen täglich Zeit und Nerven.
In unserem Webinar „Vom Warnhinweis zum Sicherheitskonzept“ habe ich neun Irrtümer aufgedeckt, die in der Technischen Dokumentation hartnäckig kursieren – schauen wir sie uns gemeinsam an.
Was Anleitungen wirklich leisten sollen
Irrtum 1: Anleitungen mit vielen auffälligen Warnhinweisen sind der Standard – so wie Beipackzettel bei Medikamenten. Das erwartet man von uns, und so machen es alle.
Eine Anleitung ist nicht dazu da, Gefahren zu dokumentieren. Sie ist dazu da, ein Produkt vollumfänglich und sicher nutzen zu können. Machen Sie sich immer den Unterschied deutlich: Wer eine Anleitung von der Gefährdung her aufzieht, landet bei Warnhinweis-Tapeten. Wer sie vom sicheren Gebrauch her denkt, landet bei einer Instruktion, die Menschen wirklich an die Hand nimmt.
Irrtum 2: Für jede Gefahr muss ein Warnhinweis in der Anleitung stehen – das fordern die Normen.
Hier versteckt sich ein Terminologieproblem. Wenn die Maschinenverordnung von „Warnhinweisen“ spricht, meint sie Sicherheitsinformationen aller Art. Wenn die IEC/IEEE 82079 von Warnhinweisen spricht, meint sie die charakteristischen Kästen nach dem SAFE-Prinzip. Das ist nicht dasselbe. Sie haben also mehr Spielraum, als Sie vielleicht denken.
Irrtum 3: Warnhinweise müssen farbig, mit Rand und mit Symbolen versehen sein – möglichst auffällig. Nur so erfüllen wir, was die Normen verlangen.
Auch das stimmt so nicht. Die Normen lassen deutlich mehr Gestaltungsspielraum, als in der Praxis oft angenommen wird. Entscheidend ist nicht die Auffälligkeit, sondern die Wirksamkeit im jeweiligen Kontext.
Irrtum 4: Im allgemeinen Sicherheitskapitel sammeln wir alles, was mit Sicherheit zu tun hat. So haben wir alles an einem Ort – und die Lesenden wissen, wo sie suchen müssen.
Das klingt zwar auf den ersten Blick ordentlich, ist aber in Wahrheit kontraproduktiv. Sicherheitsinformationen gehören dorthin, wo sie gebraucht werden – kontextnah, im richtigen Handlungsschritt, nicht gesammelt im Vorspann. Denn seien wir mal ehrlich: Den lesen viele gar nicht.
Wer entscheidet, wie Sicherheitsinformationen umgesetzt werden?
Irrtum 5: Die Risikobeurteilung ist das Drehbuch – wir spielen nur die Rolle, die uns zugewiesen wurde. Welche Warnhinweise kommen und wie sie formuliert werden, steht im Drehbuch. Wir improvisieren nicht.
Die Risikobeurteilung ist wichtig und verpflichtend. Aber sie ist keine Anwenderinstruktion, sondern eine Dokumentation von Gefahren. Wer Warnhinweise eins zu eins daraus übernimmt, landet automatisch bei einer Anleitung, die von der Gefährdung her gedacht ist – und damit sind wir wieder bei Irrtum 1.
Beim Webinar habe ich das Publikum mal befragt: „Hat bei Ihnen schon einmal jemand außerhalb der Redaktion – aus der Konstruktion, der Rechtsabteilung, dem Produktmanagement – entschieden, wie Sicherheitsinformationen umgesetzt werden?“ Rund ein Viertel der Teilnehmenden hat die Hand gehoben. Genau das ist auch ein Irrtum, unsere Nr. 6.
Irrtum 6: Wenn die Konstruktion oder die Rechtsabteilung einen Warnhinweis an einer bestimmten Stelle verlangt, dann setzen wir ihn dort. Das ist nicht unsere Entscheidung.
Doch. Es ist Ihre Entscheidung. Die Konstruktion kann auf eine Gefahr hinweisen, die Rechtsabteilung kann normkonformes Arbeiten einfordern. Aber wie eine Gefahr instruktiv abgewendet wird – ob durch einen Warnhinweis, eine Voraussetzung oder eine klare Handlungssequenz –, das ist die Kompetenz der Technischen Redaktion. Keine andere Stelle im Unternehmen hat sie.
Irrtum 7: Wenn ein passender Warnhinweis bereits im Redaktionssystem vorhanden ist, können wir ihn einfach übernehmen. Er wurde ja schon einmal freigegeben.
Auch wenn die Stärke eines CCMS die Wiederverwendung ist: Bitte tun Sie das nicht! Warnhinweise sind oft sehr spezifisch. Was in einem Kontext gilt, stimmt im anderen nicht mehr. Konsequente Wiederverwendung kann Sicherheitsinformationen so weit entleeren, dass sie gar nicht mehr konkret warnen.
Irrtum 8: Auch wenn eine klare Handlungsanweisung die Sicherheit bereits gewährleistet, muss zusätzlich ein Warnhinweis gesetzt werden. Nur ein expliziter Warnhinweis schützt rechtlich.
Auch das stimmt nicht. Eine gut geschriebene Instruktion kann eine Gefahr abwenden, ohne dass ein Warnhinweis-Kasten nötig ist. Wir haben Handlungspassagen entwickelt, die fast vollständig ohne Warnhinweise auskommen – und dabei normkonform und rechtssicher sind.
Das Sicherheitskonzept als Hausstandard
Irrtum 9, der Resignationsirrtum: Die Normen rund um Sicherheitsinformationen sind so komplex und widersprüchlich, dass ein einheitliches Konzept gar nicht möglich ist. Also entscheiden wir von Fall zu Fall.
Aus unserer Beratungspraxis können wir sagen: Es geht. Ein schlankes, konkretes Sicherheitskonzept klärt mit den klassischen W-Fragen:
- Warum brauchen wir Sicherheitsinformationen, und woher kommen sie?
- Wann benötige ich sie?
- Wo stehen sie im Dokument?
- Wie führe ich sie aus?
Das Ergebnis ist ein Hausstandard – kein 500-seitiges Konvolut, sondern ein handhabbares Dokument, das Diskussionen mit Konstruktion und Rechtsabteilung überflüssig macht. Und das Ihre Redaktion in die Lage versetzt, das zu tun, was nur sie kann: instruktive Sicherheit systematisch herzustellen.
Fazit
Neun Irrtümer, ein gemeinsamer Kern: Sicherheitsinformationen werden in vielen Redaktionen noch immer reaktiv behandelt – als Pflichtübung, als Beipackzettel-Imitat, als Ergebnis von Einzelfallentscheidungen oder externem Druck. Dabei hat die Technische Redaktion hier eine Gestaltungshoheit, die keine andere Stelle im Unternehmen übernehmen kann.
Die gute Nachricht: Es braucht keine Warnhinweis-Tapeten, um normkonform und rechtssicher zu arbeiten. Es braucht kein aufgepumptes Allgemeines Sicherheitskapitel, das ob Größe und Komplexität niemand mehr lesen mag. Und es braucht keine Diskussionen mit der Rechtsabteilung darüber, ob an Stelle X ein Warnhinweis-Kasten stehen muss. Was es braucht, ist ein durchdachtes Sicherheitskonzept – ein Hausstandard, der klärt, warum, wann, wo und wie Sicherheitsinformationen in Ihren Anwenderinformationen eingesetzt werden.
Haben Sie in Ihrer Redaktion schon ein Sicherheitskonzept – oder entscheiden Sie noch von Fall zu Fall? Wir freuen uns auf den Austausch.
