Inhaltsverzeichnis
Die Anforderungen an Technische Dokumentation wachsen: Digitale Prozesse fordern standardisierte Inhalte, der Digitale Produktpass rückt näher. Die dritte, überarbeitete Auflage des tekom-Standardwerks zur sprachlichen und redaktionellen Standardisierung liefert dafür die Grundlagen.
Was bislang als „Leitlinie Regelbasiertes Schreiben“ bekannt war, erscheint nun als „Praxisleitfaden Deutsch für die Technische Kommunikation“. Ich begleite dieses Standardwerk seit der ersten Auflage vor 15 Jahren. Die aktuelle Neuauflage haben wir zu viert aus der Branche verantwortet. Sie ist hochaktuell, denn zielgerichtete Standardisierung ist die Basis für gelingende Digitalisierung.
Regelsammlung mit Auswahl statt Pflichtprogramm
Der Praxisleitfaden bietet rund 170 Regeln zu allen sprachlichen und strukturellen Phänomenen der Technischen Kommunikation – von Überschriften über Stilistik bis zu Formulierungsvorgaben. Das Beste daran: Sie müssen nicht alle befolgen. Welche Regeln für Ihre Content-Strategie relevant sind, entscheiden Sie selbst.
Die neu gestalteten Labels am Ende jeder Regel helfen Ihnen dabei, die Relevanz für Ihre Standardisierungsziele einzuschätzen. Standardisierung soll Entscheidungen unterstützen, nicht ersetzen. Der Praxisleitfaden ist ein Sparringspartner, kein Oberlehrer.
Digitalisierung braucht Topics – und mehr
Die wesentlichen Neuerungen in der dritten Auflage beziehen sich auf die Digitalisierung. Mit Kapitel 4 haben wir das Thema Content-Organisation komplett neu aufgenommen. Echte Digitalisierung braucht Content-Organisation in Form von Topics.
Digital bedeutet heute: Benutzungsinformationen sind als modulare, kontextsensitive Informationsangebote dort verfügbar, wo Nutzer sie brauchen – im Produkt, in der Bedienoberfläche, im Serviceprozess oder über Content-Delivery-Portale. Der Digitale Produktpass zeigt diesen Wandel deutlich: Er fordert standardisierte, maschinenlesbare Produktdaten über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
Topics gliedern Inhalte in kleine, unabhängige Einheiten – kompakter als klassische Kapitel, optimiert für Wiederverwendung. Sie trennen konsequent Content von Publikationsstruktur. Entscheidend ist ihre Rolle als Träger präziser Klassifizierung: Jede Einheit erhält Metadaten, die Typ, Zweck und Zielgruppe exakt beschreiben. Diese Klassifizierung macht Topics maschinenlesbar und kombinierbar – Voraussetzung für den automatischen Einsatz in verschiedenen Kanälen.
Weitere Neuerungen: ein eigenes Kapitel zur Einführung und Pflege standardisierter Schreibregeln, erweiterte Zugangshilfen sowie Glossar und Index für den praktischen Einsatz im Arbeitsalltag.
Drei Empfehlungen für Ihre Redaktion
Wenn Sie noch ohne Standardisierung arbeiten: Ändern Sie das dringend. Die Argumente sind klar: Kosteneinsparungen bei der Übersetzung, effizienterer Einsatz des Redaktionsteams, höhere Kundenzufriedenheit, rechtssichere Dokumentation.
Nur mit Redaktionssystem: Für digitale Informationsprozesse benötigen Sie als Technische Redaktion mittelfristig ein Redaktionssystem. Mit dateibasierten Werkzeugen wie MS Word, FrameMaker oder InDesign lassen sich erste Schritte umsetzen. Langfristig brauchen Sie jedoch ein System, das durch ein geeignetes Objektmodell eine feingranulare Datenhaltung in Topics ermöglicht und die Klassifizierung dieser Topics unterstützt.
Wenn Sie bislang noch ohne Redaktionssystem arbeiten, sollten Sie dessen Einführung unbedingt in Betracht ziehen. Nutzen Sie bereits ein solches System, empfiehlt es sich, zu prüfen, ob es die zentralen Anforderungen an eine topicorientierte Datenhaltung erfüllt.
