Warum Evaluation der schwierigste – und lohnendste – Schritt Ihrer Digitalisierung ist

Viele Technische Redaktionen haben in den letzten Jahren erheblich in ihre Digitalisierung investiert: neue Systeme, neue Prozesse, neue Formate. Doch eine Frage bleibt oft unbeantwortet: Hat es sich gelohnt? Genau hier setzt Stufe 6 unseres Reifegradmodells an – die Evaluation. Und genau hier liefert die neue tekom-Studie „Betriebliche Kennzahlen für die Technische Kommunikation“ (2. Auflage, 2025) erstmals ein konkretes Werkzeug.

Die Stufe, die die meisten überspringen

Standardisierung, Modularisierung, Klassifizierung, Automatisierung, Content Delivery – wer diese fünf Stufen konsequent durchläuft, hat Großes geleistet. Die Technische Redaktion arbeitet effizienter, der Content ist intelligent, die Prozesse laufen. Und dann? Häufig passiert: nichts mehr. Die sechste Stufe, die Evaluation, bleibt aus.

Das ist kein Zufall. Evaluation erfordert etwas, das in vielen Redaktionen noch fehlt: ein Kennzahlensystem, das speziell auf die Anforderungen der digitalen Transformation zugeschnitten ist. Die klassischen Kennzahlen – Seitenzahlen, Aufwandsstunden, Terminabweichungen – greifen hier zu kurz. Sie messen den Prozess, aber nicht den Wert des digitalisierten Contents.

Haben Sie sich auch schon gefragt, wie Sie den Erfolg Ihrer Digitalisierungsinvestitionen eigentlich nachweisen? Gegenüber dem Management, gegenüber dem Controlling, gegenüber sich selbst?

Was Evaluation konkret bedeutet

In unserem Reifegradmodell beschreibt Stufe 6 drei konkrete Aufgaben:

• Sie führen eine Nutzungsstatistik für Ihre Produktinformationen.
• Ihre Kennzahlen ermöglichen vorausschauende Planung – Aufwand und Kosten können Sie mit großer Präzision vorhersagen.
• Sie holen aktiv Nutzer-Feedback ein und integrieren es in die Prozess- oder Produktoptimierung.

Das klingt nach viel. Ist es auch. Aber: Jede dieser drei Aufgaben lässt sich schrittweise angehen – und jede liefert für sich bereits handfesten Nutzen.

Drei Kennzahlen, die jetzt möglich sind

Die neue tekom-Studie „Betriebliche Kennzahlen für die Technische Kommunikation“ (2025) beschreibt erstmals Kennzahlen, die speziell für die digitale Transformation entwickelt wurden. Drei davon sind aus unserer Beratungspraxis heraus besonders relevant für Redaktionen, die Stufe 6 angehen wollen:

1. Klassifikationsgrad von Informationseinheiten
   Diese Kennzahl misst, wie viele Metadaten eine Informationseinheit über sich selbst trägt – also wie „intelligent“ Ihr Content tatsächlich ist. Je höher der Klassifikationsgrad, desto besser kann KI mit Ihrem Content arbeiten: ihn filtern, zuordnen, automatisch bereitstellen.
   Für die Praxis bedeutet das: Wer seinen Klassifikationsgrad kennt, weiß, wie weit er wirklich auf dem Weg zur intelligenten Information ist – und nicht nur, wie viel Content er hat.
2. Abtipp-Faktor
   Der Abtipp-Faktor misst, wie viele Datenwerte in Ihrer Dokumentation noch manuell übertragen werden – obwohl sie an anderer Stelle im Unternehmen bereits digital vorliegen. Technische Daten, Stücklisten, Wartungsintervalle: Wer diese noch per Hand abschreibt, produziert Fehlerquellen und verschwendet Kapazitäten.
   Diese Kennzahl sollte mit der Zeit sinken. Tut sie das nicht, zeigt sie genau, wo Automatisierungspotenzial ungenutzt bleibt.
3. Nützlichkeit der Information
   Wie hilfreich empfinden Ihre Anwender:innen die bereitgestellten Informationen? Diese Kennzahl lässt sich überraschend einfach erheben – etwa über eine automatisierte Bewertungsfunktion am Ende einer HTML-Seite („War diese Information hilfreich?“). Der Durchschnittswert über alle bewerteten Inhalte ist ein direkter Indikator dafür, wie nah Ihr Content am tatsächlichen Bedarf Ihrer Zielgruppen ist.
   Sinkt dieser Wert, liegt vermutlich ein strukturelles Problem vor. Steigt er, können Sie aus den besonders gut bewerteten Bereichen lernen – und dieses Wissen auf andere übertragen.

