Digitaler Produktpass: Wer muss bzw. darf ihn erstellen?

Haben Sie sich schon gefragt, ob Ihr Unternehmen verpflichtet ist, einen Digitalen Produktpass zu erstellen – oder ob Sie das überhaupt dürfen?

Die Antwort ist nicht so einfach, wie sie auf den ersten Blick erscheint. Denn die EU-Verordnung unterscheidet klar zwischen Pflicht und Berechtigung – und beides hängt stark von der Rolle ab, die Sie in der Lieferkette einnehmen.

Die Grundregel: Der Wirtschaftsakteur trägt die Verantwortung

Im Mittelpunkt der Erstellungspflicht steht der sogenannte Wirtschaftsakteur. Damit meint die EU-Verordnung alle Unternehmen und Personen, die Produkte herstellen, importieren, vertreiben oder in Verkehr bringen. Je nach Ihrer Rolle in der Lieferkette ergeben sich unterschiedliche Pflichten. Die wichtigsten Akteure im Überblick:

• Hersteller: Als Hersteller eines Produkts tragen Sie die Hauptverantwortung für die Erstellung des DPP. Sie kennen Ihr Produkt am besten und verfügen über die notwendigen Informationen zu Material, Herstellung und Eigenschaften.
• Importeure: Wer Produkte aus Drittländern in die EU einführt, übernimmt die Herstellerpflichten – und damit auch die Verantwortung für den DPP – wenn kein Hersteller mit Sitz in der EU vorhanden ist.
• Bevollmächtigte Vertretung: Eine Herstellerin oder ein Hersteller außerhalb der EU kann eine bevollmächtigte Vertretung innerhalb der EU benennen, die die Erstellungspflicht übernimmt.
• Händler und Distributoren: Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, den DPP zu erstellen. Unter bestimmten Umständen – etwa wenn Sie Produkte unter eigenem Namen oder eigener Marke vertreiben – können Sie jedoch in die Herstellerpflicht rutschen.

Wer darf was beim DPP?

Neben der Pflicht gibt es auch die Frage der Berechtigung. Nicht jede Person, die möchte, darf einen DPP anlegen oder verändern. Die EU-Verordnung sieht klare Zugriffsrechte vor:

• Erstellen darf den DPP nur der verantwortliche Wirtschaftsakteur – also in erster Linie der Hersteller oder eine von ihm beauftragte Partei.
• Ergänzen dürfen den DPP auch andere autorisierte Akteure entlang der Lieferkette, etwa Reparaturbetriebe oder Recyclingunternehmen – aber nur in den Datenbereichen, für die ihnen explizit Schreibrechte eingeräumt wurden.
• Lesen darf den DPP grundsätzlich jede Person, die Zugang zum entsprechenden Datenträger hat – etwa über einen QR-Code auf dem Produkt. Je nach Produktkategorie kann es unterschiedliche Zugriffsebenen geben: Einige Informationen sind öffentlich, andere nur für Behörden oder autorisierte Werkstätten zugänglich.

Die Technische Redaktion als zentrale Schnittstelle

Wer im Unternehmen die besten Voraussetzungen mitbringt, den DPP zu befüllen? Oft ist es eine Abteilung, die dabei zunächst gar nicht im Fokus steht: die Technische Redaktion.

Technische Redaktionen verfügen über genau die Informationen, die im DPP gefragt sind: Produktbeschreibungen, Sicherheitshinweise, Materialangaben, Wartungsintervalle usw. Viele dieser Informationen liegen bereits strukturiert in Redaktionssystemen vor – und moderne Component-Contentmanagement-Systeme (CCMS) ermöglichen den Export dieser Daten in neue, standardisierte Formate, wie sie für den DPP benötigt werden.

Hinzu kommt: Technische Redakteur:innen sind es gewohnt, als Schnittstelle zwischen Entwicklung, Produktion, Qualitätssicherung und Vertrieb zu arbeiten. Genau diese Vernetzung ist bei der DPP-Erstellung entscheidend – denn die benötigten Daten kommen selten aus einer einzigen Quelle.

Kurz gesagt: Die Technische Redaktion kann zur zentralen Figur bei der DPP-Implementierung werden – wenn Unternehmen diese Kompetenz frühzeitig einbinden.

Was bedeutet das konkret für Sie?

Daraus ergibt sich ein klarer Handlungsbedarf:

• Rolle klären: Sind Sie Hersteller, Importeur, Händler oder Zulieferer? Ihre Position in der Lieferkette bestimmt Ihre Pflichten.
• Technische Redaktion einbinden: Prüfen Sie, welche DPP-relevanten Daten bereits in Ihren Redaktionssystemen vorliegen – und wie diese exportiert werden können.
• Datenstrategie entwickeln: Welche Informationen fehlen noch? Woher kommen sie? Wie werden sie aktuell gehalten?
• Zugriffsrechte regeln: Wer darf welche Teile des DPP lesen, ergänzen oder verändern? Das muss technisch und organisatorisch geregelt sein.
• Verantwortlichkeiten vertraglich absichern: Wenn Sie externe Dienstleister mit der DPP-Erstellung beauftragen, sollten Sie die Verantwortlichkeiten klar vertraglich regeln.

Fazit

Die Frage „Wer erstellt den DPP?“ ist keine rein technische, sondern vor allem eine rechtliche und organisatorische. Die Pflicht liegt klar beim verantwortlichen Wirtschaftsakteur – in den meisten Fällen beim Hersteller.

Wer dabei die Technische Redaktion frühzeitig als strategische Partnerin einbindet, hat einen entscheidenden Vorteil: Die Daten sind oft schon da – man muss sie nur nutzen.