Wenn Sie für digitale Informationsprozesse arbeiten: Prüfen Sie Ihre Standardisierung, ob sie den Anforderungen genügt. Klären Sie insbesondere die Content-Organisation. Unser Reifegradmodell zeigt: Klassische Standardisierung bildet die Basis (Ebene 1), darauf bauen Topics auf (Ebene 2), dann die Klassifizierung (Ebene 3). Der Digitale Produktpass liegt auf Ebene 5 – weit nach dem Regelungsbereich des Praxisleitfadens, der aber die unverzichtbaren Grundlagen liefert.
Unser Reifegradmodell: Wie digital ist Ihre Technische Redaktion?
Das gilt auch für KI-basierte Chatbots: In einem aktuellen Projekt haben wir bereits standardisierten Content nochmals überarbeitet – für KI-Training muss jedes Wort exakt sitzen. Wir begleiten viele Kunden auf diesem Weg.
Wenn Sie keinen Redaktionsleitfaden haben oder unzufrieden sind: Nutzen Sie die Chance für einen konkreteren, präziseren Leitfaden. Auch wenn Qualitätsprüfungen zunehmend automatisiert laufen: Ein Redaktionsleitfaden bleibt die Grundlage dafür, dass Standardisierung ihre Ziele erreicht. Der Praxisleitfaden ist dabei Ihr Sparringspartner – aber kein fertiger Redaktionsleitfaden. Ein funktionierender Redaktionsleitfaden übersetzt Qualitätsziele in unternehmensspezifische Regeln.
Fazit: Standardisierung ist kein Nice-to-have
Der Praxisleitfaden „Deutsch für die Technische Kommunikation“ erscheint in Kürze – nach 15 Jahren immer noch hochrelevant, weil er die Brücke zwischen bewährten Standards und neuen digitalen Anforderungen schlägt. Wer heute seine Technische Dokumentation zukunftsfähig aufstellen will, kommt an einer systematischen Standardisierung nicht vorbei.
Der Praxisleitfaden ist dabei Ihr Sparringspartner: Er gibt Orientierung ohne starre Vorgaben, liefert Regeln ohne Bevormundung und zeigt Wege ohne Sackgassen. Nutzen Sie ihn als Grundlage für Ihre unternehmensspezifische Lösung.
Arbeiten Sie bereits mit standardisierten Regeln? Und wie gehen Sie das Thema Content-Organisation an?
Im Inhaltsverzeichnis des verlinkten Praxisleitfadens steht allerdings nichts zum Content Management. Da wir bereits seit Jahren mit einem System arbeiten, das wir nun aktualisieren möchten, gehe ich davon aus, dass sich dieses Buch eher an “Anfänger” im Bereich CM richtet, ist das korrekt?
Spannende Frage, die ich so beantworten möchte: Im Praxisleitfaden geht es tatsächlich nicht direkt um Content-Management. Aber die Standardisierungsphänomene, die der Leitfaden thematisiert, haben alle direkte Auswirkung auf das Content-Management. Sie bilden die Grundlage dafür, dass Content-Management gelingen kann.
Wenn Sie also das CMS wechseln, lohnt es sich, beim bestehenden Content noch einmal genau hinzusehen im Sinne des Praxisleitfadens: Wird zum Beispiel inhaltlich Gleiches wirklich gleich formuliert und strukturiert (Stichwort “Wiederverwendung”)? Sind die Informationsstrukturen tauglich für alle Publikationskanäle – vor allem die neuen (Stichwort “echtes Single-Sourcing”)? Arbeiten Sie bereits mit Topics, oder müssten Sie noch einmal einen grundlegenden Blick auf die Content-Organisation werfen, damit das neue CMS den gewünschten Nutzwert bringt?
Der Artikel sowie das Interview im Newsletter sind interessant und ansprechend geschrieben. Einerseits wird deutlich gemacht, dass man sich nicht 1:1 an den Praxisleitfaden halten muss, andererseits wird die Relevanz betont.
Kleiner Hinweis: In der nächsten Ausgabe der Zeitschrift ‘tk’ gibt es noch einen längeren Fachartikel zur Neuauflage des Praxisleitfadens.