Kennzahlen wie diese sind nicht nur interne Steuerungsinstrumente – sie sind Argumente. Ein sinkender Abtipp-Faktor lässt sich direkt in eingesparte Arbeitsstunden übersetzen, ein steigender Nützlichkeitswert belegt konkret die Qualität Ihrer Inhalte. Wer diese Zahlen kennt, hat das Handwerkszeug, um gegenüber Controlling und Geschäftsleitung zu zeigen, was die Technische Redaktion leistet – nicht als Kostenfaktor, sondern als strategischen Wertbeitrag

Was die Studie noch offen lässt – und wohin die Reise geht

Die tekom-Studie ist ein wichtiger Schritt. Sie benennt erstmals Kennzahlen, die speziell für die digitale Transformation entwickelt wurden. Was sie allerdings noch schuldig bleibt: eine Antwort auf die Frage, wie KI die Kennzahlenerhebung selbst verändern kann.

Denn während KI heute schon als Gegenstand von Kennzahlen auftaucht – „Arbeitsersparnis durch KI-Einsatz“, „Anteil des Contents, der für KI-Anwendungen bereitgestellt wird“ – bleibt die Frage offen: Was passiert, wenn KI selbst zum Erhebungswerkzeug wird?

Erste Ansätze sind bereits heute möglich: NLP-basierte Terminologieprüfung, automatische Lesbarkeitsscores, KI-gestützte Klassifikationsprüfungen. Was bisher manuell und stichprobenartig erhoben wurde, könnte künftig kontinuierlich und vollständig gemessen werden. Das wäre ein echter Quantensprung für die Evaluation – und für den Nachweis des Wertbeitrags der Technischen Redaktion.

Evaluation setzt voraus, dass die Basis stimmt

Eines möchten wir nicht verschweigen: Evaluation ist die anspruchsvollste Stufe – weil sie auf allen vorherigen aufbaut. Wer seinen Content noch nicht klassifiziert hat, kann keinen Klassifikationsgrad messen. Wer noch keine automatisierten Datenübernahmen eingerichtet hat, wird den Abtipp-Faktor kaum senken können. Und wer keinen digitalen Publikationskanal betreibt, hat keine Basis für Nutzungsstatistiken.

Das ist keine schlechte Nachricht – es ist eine ehrliche. Unser Reifegradmodell zeigt, dass jede Stufe für sich Nutzen stiftet. Aber erst wer die Stufen 1 bis 5 solide aufgebaut hat, kann auf Stufe 6 das volle Potenzial ausschöpfen: ein Kennzahlensystem, das nicht nur den Prozess, sondern den Wert der Technischen Redaktion sichtbar macht.

Fazit

Kennzahlen zur Digitalisierung sind kein Selbstzweck. Sie sind das Instrument, mit dem Sie gegenüber dem Management zeigen können, was Ihre Technische Redaktion leistet – und was sie künftig leisten kann. Die neue tekom-Studie liefert dafür erstmals eine solide Grundlage. Was sie noch nicht beantwortet, öffnet einen spannenden Ausblick: auf eine Evaluation, die selbst von KI unterstützt wird.

Wo stehen Sie in Ihrem Digitalisierungsprozess? Haben Sie bereits Kennzahlen für Ihre digitalen Inhalte eingeführt? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen – und auf das Gespräch.